【人事必見】電話面談とは?方法・注意点・成功のポイントを解説

選考辞退

近年、電話やオンラインツールを使った面談・面接を実施する企業が増えてきました。新型コロナウィルスやテレワーク導入をきっかけに今後も導入する企業は増加が見込まれます。

求職者側も転職活動するうえで、電話・オンラインを活用している企業であるかどうかを応募の判断軸にする人も増えています。今回は、そんな「電話面談」を導入するメリットやデメリット、実施する際の注意点、成功させるポイントをご紹介します。

目次

電話面談とは?
電話面談のメリット/デメリット
電話面談で押さえるべきポイント
電話面談の流れやトーク
電話面談の注意点とは
まとめ

電話面談とは?

そもそも採用における面談とは、選考を目的としないカジュアルな場での相互理解を目的に実施されます。中でも電話面談は、企業と求職者の情報交換に比重を置いており、メールだけでは伝えきれない情報や人柄などを把握する際に実施されます。

求職者視点では、残業有無や業務の詳細といった面接で聞き辛い項目を確認し、マッチ度を測る要素の一つとなります。

電話面接/オンライン面談との違い

近年は、zoomやSkypeなどの普及によりオンライン面談を実施する企業も増えてきました。電話面談とオンライン面談の違いは、どのような点でしょうか。以下の表で確認してみましょう。

電話面談 オンライン面談
  • 顔が見えない
  • ツールのインストール不要
  • 口頭のみのコミュニケーション
  • 顔が見える(画面ONの場合)
  • ツールのインストールもしくはアカウントの取得が必要なサービスがある
  • 画面共有などで視覚的なコミュニケーションも可能

電話面談のメリット/デメリット

電話面談はオンライン面談と比較するとメリットも多いですが、デメリットと併せて確認しておきましょう。

<メリット> <デメリット>
  • 場所や時間に制限がないので、調整も柔軟に対応できる

  • ウイルスなどの接触感染リスクが減る

  • スピーディーに対応できる

  • 企業・人の熱意や魅力が伝わりづらい

  • 視覚的な情報が少ないので、ニュアンスが伝わらない

  • 電波状況によって通話が途中で切れるリスクがある

さらに特徴的な点を掘り下げてお伝えします。

<メリット> スピーディーに対応できる

電話面談の最大のメリットは、スピーディーに対応できる点でしょう。オンラインツールなどは通信環境や服装などに気を取られ気構えてしまいます。一方、電話だと気軽に面談できるので、候補者との日程調整や実施まで素早く対応することができます。

また、電話だと1日に複数件の面談を入れられるので、採用工数のスピードアップも見込めるでしょう。

<デメリット> ミスコミュニケーションのリスク

電話面談のデメリットは、ミスコミュニケーションが生じてしまうことです。細かいニュアンスが伝わりにくいため、話し手の意図とは違う捉え方をされることもあります。表情が見えない分、分かりやすく丁寧に伝えることが大切です。

電話面談で押さえるべきポイント

Young happy businesswoman talking on the phone and writing notes in office

電話面談の導入は難しくありません。しかし、視覚的な情報がないため、事前準備や話の流れ、マナーなどに気を付けないと、相手に悪い印象を与えてしまうことがあります。下記ポイントを押さえておきましょう。

事前に面談日時を設定する

電話面談をする場合は、必ず事前に面談日時を設定しておきましょう。電話は気軽に使えるツールですが、候補者はいつでも電話に出られる状況とは限りません。

特に中途採用の場合には、候補者が現職で勤務しているケースもあります。自社の勤務時間と照らし合わせ、候補者の都合に合わせた時間帯に連絡することを意識しましょう。

面談内容を共有する

電話面談では、面談内容をメール等で事前に候補者と共有しておくことをおすすめします。限られた時間のなかで電話だけでコミュニケーションを取るので、聞き間違いや認識のズレが生じる可能性があります。

事前に双方がある程度の内容を把握しておいたほうが、スムーズに話を進めることができます。一般的な流れは、お互いの自己紹介から始まり、自社やポジションの紹介をした後、候補者への質問に移ります。最後に面談を受けてくれたことのお礼と選考への意思確認までできると良いでしょう。

電波状況の確認・準備

電波が悪い環境で会話が途切れてしまっては、そもそも面談が成立せず、相手にも良い印象を与えません。面談前に必ず電波の状況を確認しておきましょう。

最近では、スカイプやGoogleハングアウトなど、インターネットを利用する電話面談が増えています。この場合は、マイクやイヤホンのトラブルが多いので、事前に不具合がないかをチェックしておくと良いです。

電話面談の流れやトーク

【1】挨拶とお礼
お世話になります。
私、株式会社●●●の採用担当の●●と申します。
本日はこのお電話で面談をさせていただきたいと思いますが、ご都合よろしいでしょうか?
(「大丈夫です」という回答を得たら)
本日はお忙しいところお時間を作っていただきまして、ありがとうございます。
【2】進め方の共有
求人票をご覧頂いているかとは思いますが、改めて私の方から、弊社についてと募集ポジションの概要をご紹介し、簡単に〇〇様のご状況などを確認させいただいた後、〇〇様のご要望やご質問を伺わせていただきたいと思います。
【3】企業、募集ポジションの説明
■企業について
弊社は●●●●年に創業し、●●をミッションとして、●●や●●といった事業を展開しており、●●といった特徴があります。
※上記は一例です。求職者にとって魅力的となり得る要素(売上高や成長への展望等)も伝えましょう
■募集ポジションについて
求人内容に沿って下記の内容を伝えましょう。
・仕事内容
・募集背景
・諸条件
【4】求職者情報の収集
続いて〇〇様のご状況について、私から質問させて下さい。
※採用を検討する際に懸念要素となる項目について聞いておくと良いでしょう。

質問例)
・転職を考えられたきっかけを教えていただけますでしょうか?
・転職時期はいつ頃をお考えでしょうか?
・募集ポジションのどこに魅力を感じて頂いたのでしょうか?
・現在の転職活動状況をお聞かせいただけますでしょうか?
・差し支えなければ、現在の年収や希望年収を教えていただけますでしょうか?
【5】求職者の質問を受ける
それでは、募集ポジションや弊社について質問事項があればお願いいたします。
(「即答できないものもあるかもしれないですが、ざっくばらんにお聞かせ下さい」と一言添えると、求職者の本質が見えやすくなります)
【6】応募意思を確認する
本日お話を聞いて頂いて、あらためて●●職への応募を希望されますか?

>はい
応募書類の提出依頼や提出方法、今後の流れについて説明をしましょう。

>いいえ
承知しました。差し支えなければご辞退の理由をお聞かせいただけますでしょうか?

いずれの場合も、「本日はお忙しいところお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。」と感謝を伝え、終話しましょう。

電話面談の注意点とは

電話面談では、雑音や個人情報漏洩、通信が途切れてしまうなど、注意する点がいくつかあります。以下の点を意識しながら、スムーズに面談できるように準備しましょう。

周りの環境に配慮する

電話面談では、周りの環境に配慮して、室内の静かな場所を確保しましょう。騒がしい場所だと、相手の声も聞き取りにくく、相手にも伝わらない可能性があります。会社の社内で掛ける場合は、デスクではなく会議室などの一人になれる場所に移動するほうが良いでしょう。

音漏れや話声には注意

電話を使った面談は、音漏れや話声によって個人情報が漏洩するリスクが伴います。隣に座っている人に会話の内容を聞かれる可能性や、話声で個人情報を知らない間に周囲に聞かせてしまっている場合があります。

上記でも書きましたが、電話面談をする際は、一人になれる環境でおこなうようにしましょう。

通信が途切れた時の対処法

電波状況については上記でも触れましたが、電話面談で一番注意したいのが、通信が途切れた時の対処方法です。事前に電波状況を確認することは基本ですが、万が一、通信が途切れてしまった場合は、電波の良い場所を探して移動して聞き取れなかった部分を改めて確認するようにしましょう。

また、相手の電波状況によっても会話が途切れてしまう可能性があります。事前に候補者にも電波状況の確認するよう伝えておくことをおすすめします。

まとめ

昨今の新型コロナウィルスの影響によって、転職活動においても応募をするか否かの判断軸に電話・オンラインを活用しているか、という基準をもつ求職者が増えてきています。電話面談は、オンラインツールのなかでもスピーディーに対応できる、調整が柔軟にできるなどのメリットがあるので、今後導入する企業は増えてくでしょう。また、既存社員や内定者フォローとしても効果的です。

一方で、ミスコミュニケーションや個人情報漏洩のリスク、電波状況の確認など注意する点もあります。

電話面談は気軽に導入できる手法ですが、そもそもマンパワーが足りない、導入しても採用活動が上手くいかないケースもあると思います。その際には、採用のアウトソーシングも視野に入れることもおすすめします。「キャリコネ転職丸投げプラン」も一つの手段としてご参考にしてください。

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