応募者へ不採用を伝える際の適切な断り方【文面・口頭のテンプレ付】

選考辞退

多くの人事担当者が悩む「不採用通知を出したいけど、どういった点に注意すれば良いの?」「模範的な内容が知りたい」といった疑問やご要望にお応えするべく、本記事では採用を断る際の注意点や例文を紹介。応募者の気持ちに寄り添った断り方や、選考後も応募者との関係を良好に保つポイントを押さえ、円満な「お断り」をしましょう。

目次

不採用を伝える際の3つの心得
 <ポイント1> 応募への感謝を示す
 <ポイント2> 伝えるタイミングに気を付ける
 <ポイント3> 応募書類等は丁寧に取り扱う
メールで断る際の注意点と例文
 メールで断る際の注意点
  └<メール> 例文
郵送で断る際の注意点と例文
 郵送で断る際の注意点
  └<郵送> 例文
電話で断る際の注意点と例文
 電話で断る際の注意点
  └<電話> 会話例
【Q&A】よくある質問
不採用者とのつながりを大切に
 「タレントプール」を構築する
 採用方法の改善に役立てる
まとめ

不採用を伝える際の3つの心得

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慎重に取り行いたい不採用通知。具体的にどのような点に注意し、どういった気持ちでのぞめば良いのでしょうか?細かな注意点を含めた3つの心得をご紹介します。

<ポイント1> 応募への感謝を示す

不採用の際に企業イメージを悪化させる企業は少なくありません。まずは、応募者が自分自身の貴重な時間を使って、応募してくれたことに感謝をしましょう。その上で、企業としても真摯に精査・選考を行い、十分に検討を重ねた上で結論を出したという姿勢を伝えることが重要です。

  • 履歴書や職務経歴書を作成するのに割いた時間的工数、面接に実費で来てもらっている場合は金銭的負担も伴っているため、併せて感謝の気持ちを伝えましょう
  • ただ不採用を伝えるのではなく、十分な選考を行った上での結果であることを伝えましょう

<ポイント2> 伝えるタイミングに気を付ける

一般的に選考結果を伝えるのは、1週間以内が適正だと言われています。但し、応募者によっては他社の選考を待ってもらっていたりする場合も。下記のような内容を想定に入れ、対応しましょう。

  • 応募者は一刻も早く選考結果を知りたいと思っています。遅くても1週間以内には連絡しましょう
  • 数社受けている可能性も考え、応募者がスケジュールを組みやすいよう選考にかかる時間をあらかじめ伝えておくと親切です
  • 選考結果が届くまで、応募者は就職活動を一時中断しているかもしれません。連絡が遅くなってしまった場合には、その理由を伝え、応募者に迷惑をかけた旨をしっかりと謝罪しましょう

<ポイント3> 応募書類等は丁寧に取り扱う

応募書類は個人情報を含む重要書類です。法律上の保管義務はありませんが、大事な書類をお預かりしているということを念頭において取り扱いましょう。最近は個人情報に神経質な方も増えていることを想定し、事前に「返却」or「破棄」といった形で、応募者に示すのがベストでしょう。

  • 応募書類等は「個人情報を含む重要書類である」という意識を持ち、丁寧に取り扱いましょう
  • 履歴書や職務経歴書等の応募書類には個人情報が含まれているため、返却がベストです
  • 応募書類等を返却できない場合には、事前にその旨を応募者に説明し、選考後は適切に破棄したことを伝えしましょう

メールで断る際の注意点と例文

不採用通知は「書面を郵送するのが適切な対応ではないか?」と悩む人事担当者の方もいるかもしれませんが、最近はメールで済ませる企業がほとんどで、一般的な方法になってきています。但し、対応の際は以下の点に注意しましょう。

メールで断る際の注意点

  • メールのタイトルは「選考結果のご連絡」、送信者には「企業名」を必ず入れ、応募者の受信ボックス内で見落とされてしまうことのないようにする
  • 携帯やスマホのメールアドレスは、添付ファイルが受信できないなどのトラブルがあるため、就職活動には不向き。パソコンのメールアドレスであることを確認してから、不採用通知を送信することが重要(パソコンアドレスを持っていない場合は電話もかけるのがベスト)
  • 業務効率化のため、不採用通知のテンプレートを作っている担当者もいるかもしれない。しかし、応募者側に立つと、事務的な「定型文」でお断りされるのは不快なもの。逆に、長文メールも読み手に負担がかかるため、簡潔明瞭な文章を心がける
<メール> 例文

件名:【選考結果のご連絡】企業名
送信者:企業名 部署名

〇〇△△様

この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添いかねる結果となりました。

◯◯様のお人柄やこれまで培われたご経験は大変魅力的ではございましたが、
限られた採用枠ということもあり、誠に恐縮ではございますが、
何卒ご了承賜りますようお願いいたします。

末筆ではございますが、〇〇△△様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。 

───────────────────
 株式会社○○○○ ○○部
 中途 差玖世素(ちゅうと さくせす)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: ××××@example.com
 URL : https://example.com//
 ───────────────────

郵送で断る際の注意点と例文

最近は郵送で不採用通知を送ることは珍しくなってきていると言えますが、いま一度注意点を振り返りましょう。

郵送で断る際の注意点

  • 写しをとっておく

応募者から「手元に届かない」と連絡があった場合に、すでに発送済みであることを証明するために必ず写しをとっておきましょう。

  • 届いたことが確認できるようにしておく

応募者の手元に確実に届けるために、紛失や誤配のない方法で送付します。対面手渡しの「簡易書留」や、手軽にポスト投函ができ追跡番号で確認可能な「レターパック」など自社にあったサービスを選択しましょう。

<郵送> 例文

〇〇△△様

選考結果のご通知

拝啓 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら
今回はご期待に添いかねる結果となりました。

大変恐縮ではございますが、何卒ご了承賜りますようお願いいたします。

末筆になりますが、〇〇△△様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具 

 株式会社○○○○
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
人事部人事課

郵送の場合もメールと同じくシンプルに用件を伝えるようにします。他の文例を参考にしたい場合には、例文サイトを活用しましょう。

電話で断る際の注意点と例文

電話で選考結果を伝える場合、応募者から質問などをもらう可能性があり、メールや郵送の時よりも気を遣う必要があります。以下の注意点を念頭に置き、失礼のない対応を心がけましょう。

電話で断る際の注意点

  • 時間帯に気を付ける

応募者に電話をかける時間帯にもマナーは必要です。応募者の就業時間帯を避けるなどの気配りをし、不在時には再び連絡する旨の伝言を残しておきましょう。

  • 文面も残しておく

電話での会話は証拠が残らないため、後から「言った・言わない」の問題が発生しないよう、電話の内容を文面でも残しておきましょう。

<電話> 会話例

【企業名】の採用担当△△です。○○様の携帯電話でお間違いありませんか?

ただ今、お時間よろしいでしょうか?

この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討しました結果、残念ながら採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添うことができず、大変申し訳ございません。

〇〇様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

電話の場合、応募者との会話になります。一方的に用件をまくしたてて切ることがないよう、丁寧な会話を試みましょう。また、面接のためご来社頂いている場合等は、「先日はお忙しい中、弊社までご足労頂き誠にありがとうございました」といった形で、上記内容と併せてお礼を伝えましょう。

不採用通知を出す際は慎重に実施する必要があり、手間がかかるものです。採用業務に追われる中、一人ひとり丁寧に対応するのは非常に工数もかかります。そんな場合は、採用代行(RPO)・採用アウトソーシング会社へ業務を委託するのも一つの手です。代行会社の中には、一部分だけ引き受けてくれるものや、採用業務を丸っと委託できるサービスも。

不採用通知はもちろん、スカウトメールのみの配信など1タスク単位でアウトソーシングも可能ですので、ぜひ採用代行(RPO)サービスも検討されると良いでしょう。詳細は以下の記事をご覧ください。

【Q&A】よくある質問

Q:不採用の理由を聞かれた場合、答えなければなりませんか?

A:不採用理由を共有することは義務ではありませんので、答える必要はありません。

但し、「不採用理由について教えてくれない」といった理由でネガティブなイメージを持たれるのも本意ではないと思いますので、「会社規定により回答できない」ことを伝えましょう。それでも食い下がるような方がいれば、他の候補者の方と比較・検討した上での選考結果である旨を説明しましょう。
法律上、回答義務はありませんのでそれ以上の事を説明する必要はありません。

Q:メールで不採用通知を出していますが、不採用理由を聞かれた場合のメール返信方法を教えてください。

A:前述の通り、法律上回答義務がありませんので回答するのであれば以下が良いでしょう。

当社規定により不採用理由については回答いたしかねます。
誠に申し訳ございませんが、ご理解・ご了承いただけますと幸いです。

Q:不採用通知を郵送する場合、社判は必要ですか?

A:必要ありません。

Q:求人広告に記載していなかった理由でお断りしても良いでしょうか?

A:お断りすること自体は法律違反ではありませんが、おすすめはできません。
大前提、応募者に対して当該理由を開示することは避けましょう。

不採用者とのつながりを大切に

「やっぱり採用しておけばよかった…」。過去の応募者の中には不採用にしたことを後悔するような、優秀な人材もいたのではないでしょうか。そんな人事担当者のために、「採用を断った後も、応募者と接点を持ち続けることで活用できるケース」をご紹介します。

「タレントプール」を構築する

「タレントプール」とは、「将来的に採用する可能性がある人材をデータベース化すること(採用を断った応募者の連絡先を残しておき、接点を保つこと)」をいいます。

例えば、急にポジションが空いてしまい、「あの時の応募者のスキルが役に立つかもしれない。もう一度採用を検討したい」となったときに、再び連絡が取れるようにするのが目的です。ただし、個人情報を残すには、個人情報保護の観点から事前に応募者の了承を得る必要があります。

このような候補者の管理に便利なのが、「採用管理システム」です。タレントプール機能をはじめ、進捗のサマリ表示機能や活動レポートの作成等、各社便利な機能がありますので併せて検討されると良いでしょう。無料で利用できるものもありますので、自社の目的に応じて選択すればコストダウンや採用活動の効率化につなげることが可能です。

採用方法の改善に役立てる

最近、“Candidate Experience(応募者体験)”という言葉が注目されています。

これは「応募者が企業を認知してから、実際に応募し、選考され、入社するまでの一連のプロセスを体験すること」です。

この「体験」の一つとして挙げられるのが、応募者に対するアンケートです。自社の選考活動についてフィードバックを受けることで課題点を洗い出し、活動全体の改善に役立てることが可能です。

ここで上がった課題をもとに「1次選考後に採用を断る際も、丁寧に対応することで好印象を与えて自社のファン化を狙う」といった施策を立てることで、マーケティング視点で採用活動を見直すことが可能となるのです。

人材獲得競争が年々激化する中、このような採用マーケティングの考え方に注目する企業が増えています。自社を知ってくれた≒認知してくれた層に対し、どのように興味を持ってもらい応募へとつなげるのか。カスタマージャーニーをもとに、フェーズ毎の最適な打ち手を考えることができるようになります。実際、パナソニックやメルカリといった採用成功している大手企業では既に導入されていますので、併せて確認しておきましょう。

関連記事:採用マーケティングで採用を有利に|いま注目される理由、具体的手法

まとめ

応募者に「不採用」を通知することは、人事担当者にとっても心苦しいことでしょう。「なるべく手早く済ませたい」、逆に「できるだけ先延ばしにしたい」、そんな悩ましい業務かもしれません。

しかし、志望企業から不採用通知を受け取る応募者の気持ちを第一に考えることが重要です。自社に応募してくれたことへの感謝を示し、誠意をもって対応することで、わだかまりの残らない「断り方」ができるはずです。

また、今回は不採用になった応募者も、将来的に「顧客、同業者、採用候補者」などの形で関わることが出てくるかもしれません。それらの可能性も想定し、応募者との関係を少しでも良好に保てるよう、丁寧な対応を心がけましょう。

即使える!採用担当者向け
メール・郵送・電話のテンプレート集

CTA_テンプレート集本資料は、地味に採用担当者へ負荷をかける
メール・郵送・電話のテンプレート集です。
各テンプレートにリンクしているので、
ダウンロードしておけば必要な時に即活用いただけます。メール、郵送、電話など対応ジャンル別に事前チェックシートも付いていますので、新人採用担当者の方にもぜひご活用下さい。

<目次>
1.採用メール
 応募受付完了&書類送付依頼
 書類選考結果(不合格)
 書類選考結果(合格)&面接日程調整
 面接日程確定
 面接結果(不合格)
 最終面接案内
 
内定(採用)通知書
2.郵送
 封筒の書き方
 書類(履歴書、職務経歴書)返却時の挨拶状
 採用通知書
3.電話
 面接日時の決定
 内定通知
4.事前チェックリスト(メール、郵送、電話)


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