失敗する面接は書類選考のやり方に問題あり?

選考辞退
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「なかなかいい人材を採用できない」と悩んでいる人事担当者は多いでしょう。原因はさまざまですが、「採用の本番は面接」と書類選考をなんとなく済ませてしまってはいないでしょうか? 採用は、書類選考と面接の相乗効果で結果を出すもの。書類選考時に面接で確認すべきポイントをまとめておかないと、効率良く行えません。人事担当者が書類選考時に見ておくべきことをお伝えします。

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どんな企業でも、まずは「基本事項や書類としての体裁」をチェック

履歴書や職務経歴書といった提出書類について、職種や業種に関わらずチェックすべき基本のポイントについて挙げてみます。

  • 誤字脱字はないか
  • 表記ゆれがないか(全角・半角の混在など)
  • 手書きの場合は丁寧に書かれているか、写真の貼り方が雑すぎないか
  • 履歴書の写真の身だしなみはきちんとしているか
  • 文章のまとめ方や構成がわかりづらくないか、的外れなことを書いていないか

これだけで完璧に判断できるものではありませんが、「常識的ではないかも……」と感じるところがあれば、面接では少し慎重に会社・職種とのマッチ具合を確認したほうが良いでしょう。

「細かい」「これだけで人を判断するなんて……」という意見もあるかもしれませんが、履歴書や職務経歴書の書き方は、Web検索で簡単に調べられる時代です。ちょっとした調べる手間も惜しんでいると考えると、少し心配。特に電話対応や来客対応、顧客折衝などがある職種の場合、業務中に一般常識を問われるようなシーンは日常茶飯事です。会社の前面に立つ社員として必要な常識を身につけているか、もしくは自ら調べて常識を身につけようとする意欲を測るひとつの指標になるでしょう。

職務経歴から、面接で確認すべきことをリストアップ

次に、職務経歴に記載されている内容を確認していきましょう。「仕事へのスタンス」「家庭状況」「実績」について、チェックするポイントを紹介します。

【1】仕事へのスタンス

以下の項目について引っ掛かることがあれば、何か事情があることを示すシグナルの可能性も。心にとめて面接に臨むべき点です。

  • 経歴の年数のズレや空白期間(学校の在籍期間と職歴が重なっている、ブランクが長すぎるなど)
  • 中退や留年
  • 派遣社員の場合などで、短期での契約満了が続いている

もちろん、やむを得ない理由がある人もいるため、単純に「こういうケースは不採用にしたほうがいい」という話ではありません。しかし、なかには人間関係が構築できずに途中でドロップアウトしていたり、“逃げグセ”がついていて問題を乗り越える能力やストレス耐性が低かったりする可能性もあるということです。面接では、その可能性がないかを見極める必要があります。

【2】家庭状況・通勤状況

履歴書の「扶養家族」「配偶者」などの欄も確認しておきましょう。例えば、「一人で子どもを育てている」「介護をしている」「親・兄弟を自分の扶養にいれている」といった事情を抱えていることもあります。

そういった場合には、配慮と現場の理解が必要なこともあるでしょう。しかし、面接の場では求職者から家庭の事情を言いにくいもの。入社後に発覚し、何らかの事情によってプライベートとの両立が図れず、せっかく採用しても結局定着しない……という事態にならないよう、採否に関係しないことを伝えたうえで、サポートが必要な範囲を確認することが大切です。その際、会社の制度や職場でできるフォローについて説明できるようにしておき、ミスマッチが生じないようにしておきましょう。

「通勤時間」の欄にもチェックが必要です。例えば、「1時間40分」「2時間」などかなり長い時間が書かれていた場合、入社後にどうするつもりか確認しておく必要があります。借上社宅制度などがある場合は、そういった制度の詳細について面接で説明するのもいいでしょう。

【3】実績

最後に、実績について以下のような点がないか、チェックしておきましょう。

  • 実績の数字がきちんと書かれていない
    (特に営業とマーケティング、Webディレクターなど、売上や改善数値が欲しい職種の場合)
  • 自分の成果以外の数字が混ざっている
    (部署全体の売上が書かれているなど)
  • 短い就業期間で「表彰」などの成果をあげている

なかには、職歴書の見栄えを気にして、年齢や経験からは似つかわしくない数字を無理矢理あげてくるケースもあります。また、数字を扱う仕事なのに成果が書かれていない場合、なかなか成果をあげられなかった可能性もあるでしょう。必ずしも過去の輝かしい成果を求めるわけではないでしょうが、「職務に対する責任感」「目標達成意欲があるか」「書類に嘘がないか」などを面接でしっかり確認しておきたいところです。

また、短期間しか在籍していないのに「表彰」などの成果が書かれている場合なども、面接で表彰の根拠や「社内で認められているにも関わらず転職する(した)理由」をつっこんで聞いたほうがいいでしょう。

求職者の現職(前職)の会社の口コミもチェック

面接前のプラスアルファの準備として、求職者の現職(前職)の会社の評判を確認するのもオススメです。求職者が過ごしてきた環境や勤め先の価値観を知るヒントになることもあるので、できるだけ面接前に見ておくと良いでしょう。口コミを、例えば以下のような観点でチェックしてみましょう。

  • どんな社風の会社なのか
  • 自社との文化の差が大きいのか小さいのか
  • 人間関係はどんな感じか
  • どんな評価制度だったのか
  • 福利厚生制度やワークライフバランス施策

特に社風や制度が違う場合、お互いにイメージする「当たり前の環境」に差があり、働いてからミスマッチに気づく可能性も。リスクがあると思ったら、面接でフォローしたほうがいいでしょう。

まとめ

応募書類だけで採用の可否を判断するのは難しいものですが、書類のなかには人柄を示すヒントがあります。書類選考の際に面接で確認すべきことをしっかりとピックアップして面接に臨むのが、効率よく採用の成果を上げる秘訣です。

最後に補足となりますが、失敗「あるある」をひとつ。書類選考を人事担当者が行い、面接は現場の社員が……というケースもあるでしょう。この場合、面接担当者が応募書類を当日まで確認していなかったために求職者から不信感を抱かれる、書類選考時の前情報が面接担当者に伝わっていないために的確な質問ができない、といったパターンもあるため注意が必要です。

求職者は複数の企業を比較検討しているケースが多いため、ちょっとした対応によって検討候補から外されてしまう可能性だってあります。求職者の信頼を得るために、応募者のバックグラウンドをしっかり確認し、実際に面接を担当する社員とも共有してから面接に臨むようにしましょう。

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