ツールを使って効率的に!"採用管理システム"で採用課題を分析しよう

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人材採用という仕事では、行動の振り返りと分析を繰り返しながら改善を重ねていくことが重要です。「費用対効果の悪い採用媒体はないか」「採用ポジションごとの媒体選定はどうすればいいか」「面接官ごとの評価軸はどうなっているのか」などなど……。しかし、中小企業の採用担当者は一人だけというケースも多く、振り返りや分析の時間が足りないことも事実でしょう。そんなときは「採用管理システム」を使ってみるのも、ひとつの手です。

採用管理システムで採用活動を振り返り&分析!

「採用管理システム」とは、採用関連業務を一元管理できるシステムのこと。ATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれており、例えば、以下のようなことを1システム上で実現させることができます。

  • 応募受付
  • 履歴書管理
  • 面接日程調整
  • 面接評価の共有
  • 人材紹介会社へのフィードバック
  • 採用進捗状況の管理

求人票を複数の求人サイトと連携させたり、面接者へLINEメッセージを発信したりといった機能が備わっているシステムも。

2019年7月現在、総合型から新卒採用特化型、アルバイト採用特化型まで含めると60以上の採用管理システムがリリースされています。その多くがWebブラウザ上で利用できるため、いちいちエクセルを更新して関係者にメールで共有したり、大量の紙をプリントアウトしたりする必要もありません。

また、採用課題の分析機能や多彩な集計機能を打ち出した採用管理システムもあり、活用できれば採用課題の分析・解決に役立つでしょう。適切な求人媒体・人材紹介会社の選定に利用されているケースも少なくありません。

分析に強い採用管理システムのまとめ

採用課題の分析に長けた採用管理システムとしては、主に以下のようなサービスが挙げられます。

●HRMOS(ハーモス)採用(提供会社:株式会社ビズリーチ)

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HRMOS採用 公式サイト

求人における応募数や書類選考通過数、面接通過数などをグラフ化できるため、選考過程別の歩留まり率も見極めやすくなっています。また、人材紹介会社別の書類選考通過率や内定率なども分析できるため、「この紹介会社には〇〇職の人材を依頼しよう」といった採用戦略の見直しも容易です。

●ジョブカン採用管理(提供会社:株式会社Donuts)

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ジョブカン採用管理 公式サイト

求人ごとに、どの応募経路からどれぐらいの応募者・内定者がいるかをグラフで可視化できるため、どの職種をどの求人サイトに出稿するべきか、分析しやすくなっています。面接担当者別にレポーティングできる機能も備えており、担当者ごとの選考通過率・内定率等が数値化できるだけでなく、面接結果の入力までのリードタイムを測ることも可能。「〇〇さんの面接は通過率が極端に低いぞ。評価基準に問題があるのでは?」「〇〇さんは面接結果を出すまで時間がかかり、求職者が辞退してしまう」など、自社の面接担当者が抱える課題点の分析にも活用できます。

●SONER(ソナー)(提供会社:イグナイトアイ株式会社)

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SONER 公式サイト

求職者の男女比、文理比のグラフ化、応募経路別の応募数・選考通過数のグラフ化など「見える化」に重点をおいています。求職者の面接評価を、「達成志向」「チャレンジ志向」などの項目で5段階評価することができるほか、面接官ごとの評価内容もデータ化できるため、「どの面接官がどのように評価したのか」「採用の評価基準はどうなっているのか」なども分析しやすくなっています。

●リクナビHRTech採用管理(提供会社:株式会社リクルートキャリア)

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リクナビHRTech 公式サイト

求人ごと、応募経路ごとの書類選考通過数・面接通過数を自動で集計できます。特定期間内で応募や面接がどれだけあったかだけでなく、その後にどう推移したかを集計することもでき、時系列での分析に役立てることができます。また、初期費用・月額費用・追加料金などがなく、無料で使用できるという特長があります。

●楽リク(提供会社:株式会社ラクス)

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楽リク 公式サイト

求人別、応募経路別での応募数や選考状況を集計・分析できるほか、採用にかかった費用の集計も可能。採用における費用対効果の振り返りが容易です。また、応募者の辞退理由を、部署別・時期別に集計でき、面接方法や内定オファーの内容などの改善に活用できます。

まとめ

採用管理システムを活用すれば、これまでエクセルで手入力していたことも自動で数値化・グラフ化されるようになり、採用業務が効率化されます。それによって生まれた時間を使って、採用戦略を練り直したり、求人原稿をブラッシュアップしたりすれば、より採用成功に近づくはずです。

新しいツールの選定・導入にはそれなりの時間とコストがかかるのは確かですが、分析・振り返りもなく、自社の採用課題を放置していては、いつまで経っても採用できません。ツールを活用し、分析と改善に基づいた採用ができるように取り組みましょう。