応募者に「不採用」を伝えなければならない場合、その「断り方」に頭を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか。断り方次第で企業イメージが大きく左右されるため、対応には慎重を期す必要がありそうです。

ここでは、多くの人事担当者が悩む「不採用通知を送るタイミングは？」「メールや電話で伝えてもいいの？」といった疑問を解決するため、採用を断る際の注意点や例文などを紹介しています。これを読めば、応募者の気持ちに寄り添った「断り方」や、選考後も応募者との関係を良好に保つための方法がわかります。

目次

• 不採用を伝える際は「断り方」が重要！
  • なぜ断り方が大切なのか
  • 不採用を伝える際の「断り方」～3つの心得～
• メールで断る際の注意点と例文
• 郵送で断る際の注意点と例文
• 電話で断る際の注意点と例文
• 不採用者とのつながりを大切に
  • 「タレントプール」を構築する
    
  • 採用方法の改善に役立てる

• まとめ

不採用を伝える際は「断り方」が重要！

応募者に「不採用」の選考結果を伝えることは、人事担当者にとって難しい業務の一つでしょう。相手になるべく不快感を与えない、適切な「断り方」はあるのでしょうか？ 「断り方」の心得をみていきましょう。

なぜ断り方が大切なのか

志望企業から「断られる」というのは、応募者にとって非常につらいことです。以下のように、「断り方」次第で企業イメージは大きく左右されるため、人事担当者は配慮ある「断り方」をする必要があります。

感じの悪い断り方…「イメージダウン↓」

志望企業から「テンプレート一斉送信」のような、味気ない「不採用通知」が事務的に送られてきたら、受け手はどう感じるでしょうか？ その「失望感」が企業のイメージダウンにつながるかもしれません。また、気分を害した応募者がネットの口コミやSNSに感情的に書き込む可能性もあります。これらは明らかに企業にとってマイナス効果となるでしょう。

上手な断り方…「イメージアップ↑」

一方、「不採用」の結果に落胆するであろう応募者の気持ちを汲んで誠実に対応すれば、逆に企業イメージを上げるチャンスにつながるかもしれません。自社のイメージアップを図るため、人事担当者が持つべき3つの心得を次に紹介しましょう。

不採用を伝える際の「断り方」～3つの心得～

＜ポイント1＞　応募への感謝を示す

応募者は自身の貴重な時間や費用を使い、応募してきてくれたことを忘れてはいけません。応募への感謝を示し、選考にあたっては真摯に向き合い、十分に考えたという姿勢を伝えることが重要です。

＜ポイント2＞　伝えるタイミングに気を付ける

• 応募者は一刻も早く選考結果を知りたいと思っています。できれば1週間以内に連絡しましょう。
• 応募者がスケジュールを組みやすいように、選考にかかる時間をあらかじめ伝えておくと親切です。
• 選考結果が届くまで、応募者は就職活動を一時中断しているかもしれません。連絡が遅くなってしまった場合には、その理由を伝え、応募者に迷惑をかけた旨をしっかりと謝罪しましょう。

＜ポイント3＞　応募書類等は丁寧に取り扱う

• 応募書類等は「一時的にお預かりしているもの」という意識を持ち、丁寧に取り扱いましょう。
• 履歴書や職務経歴書等の応募書類には個人情報が含まれているため、返却することが基本です。
• 応募書類等を返却できない場合には、事前にその旨を応募者に説明し、選考後は適切に破棄したことを伝えしましょう。

メールで断る際の注意点と例文

不採用通知は「書面で郵送」がフォーマルな形ではないか？ と悩む人事担当者もいるかもしれません。しかし、最近は「基本的にメールで通知してよい」とされています。ただし、以下の点に注意しましょう。

メールで断る際の注意点

• メールのタイトルは「選考結果のご連絡」、送信者には「企業名」を必ず入れ、応募者の受信ボックス内で見落とされてしまうことのないようにする
• 携帯やスマホのメールアドレスは、添付ファイルが受信できないなどのトラブルがあるため、就職活動には不向き。パソコンのメールアドレスであることを確認してから、不採用通知を送信することが重要
• 業務効率化のため、不採用通知のテンプレートを作っている担当者もいるかもしれない。しかし、応募者側に立つと、事務的な「定型文」でお断りされるのは不快なもの。逆に、長文メールも読み手に負担がかかるため、簡潔明瞭な文章を心がける

＜メール＞　例文

他にもさまざまなパターンがあります。例文を掲載したサイトを参考にしてみてもいいでしょう。

郵送で断る際の注意点と例文

郵送で不採用通知を送るのはベーシックな方法ですが、こちらも注意点があります。

郵送で断る際の注意点

• 写しをとっておく

応募者から「手元に届かない」と連絡があった場合に、すでに発送済みであることを証明するために必ず写しをとっておきましょう。

• 届いたことが確認できるようにしておく

応募者の手元に確実に届けるために、紛失や誤配のない方法で送付します。対面手渡しの「簡易書留」や、手軽にポスト投函ができ追跡番号で確認可能な「レターパック」など自社にあったサービスを選択しましょう。

＜郵送＞　例文

郵送の場合もメールと同じくシンプルに用件を伝えるようにします。他の文例を参考にしたい場合には、例文サイトを活用しましょう。

電話で断る際の注意点と例文

電話で選考結果を伝える場合、応募者と直接応対するため、メールや郵送の時よりも気を遣う必要があります。以下の注意点を念頭に置き、失礼のないようにしましょう。

電話で断る際の注意点

• 時間帯に気を付ける

応募者に電話をかける時間帯にもマナーは必要です。応募者の就業時間帯を避けるなどの気配りをし、不在時には再び連絡する旨の伝言を残しておきましょう。

• 文面も残しておく

電話での会話は証拠が残らないため、後から「言った・言わない」の問題が発生しないよう、電話の内容を文面でも残しておきましょう。

＜電話＞　会話例

電話の場合、応募者との会話になります。一方的に用件をまくしたてて切ることがないよう、丁寧な会話を試みましょう。

不採用者とのつながりを大切に

「やっぱり採用しておけばよかった…」。過去の応募者の中に、不採用にしたことを後悔させるような、優秀な人材もいたのではないでしょうか。そんな人事担当者のために、「採用を断った後も、応募者と接点を持ち続けることで活用できるケース」をご紹介します。

「タレントプール」を構築する

「タレントプール」とは、「将来的に採用する可能性がある人材をデータベース化すること（採用を断った応募者の連絡先を残しておき、接点を保つこと）」をいいます。

例えば、急にポジションが空いてしまい、「あの時の応募者のスキルが役に立つかもしれない。もう一度採用を検討したい」となったときに、再び連絡が取れるようにするのが目的です。ただし、個人情報を残すには、個人情報保護の観点から事前に応募者の了承を得る必要があります。

採用方法の改善に役立てる

最近、“Candidate Experience（応募者体験）”という言葉が注目されています。

これは「応募者が企業を認知してから、実際に応募、選考、入社するまでの一連のプロセスを応募者自身が体験すること」です。

企業側は、選考後の応募者にアンケートをとったり、フィードバックを受けたりすることで、自社の採用方法の課題点を洗い出し、今後の改善に役立てることが目的です。

また、このときに丁寧に対応し、応募者に好印象を残すことで、将来的に自社のファンになってもらえるかもしれない、という効用もあります。

まとめ

応募者に「不採用」を通知することは、人事担当者にとっても心苦しいことでしょう。「なるべく手早く済ませたい」、逆に「できるだけ先延ばしにしたい」、そんな悩ましい業務かもしれません。

しかし、志望企業から不採用通知を受け取る応募者の気持ちを第一に考えることが重要です。自社に応募してくれたことへの感謝を示し、誠意をもって対応することで、わだかまりの残らない「断り方」ができるはずです。

また、今回は不採用になった応募者も、将来的に「顧客、同業者、採用候補者」などの形で関わることが出てくるかもしれません。それらの可能性も想定し、応募者との関係を少しでも良好に保てるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

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