選考辞退
近年、電話やオンラインツールを使った面談・面接を実施する企業が増えてきました。新型コロナウィルスやテレワーク導入をきっかけに今後も導入する企業は増加が見込まれます。
求職者側も転職活動するうえで、電話・オンラインを活用している企業であるかどうかを応募の判断軸にする人も増えています。今回は、そんな「電話面談」を導入するメリットやデメリット、実施する際の注意点、成功させるポイントをご紹介します。
目次
電話面談とは？
電話面談のメリット/デメリット
電話面談で押さえるべきポイント
電話面談の流れやトーク
電話面談の注意点とは
まとめ
電話面談とは？
採用における面談は、選考を目的としないカジュアルな場での情報交換や相互理解を目的に実施されます。中でも電話面談は、企業と求職者の情報交換に比重を置いており、メールだけでは伝えきれない情報や人柄などを把握する際に実施されます。
文字通り、電話面談は電話での実施となります。対面と比較すると話しやすいことや、化粧や服装といった準備が必要ないため双方の負担軽減という観点でもメリットがあります。
求職者視点では、残業有無や業務の詳細といった面接では聞きづらい項目を確認できる機会となるため、採用ミスマッチの軽減にも有効だと言えるでしょう。
電話面談のメリット/デメリット
電話面談はオンライン面談と比較するとメリットも多いですが、デメリットも併せて確認しておきましょう。
| 〇メリット | ×デメリット |
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さらに特徴的な点を掘り下げてお伝えします。
＜メリット＞ スピーディーに対応できる
電話面談の最大のメリットは、スピーディーに対応できる点です。
オンライン面談はツールのダウンロードやネット回線、見た目などに気を配る必要があるため、双方にとって負荷がかかると言えます。
一方の電話面談では、こういった要素を気にせず候補者との日程調整や実施まで素早く対応することができます。現在就業中の転職者の場合、昼休みなどを活用して時間を作ることも少なくないため、転職者の場合は効果的に活用すると良いでしょう。1日に複数件の面談を入れられるので、採用工数のスピードアップも見込めます。
＜デメリット＞ ミスコミュニケーションのリスク
電話面談のデメリットは、ミスコミュニケーションが生じてしまうことです。
細かいニュアンスが伝わりにくいため、話し手の意図とは違う捉え方をされることもあります。また、表情が見えない分、こちらの熱意が伝わりづらいといった難点も。
電話面談を行う際は、このようなデメリットもあることを心にとめ、分かりやすく丁寧に伝えることが大切です。
電話面談で押さえるべきポイント
電話面談の導入は難しくありません。しかし、視覚的な情報がないため、事前準備や話の流れ、マナーなどに気を付けないと、相手に悪い印象を与えてしまうことがあります。下記ポイントを押さえておきましょう。
事前に面談日時を設定する
電話面談をする場合は、必ず事前に面談日時を設定しておきましょう。電話は気軽に使えるツールですが、候補者はいつでも電話に出られる状況とは限りません。
特に中途採用の場合には、候補者が現職で勤務しているケースもあります。自社の勤務時間と照らし合わせ、候補者の都合に合わせた時間帯に連絡することを意識しましょう。
面談内容を共有する
電話面談では、面談内容をメール等で事前に候補者と共有しておくことをおすすめします。限られた時間のなかで電話だけでコミュニケーションを取るので、聞き間違いや認識のズレが生じる可能性があります。
事前に双方がある程度の内容を把握しておいたほうが、スムーズに話を進めることができます。一般的な流れは、お互いの自己紹介から始まり、自社やポジションの紹介をした後、候補者への質問に移ります。最後に面談を受けてくれたことのお礼と選考への意思確認までできると良いでしょう。
電波状況の確認・準備
電波が悪い環境で会話が途切れてしまっては、そもそも面談が成立せず、相手にも良い印象を与えません。面談前に必ず電波の状況を確認しておきましょう。
最近では、スカイプやGoogleハングアウトなど、インターネットを利用する電話面談が増えています。この場合は、マイクやイヤホンのトラブルが多いので、事前に不具合がないかをチェックしておくと良いでしょう。
電話面談の流れやトーク
【1】自己紹介とお礼
まずは電話面談を始めるにあたり、人事担当者の自己紹介を行いましょう。相手の状況を確認することはもちろん、転職者の場合は忙しい合間を縫って時間を作っているためお礼を伝えましょう。
| お世話になります。 私、株式会社●●●の採用担当の●●と申します。 本日はこのお電話で面談をさせていただきたいと思いますが、ご都合よろしいでしょうか？ （「大丈夫です」という回答を得たら） 本日はお忙しいところお時間を作っていただきまして、ありがとうございます。 |
【2】進め方の共有
電話はどうしても冗長になりがちです。最初にどのような流れで進めるのかを開示することで、受け手の求職者は安心することができるため、ざっくりとでも良いので流れを伝えましょう。
| 求人票をご覧頂いているかとは思いますが、本日は改めて私の方から、弊社についてと募集ポジションの概要をご紹介いたします。その後、簡単に〇〇様のご状況などを確認させいただき、〇〇様のご要望やご質問を伺わせていただきたいと思います。 |
【3】企業、募集ポジションの説明
選考のどの段階で実施するかにもよりますが、求職者に募集ポジションについての理解を深めてもらう機会と捉え、求人票で伝えきれなかった募集背景や魅力、今後の課題について触れられるとベストでしょう。
| ■企業について 弊社は●●●●年に創業し、●●をミッションとして、●●や●●といった事業を展開しており、●●といった特徴があります。 ※上記は一例です。求職者にとって魅力的となり得る要素（売上高や成長への展望等）も伝えましょう |
| ■募集ポジションについて 求人内容に沿って下記の内容を伝えましょう。 ・仕事内容 ・募集背景 ・諸条件 |
【4】選考への意思確認
選考段階にも依りますが、人事面談として改めて求職者の選考に対する意欲／意思を確認しましょう。面接においては「第一志望です」と言っていたのに、人事の電話面談では「実は他の企業も併行している」といった事実が出てくることもありますので、いま一度質問しましょう。
＜トーク例＞
| 現在ご応募いただいている募集ポジションに対して、〇〇様のご意思を伺えればと思います。 今後の選考には進んでいただけますでしょうか？また差し支えなければ、志望度も伺えればと思うのですが、現在弊社に対する志望度はどの程度でしょうか？ |
【5】求職者の希望条件についての確認
続いて、求職者の希望条件について確認を行います。現職の引継ぎ期間をふまえた上での希望入社時期、現在の年収と転職先に希望する年収、将来のキャリアに対する展望等も簡単に聞いておけると良いでしょう。
＜トーク例＞|
続いて〇〇様のご希望について、私の方から確認させてください。 |
【6】求職者の質問を受ける
選考とは異なり、カジュアルかつフランクに話せる良い機会です。求職者がどのような点について懸念を持つのか（持っているのか）を確認し、不安要素は潰しておきましょう。人事担当者で判断できないような内容は「確認してご回答しますね」とすればOKです。
＜トーク例＞
| それでは、募集ポジションや弊社について質問事項があればお願いいたします。 （「即答できないものもあるかもしれないですが、ざっくばらんにお聞かせ下さい」と一言添えると、求職者の本質が見えやすくなります） |
【7】今後の流れについての説明
一連の流れをふまえた上で、募集ポジションに対する応募意思、今後の流れについて説明しましょう。応募意思がある場合は、必要な提出書類なども一緒に伝えられるとベストです。
| 本日お話を聞いて頂いて、あらためて●●職への応募を希望されますか？ ＞はい 応募書類の提出依頼や提出方法、今後の流れについて説明をしましょう。 ＞いいえ 承知しました。差し支えなければご辞退の理由をお聞かせいただけますでしょうか？ |
いずれの場合でも「本日はお忙しいところお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。」と感謝を伝え、終話しましょう。
電話面談の注意点とは
電話面談では、雑音や個人情報漏洩、通信が途切れてしまうなど、注意する点がいくつかあります。以下の点を意識しながら、スムーズに面談できるように準備しましょう。
周りの環境に配慮する
電話面談では、周りの環境に配慮して、室内の静かな場所を確保しましょう。騒がしい場所だと、相手の声も聞き取りにくく、相手にも伝わらない可能性があります。会社の社内で掛ける場合は、デスクではなく会議室などの一人になれる場所に移動するほうが良いでしょう。
音漏れや話し声には注意
電話を使った面談は、音漏れや話し声によって個人情報が漏洩するリスクが伴います。隣に座っている人に会話の内容を聞かれる可能性や、話声で個人情報を知らない間に周囲に聞かせてしまっている場合があります。
上記でも書きましたが、電話面談をする際は、一人になれる環境でおこなうようにしましょう。
通信が途切れた時の対処法
電波状況については上記でも触れましたが、電話面談で一番注意したいのが、通信が途切れた時の対処方法です。事前に電波状況を確認することは基本ですが、万が一、通信が途切れてしまった場合は、電波の良い場所を探して移動して聞き取れなかった部分を改めて確認するようにしましょう。
また、相手の電波状況によっても会話が途切れてしまう可能性があります。事前に候補者にも電波状況の確認するよう伝えておくことをおすすめします。
まとめ
新型コロナウイルスの流行を背景に、電話・オンラインを活用しているかを応募基準の一つとして考える求職者は少なくありません。電話面談は、オンラインツールのなかでもスピーディーに対応できる、調整が柔軟にできるなどのメリットがあるので、今後も導入の増加が予測されます。ご紹介した電話面談実施時の注意点や流れを活かし、効率的かつスムーズな選考活動を実現していただけたら幸いです。
電話面談は気軽に導入できる手法ですが、そもそもマンパワーが足りない、導入しても採用活動が上手くいかないケースもあると思います。その際には、採用のプロへアウトソーシングも視野に入れることもおすすめします。中途採用に特化した採用代行プランについては、以下フォームよりお問合せ下さい。
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