応募者へ不採用を伝える際の適切な断り方【文面・口頭のテンプレ付】

選考辞退

応募者に「不採用」を伝えなければならない場合、その「断り方」に頭を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか。断り方次第で企業イメージが大きく左右されるため、対応には慎重を期す必要がありそうです。

ここでは、多くの人事担当者が悩む「不採用通知を出したいけど、どういった点に注意すれば良いの?」「模範的な内容が知りたい」といった要望に応えるべく、採用を断る際の注意点や例文を紹介しています。応募者の気持ちに寄り添った「断り方」や、選考後も応募者との関係を良好に保つための方法を知り、円満な「お断り」をしましょう。

目次

採用お断りの作業ストレス軽減や、
イレギュラーな候補者とのトラブル回避の方法は?

中途採用業務を継続して行っていれば、必ず一定の確率でトラブル(選考対応の不備や採用お断りに関するトラブル)が発生します。

そのようなトラブル対応は採用代行事務局に委託することが一番でしょう。
貴重な採用人事の時間は、優秀な候補者のクロージング業務や採用した社員の教育研修にあてていくのがよいでしょう。

本記事の内容を正しく理解し、自社にあったお断り方は確立しつつも、中途採用業務を継続していくのであれば、採用代行業者に依頼するという選択肢も検討してみましょう。

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不採用を伝える際は「断り方」が重要!

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応募者に「不採用」の選考結果を伝えることは、人事担当者にとって難しい業務の一つでしょう。相手になるべく不快感を与えない、適切な「断り方」はあるのでしょうか? 「断り方」の心得をみていきましょう。

なぜ断り方が大切なのか

志望度に関わらず、応募した企業から「断られる」というのは、応募者にとって非常に辛いことです。「断り方」によっては、企業へのイメージダウンにもつながるため、人事担当者は配慮ある「断り方」をする必要があります。

また、今回ご縁がなかった場合でも、ゆくゆく取引先でやり取りをする可能性や将来のお客様になるといった可能性も。最近はSNSで簡単に拡散も可能なので、慎重に取り行いましょう。

感じの悪い断り方…「イメージダウン↓」

志望企業から「テンプレート一斉送信」のような、味気ない「不採用通知」が事務的に送られてきたら、受け手はどう感じるでしょうか?

恐らく、「事務的な対応だな」と良い印象を持つことはないでしょう。場合によっては、失望感から企業のイメージダウンにつながる可能性も。気分を害した応募者が口コミサイトやSNSに感情的に書き込む可能性があることも留意しましょう。

上手な断り方…「イメージアップ↑」

通常、応募した企業に断られるということは、自分自身まで否定されたような気持ちになり、ネガティブな印象を持たれがちです。しかし、不採用通知を受け取る応募者の気持ちを想像し、誠実な対応を心がければ、企業へのイメージアップに繋げることも可能です。

続いて、不採用通知を送る際に人事担当者が持つべき3つの心得について、詳しく見ていきましょう。

不採用を伝える際の3つの心得

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慎重に取り行いたい不採用通知。具体的にどのような点に注意し、どういった気持ちでのぞめば良いのでしょうか?細かな注意点を含めた3つの心得をご紹介します。

<ポイント1> 応募への感謝を示す

まずは、応募者が自分自身の貴重な時間を使って、応募してくれたことに感謝をしましょう。その上で、企業としても真摯に精査・選考を行い、十分に検討を重ねた上で結論を出したという姿勢を伝えることが重要です。

  • 履歴書や職務経歴書を作成するのに割いた時間的工数、面接に実費で来てもらっている場合は金銭的負担も伴っているため、併せて感謝の気持ちを伝えましょう
  • ただ不採用を伝えるのではなく、十分な選考を行った上での結果であることを伝えましょう

<ポイント2> 伝えるタイミングに気を付ける

一般的に選考結果を伝えるのは、1週間以内が適正だと言われています。但し、応募者によっては他社の選考を待ってもらっていたりする場合も。下記のような内容を想定に入れ、対応しましょう。

  • 応募者は一刻も早く選考結果を知りたいと思っています。遅くても1週間以内には連絡しましょう
  • 数社受けている可能性も考え、応募者がスケジュールを組みやすいよう選考にかかる時間をあらかじめ伝えておくと親切です
  • 選考結果が届くまで、応募者は就職活動を一時中断しているかもしれません。連絡が遅くなってしまった場合には、その理由を伝え、応募者に迷惑をかけた旨をしっかりと謝罪しましょう

<ポイント3> 応募書類等は丁寧に取り扱う

応募書類は個人情報を含む重要書類です。法律上の保管義務はありませんが、大事な書類をお預かりしているということを念頭において取り扱いましょう。最近は個人情報に神経質な方も増えていることを想定し、事前に「返却」or「破棄」といった形で、応募者に示すのがベストでしょう。

  • 応募書類等は「個人情報を含む重要書類である」という意識を持ち、丁寧に取り扱いましょう
  • 履歴書や職務経歴書等の応募書類には個人情報が含まれているため、返却がベストです
  • 応募書類等を返却できない場合には、事前にその旨を応募者に説明し、選考後は適切に破棄したことを伝えしましょう

メールで断る際の注意点と例文

不採用通知は「書面を郵送するのが適切な対応ではないか?」と悩む人事担当者の方もいるかもしれませんが、最近はメールで済ませる企業がほとんどで、一般的な方法になってきています。但し、対応の際は以下の点に注意しましょう。

メールで断る際の注意点

  • メールのタイトルは「選考結果のご連絡」、送信者には「企業名」を必ず入れ、応募者の受信ボックス内で見落とされてしまうことのないようにする
  • 携帯やスマホのメールアドレスは、添付ファイルが受信できないなどのトラブルがあるため、就職活動には不向き。パソコンのメールアドレスであることを確認してから、不採用通知を送信することが重要(パスコンアドレスを持っていない場合は電話もかけるのがベスト)
  • 業務効率化のため、不採用通知のテンプレートを作っている担当者もいるかもしれない。しかし、応募者側に立つと、事務的な「定型文」でお断りされるのは不快なもの。逆に、長文メールも読み手に負担がかかるため、簡潔明瞭な文章を心がける
<メール> 例文

件名:【選考結果のご連絡】企業名
送信者:企業名 部署名

〇〇△△様

この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添いかねる結果となりました。

◯◯様のお人柄や今までのご経験は大変魅力的ではございましたが、
限られた採用枠ということもあり、大変恐縮ではございますが、
何卒ご了承賜りますようお願いいたします。

末筆になりますが、〇〇△△様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

郵送で断る際の注意点と例文

最近は郵送で不採用通知を送ることは珍しくなってきていると言えますが、いま一度注意点を振り返りましょう。

郵送で断る際の注意点

  • 写しをとっておく

応募者から「手元に届かない」と連絡があった場合に、すでに発送済みであることを証明するために必ず写しをとっておきましょう。

  • 届いたことが確認できるようにしておく

応募者の手元に確実に届けるために、紛失や誤配のない方法で送付します。対面手渡しの「簡易書留」や、手軽にポスト投函ができ追跡番号で確認可能な「レターパック」など自社にあったサービスを選択しましょう。

<郵送> 例文

〇〇△△様

選考結果のご通知

拝啓 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら
今回はご期待に添いかねる結果となりました。

大変恐縮ではございますが、何卒ご了承賜りますようお願いいたします。

末筆になりますが、〇〇△△様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具  

郵送の場合もメールと同じくシンプルに用件を伝えるようにします。他の文例を参考にしたい場合には、例文サイトを活用しましょう。

電話で断る際の注意点と例文

電話で選考結果を伝える場合、応募者から質問などをもらう可能性があり、メールや郵送の時よりも気を遣う必要があります。以下の注意点を念頭に置き、失礼のない対応を心がけましょう。

電話で断る際の注意点

  • 時間帯に気を付ける

応募者に電話をかける時間帯にもマナーは必要です。応募者の就業時間帯を避けるなどの気配りをし、不在時には再び連絡する旨の伝言を残しておきましょう。

  • 文面も残しておく

電話での会話は証拠が残らないため、後から「言った・言わない」の問題が発生しないよう、電話の内容を文面でも残しておきましょう。

<電話> 会話例

【企業名】の採用担当△△です。○○様の携帯電話でお間違いありませんか?

ただ今、お時間よろしいでしょうか?

この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討しました結果、残念ながら採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添うことができず、大変申し訳ございません。

〇〇様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

電話の場合、応募者との会話になります。一方的に用件をまくしたてて切ることがないよう、丁寧な会話を試みましょう。また、面接のためご来社頂いている場合等は、「先日はお忙しい中、弊社までご足労頂き誠にありがとうございました」といった形で、上記内容と併せてお礼を伝えましょう。

不採用通知を出す際は慎重に実施する必要があり、手間がかかるものです。採用業務に追われる中、一人ひとり丁寧に対応するのは非常に工数もかかります。そんな場合は、採用代行(RPO)へ業務を委託するのも一つの手です。代行会社の中には、一部分だけ引き受けてくれるものや、採用業務を丸っと委託できるサービスも。

こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ併せてご確認ください。

【Q&A】よくある質問

Q:不採用の理由を聞かれた場合、答えなければなりませんか?

A:不採用理由を共有することは義務ではありません。

但し、「不採用理由について教えてくれない」といった理由でネガティブなイメージを持たれるのも本意ではないと思いますので、他の候補者の方と比較・検討させていただいた上での結果であると説明するのがベターでしょう。

Q:不採用通知を郵送する場合、社判は必要ですか?

A:必要ありません。

Q:求人広告に記載していなかった理由でお断りしても良いでしょうか?

A:お断りすること自体は法律違反ではありませんが、オススメはできません。

大前提、応募者に対して当該理由を開示することは避けましょう。

不採用者とのつながりを大切に

「やっぱり採用しておけばよかった…」。過去の応募者の中には不採用にしたことを後悔するような、優秀な人材もいたのではないでしょうか。そんな人事担当者のために、「採用を断った後も、応募者と接点を持ち続けることで活用できるケース」をご紹介します。

「タレントプール」を構築する

「タレントプール」とは、「将来的に採用する可能性がある人材をデータベース化すること(採用を断った応募者の連絡先を残しておき、接点を保つこと)」をいいます。

例えば、急にポジションが空いてしまい、「あの時の応募者のスキルが役に立つかもしれない。もう一度採用を検討したい」となったときに、再び連絡が取れるようにするのが目的です。ただし、個人情報を残すには、個人情報保護の観点から事前に応募者の了承を得る必要があります。

採用方法の改善に役立てる

最近、“Candidate Experience(応募者体験)”という言葉が注目されています。

これは「応募者が企業を認知してから、実際に応募、選考、入社するまでの一連のプロセスを応募者自身が体験すること」です。

企業側は、選考後の応募者にアンケートをとったり、フィードバックを受けたりすることで、自社の採用方法の課題点を洗い出し、今後の改善に役立てることが目的です。

また、このときに丁寧に対応し、応募者に好印象を残すことで、将来的に自社のファンになってもらえるかもしれない、という効用もあります。

まとめ

応募者に「不採用」を通知することは、人事担当者にとっても心苦しいことでしょう。「なるべく手早く済ませたい」、逆に「できるだけ先延ばしにしたい」、そんな悩ましい業務かもしれません。

しかし、志望企業から不採用通知を受け取る応募者の気持ちを第一に考えることが重要です。自社に応募してくれたことへの感謝を示し、誠意をもって対応することで、わだかまりの残らない「断り方」ができるはずです。

また、今回は不採用になった応募者も、将来的に「顧客、同業者、採用候補者」などの形で関わることが出てくるかもしれません。それらの可能性も想定し、応募者との関係を少しでも良好に保てるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

「選考対応の事務作業や、トラブルに時間を取られたくない」
は人事共通の悩み。“プロに委託”が解決策

thankyou_docimage_10採用難の時代の中、企業は「じっくりと優秀な候補者を採用したい。採用したい候補者以外は効率的に選考処理したい」というニーズがある一方で、転職活動者は「1日でも早く転職先を決めたい」ことから、両者の間で選考中にトラブルが発生することがあります。

また、トラブルにまでは発展しなくても、人事の対応内容をSNSで発信される等、企業側は常に風評被害リスクも負っています。

そのようなトラブル対応については、人事担当者が稀に発生する事故から経験を積み、練度を上げていくのではなく、多くの会社で同じような対応に日々向きあい、慣れているプロの事務局に委託することが一番でしょう。

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