失敗しないスカウトメールとは？良い例・悪い例、例文や書き方のコツ

スカウトメールとは？その種類や違い

スカウトメールとは、企業側から自社が求める人材へ、直接応募を打診するメールを指します。求職者から応募を待つだけではなく、企業側から積極的にアプローチする採用手法の一つです。募集条件に合致する求職者に対し、企業側からコンタクトを取ることによって、求人への興味関心を高め、応募意欲の向上を促す特徴があります。

目的によって、下記の通り大きく3種類に分けられます。

＜スカウトメール種別＞

	送信量	1通にかかる時間	主な理由目的
一斉送信型	多い	短い	母集団形成
応募促進型	少ない	短い	求人アピール
ヘッドハンティング型	非常に少ない	長い	マッチ度が高い人材採用

スカウトメールのメリット・デメリット

メリット

スカウトメールは、あらかじめ条件に合う求職者を対象に送るため、選考が進んだ時の内定承諾率や定着率、人材のマッチング率が高い傾向にあります。転職サイトに登録していても積極的な転職活動はまだしていないといった、いわゆる「転職潜在層」を採用できることも利点の一つです。

デメリット

一方デメリットとしては、精度の高い採用を行うには手間と時間がかかる点が挙げられます。スカウトメールは対象ごとに文面を変える必要があるため、作成は片手間に行うのではなく、コミットメントする覚悟が必要です。

スカウトメールの良い例／悪い例

スカウトメールの文面として適切なものはどんなものなのか、良い例と悪い例を確認しておきましょう。良い例は、文章が適切な長さで特別感があり、次のアクションが取りやすい、という特徴があります。反対に悪い例は、それらが欠けている文章です。

良い例	悪い例
会社について端的に紹介されていて分かりやすい 相手の経歴や希望に添った内容でマッチ度が高いと感じられる パーソナルデータが組み込まれており「あなただけ」という特別感がある 社風や働く環境の良さが書かれており、働くイメージを抱ける 応募する際の不安・疑問を解消できている アクションが取りやすい	会社紹介が長い 明らかに一斉送信されていることが分かる 定型文を使用しており特別感がない 働くイメージが抱けない 自社の実績や歴史などをいきなりPRしている アクション方法が分からない

メールの文面で使う言葉は、出来るだけポジティブな印象を与えるものにしましょう。具体的なポジティブワードとネガティブワードを挙げていますので、下図をご参考下さい。

ポジティブワード	ネガティブワード
年間休日 残業なし／残業 月10h以内 幹部候補 年齢・性別関係なく評価 副業OK フレックス勤務 裁量が大きい 大変な点を明記する	急募 大量採用   学歴不問 社内イベントが多い   実力主義・稼げる

使えるテンプレート付き！スカウトメールの書き方のコツ

スカウトメールは、良い結果へとつながるキーワードや表現を常に模索する姿勢が重要です。求職者の中には、スカウトメールに対して「ブラック企業から送られてくるもの」といったイメージを持つ人もいます。

こういったこともふまえ、メール文面はさりげなさとリアルさ、ベネフィットを感じられるという点を重視し、ネガティブなイメージを払しょくするようなものにできるよう意識しましょう。

以下に表現方法の具体例を挙げています。

欲しい人物像を明確にする

スカウトメールでは、どんな人物像を採用したいと思っているのか明らかにしましょう。メールを受け取った側が、なぜ自分のところにスカウトが来たのか、納得できる説明があることが望ましいです。

<テンプレート> 「○○のご経験がある方を探しており、○○様の経歴を拝見したところ、当社でご活躍いただけるのではないかと感じました」

このように、相手の経歴と絡めながら伝えると良いでしょう。

自社の魅力を端的に伝える

多くの企業で、自社のアピールポイントを書き連ねる傾向が見られますが、ここは端的にしたほうが無難と心得ましょう。「風通しが良い社風」など抽象的な表現より、どういった理由で風通しが良いと言えるのか、具体的な例を交えて書くとよりイメージがしやすく伝わる文章になります。

<テンプレート> 「弊社は○○業界で○年間営業を続けており、昨年度は業界売上○○位を達成しました。社員同士の仲もよく、上司は役職でなく“さん”付けで呼び合う関係が出来上がっています」

このように、2文程度で端的にまとめましょう。

送る相手に合わせて特別感を出す

求職者は、他社からも複数のスカウトメールを受け取っている可能性があります。多数のスカウトメールに自社のメールを埋もれさせないためにも、「あなただから送った」と感じられるような文面が必要です。「一斉送信かな」と思われると、開いても中身をちゃんと読んでもらえない可能性が高くなります。

<テンプレート> 「○○様のご経歴を拝見したところ、○○の経験と○○の資格があるとお見受けしました。弊社では○○な人材を求めており、これらの経験と資格は、弊社の求める人材にぴったりであり、ぜひ○○様に弊社でご活躍いただきたいと思い、メールをお送りした次第です」

このように、相手のパーソナルデータを交えた文面が良いでしょう。

物腰柔らかな表現をする

当然ながら、上から目線の文面はNGです。「ですます調」を使い、丁寧な言葉遣いや態度を心がけましょう。

<テンプレート> 「～だと拝見しました。○○様の○○というご経験を、弊社で活かしていただけると幸いです」

このように、自社に来てもらいたい気持ちを丁寧に表現しましょう。

応募後のベネフィットが書かれている

年収や休日のような待遇面の記載は、求職者の注目度が高く、応募意欲に直結するので不可欠です。スカウトメールを受け取った人の注目を高め、応募に繋げるためにも、メールを受け取った人特有のメリットがあってもよいかもしれません。

<テンプレート> 「こちらのメールを受け取り、応募の意向がある方は、書類選考を免除させていただきます」

このように、メールを受け取ったことによるベネフィットを表現すると良いでしょう。

スムーズにアクションを起こせるように配慮されている

スカウトメールを受け取った人が一番気になるのは、メールを読んだ後、どのようなアクションをしたらよいのか、という点です。たとえ興味を持ったとしても、その後のアクションが不明確でアクションが取れないといった状態だったとしたら、せっかくかけた工数が水の泡となってしまうので注意したいところです。

<テンプレート> 「応募をご検討される方は、下記のURLからお申込み下さい」

このように、次のアクションが明確になっていると、読んだ人に親切なスカウトメールになります。

スカウトメールの返信率を上げるポイント

候補者のもとには、他社からも複数のスカウトメールが送られている可能性があることを忘れてはなりません。画一的でどこにでもあるような文章では、メールを開くことすらしてもらえず、期待するアクションを得ることは難しいと心得ましょう。

いま一度、読まれるスカウトメールを作成する上でのポイントを整理しましょう。

＜押さえておきたいTODO＞

• ターゲットを絞り込む
• ターゲットに合わせて伝えたい内容を整理する
• タイトルの付け方を工夫する
• 本文の構成を事前にある程度決めておく
• 送る日時を工夫する
• メールを読んだ後のアクションフローを用意しておく
• 年収やポジション、キャリアといったポジティブなユーザーベネフィットを盛り込む
• 応募者のプロフィールを反映した個別のタイトルを作成する

なお、このようなスカウトメール配信のコツを押さえた上で、スカウトメールを提供するメディアを活用すればさらに採用活動が効率的に！ただし導入には、金銭的なコストをはじめトラブルリスクもあります。以下の記事でメリットやデメリット、オススメサービス5選をチェックしておきましょう。

まとめ

一口で「スカウトメール」と言っても、どんな目的で送るかによって、文面やタイトルを工夫する必要があることはお分かりいただけたかと思います。まずは、メールを受け取った人の立場に立つことが大前提です。

またこのほかにも、ネガティブワードをポジティブワードに言い換える、メールから次のステップへ誘導する……など、さらに魅力的に見えるよう工夫することも重要です。目標のアクションを得られるよう、ぜひ意識していただければ幸いです。

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