採用通知書とは?基本の書き方・マナーを解説【テンプレートあり】

選考辞退
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応募者へ採用が決定したことを伝える採用通知書。「ぜひ入社してほしい」という企業側の思いを伝えるオファーレターとも呼ばれ、内定辞退を抑制する効果も期待できます。今回は、そんな採用通知書のテンプレートを用いながら、送付時に気を付けたいポイントや同封する書類、書き方について解説します。

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目次

 

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採用通知書とは?

採用通知書とは、

正式に採用が決まった求職者=採用予定者

に対して発行され、企業が正式に「あなたを採用します」という意思を伝えるために作成されます。法的拘束力はなく、必ず発行する必要もないため、メールや電話、面談など、企業によってはカジュアルな形式で完結するところもあるようです。

採用通知書を送る理由

採用通知書は、応募者へ内定をいち早く伝える手段の一つです。そのため、他社選考を中断したり、入社を思いとどまってくれるといった効果が期待できます。内定を改めて書面で送ることにより「しっかりした会社だ」という安心感を与えることもできます。

もちろん先述の通り、採用通知書は発行が義務付けられているものではなく、口頭による内定通知でも法律上は問題ありません。しかし、「言った」「言わない」といったトラブルを避けるためにも、書面で残される方がより理想的であると言えます。

内定通知書と採用通知書の違い

採用通知書と似たものに「内定通知書」があります。「何が違うの?」と疑問に思われる方も多いと思いますので、「内定」と「採用」の言葉の意味からそれぞれ確認しておきましょう。

「内定」とは?

求職者からの労働契約の申し込み(求人ポジションへの応募)を、企業が承諾した状態を指します。求職者と企業の意思が合致しているため、労使契約が成立した状態です。そのため、発行する内定通知書は労働契約と同義になりますので、原則として本採用と変わりません。

「採用」とは?

企業側は求職者を採用する意思を持っているが、求職者側の入社意思は不明な状態を指します。求職者側の意思を確認しない限り、契約は成立しません。

二つの用語の違いからもうお分かりかと思いますが、以下が採用通知書と内定通知書の違いです。

  • 採用通知書:「あなたを採用します」という企業の意思を求職者へ表明する書類。法的拘束力なし。
  • 内定通知書:求職者の申し込みに対して企業側が発行する書類。法的拘束力あり。

もちろん、内定後に「採用予定者に犯罪行為があった」「学校を卒業できなかった」など、内定時点で把握することが難しく、社会通念上内定取り消しが相当と認められる場合に限っては、解約することも可能です。但し、こういったケースでも内定取り消しは解雇に該当する点は注意すべきでしょう。

採用通知書を送付する際のポイント

それでは、いつ・どのタイミングで採用通知書は発行すれば良いのでしょうか?作成時のポイントを中心に、事前にすべきことや送るタイミングを確認しておきましょう。

送付前に電話・メールで連絡をする

採用通知書を郵送で送る場合は、タイムラグや行き違いを防ぐために電話やメールで事前に連絡をするようにしましょう。送付先の住所が合っているかといった確認に加え、応募者の現在の活動状況も情報として取得しておくと、その後の対応やフォローに役立ちます。

1週間以内に送る

採用通知書はできるだけ早めに、遅くとも採用が決定してから1週間以内には送るよう心がけましょう。採用予定者が他社の選考も並行している場合、先に内定通知を受けた会社への入社に同意してしまう懸念があるからです。

応募者にとって選考の結果を待つ期間はストレスにもなります。応募者の立場を考え、早め早めの対応を心がけることにより、企業への好感度を高められるといった効果も狙えます。

採用通知書のテンプレート・例文

採用通知書は、郵送で送る場合とメールで送る場合があります。また、採用予定者に提出してもらう書類に関しては、返送してもらう場合と、来社してもらってその場で取り交わす場合があります。ここでは、郵送とメール各2パターンの採用通知書のテンプレートを紹介します。

【郵送】の場合の例文

<必要書類を返送してもらうパターン>

令和◯◯年◯◯月◯◯日

 

◯◯◯◯様

 

株式会社▲▲

住所:〒***-****

**県**市**町*-*-*

TEL:**-****-****

▲▲部▲▲課 ◯◯◯◯

 

採 用 通 知 書

 

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

 

慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。

 

つきましては、同封書類をご確認・ご記入のうえ、期日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。

 

入社予定日については令和〇〇年〇〇月〇〇日を予定しております。

 

今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。

 

敬具



1.同封書類    入社承諾書

          入社誓約書

          労働契約書

        返信用封筒

 

2.提出期限  令和〇〇年〇〇月〇〇日

以上

 

 本件に関する問い合わせは以下までお願い致します。

▲▲部▲▲課 ◯◯◯◯

TEL:**-****-****

Mail:**@***.co.jp

 

<来社して書類確認・捺印してもらうパターン>

令和◯◯年◯◯月◯◯日

 

◯◯◯◯様

 

株式会社▲▲

 

採 用 通 知 書

 

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

 

厳正なる審査の結果、貴殿を採用させていただくことに決定いたしましたので、ご連絡致します。

 

つきましては、下記の通りご出社いただきますようお願い申し上げます。



敬具

 



1.日時  令和〇〇年〇〇月〇〇日 〇時

2.  場所  弊社××ビル(住所:〒***-**** **県**市**町*-*-* 〇F)

3.持ち物 印鑑、筆記用具

 

以上

 

本件に関するお問い合わせは以下までお願い致します。

▲▲部▲▲課 ◯◯◯◯

TEL:**-****-****

Mail:**@***.co.jp

 【メール】の場合の例文

<必要書類を別途郵送する場合>

件名:【株式会社▲▲】選考結果に関するご連絡

◯◯◯◯様 

 

先日はお忙しい中、弊社の最終面接へお越しいただき誠にありがとうございました。

株式会社▲▲、採用担当の◯◯と申します。


厳選なる審査の結果、ぜひ当社の一員としてお力添えをいただきたく

採用の内定を決定いたしましたので、ご報告申し上げます。

 

つきましては、下記の書類を別途郵送いたしましたので 

必要事項をご記入いただき、令和〇〇年〇〇月〇〇日までにご返送ください。


------------記------------

<郵送書類> 

・入社承諾書 1通

・入社誓約書 1通 

・労働契約書 1通

・返信用封筒

--------------------------


入社日の日程や必要書類などに関しましては、

追ってご連絡をさせていただきます。

 

なお、ご不明な点などございましたら 

▲▲部▲▲課◯◯までお気軽にお問い合わせください。 


◯◯様を弊社の一員として迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 


================================

株式会社▲▲

▲▲部▲▲課 ◯◯◯◯


住所:〒***-**** **県**市**町*-*-*

TEL:**-****-**** FAX:**-****-****

URL:http://***.co.jp

Mail:**@***.co.jp

================================

 

<来社して必要書類に記入してもらう場合>

件名:【株式会社▲▲】選考結果に関するご連絡

◯◯◯◯様 

 

先日はお忙しい中、弊社の最終面接へお越しいただき誠にありがとうございました。

株式会社▲▲、採用担当の◯◯と申します。


厳選なる審査の結果、ぜひ当社の一員としてお力添えをいただきたく

採用の内定を決定いたしましたので、ご報告申し上げます。

 

つきましては、入社日・条件等のお打ち合わせのため、

弊社オフィスまでお越しいただければと思いますが、

〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

恐れ入りますが、ご都合の良い日時を第三候補日まで

こちらのメールに全員返信にてご教示くださいませ。

 

<ご希望日時> ※記載例

第一候補:〇〇月〇〇日〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

第二候補:〇〇月〇〇日〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

第三候補:〇〇月〇〇日〇〇:〇〇~〇〇:〇〇

 

なお、当日は書類の記載・捺印をお願いしたく存じます。

恐れ入りますが、筆記用具、印鑑をご持参のうえ、

ご来社をお願い申し上げます。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

================================

株式会社▲▲

▲▲部▲▲課 ◯◯◯◯

 

住所:〒***-**** **県**市**町*-*-*

TEL:**-****-**** FAX:**-****-****

URL:http://***.co.jp

Mail:**@***.co.jp

================================

採用通知書に同封する書類

次に、同封する書類について確認していきましょう。

採用通知書は、「入社承諾書」「入社誓約書」「労働契約書」など、採用予定者の署名・捺印が必要な書類を同封するのが一般的です。といっても、必要書類について特にルールや規定があるわけではありません。入社までの流れによっても同封すべき書類や返送の仕方は変わってきますので、こちらでは一般例をご紹介したいと思います。

なお、最近は入社意思の確認をメールのやり取りで完結することや、メールに添付した書類(PDFファイル)を応募者自身で印刷してもらって返送してもらうといった企業も少なくありません。また、クラウド上で契約締結が完結できる『クラウドサイン』という電子契約サービスを用いる企業も増えていますので、併せて検討されると良いでしょう。

添え状

郵送で採用通知書を送る際は、「添え状」を同封します。「添え状」とは、「このような書類を送付いたします」という意味を持つ書類です。

どのような書類でも添え状を同封するのは一般的なマナーとされており、文章の中には時候の挨拶などを入れると良いでしょう。

入社承諾書

入社承諾書は、採用予定者が「特別な理由がない限りは入社します」という意志を企業側に向けて提出するもので、入社までに期間があるときなどに用いられます。予め企業側で文面を作成しておき、内容を確認してもらったうえで、採用予定者には日付や氏名の記入・捺印をしてもらいます。

入社意思の他に、以下のようなことを約束する文面を入れてもよいでしょう。

  • 指示された書類は遅滞なく提出すること
  • 提出した書類に不実記載がないこと
  • 健康上の問題で就業が困難になった際は、入社取り消しとされても異論がないこと

ただし、入社承諾書には法的な拘束力は一切ないため、提出後であっても採用予定者は入社日の2週間前までに申し出れば内定を辞退することが可能です。内定辞退を完全に防ぐことはできませんが、書面を通じて意思確認をすることで予防につなげましょう。

入社誓約書

入社の際に、誓約書を取り交わす場合もあります。

入社誓約書は、採用予定者に会社の方針を理解・遵守してもらい、会社に損害を与えるような行為を防ぐための書類です。入社承諾書と同様に、法的な効力はなく、採用予定者の提出も絶対的なものではありませんが、入社前に就業規則を確認してもらう目的をもって、一般的には以下のような内容を入れて作成します。

  • 就業規則の遵守
  • 秘密保持の約束
  • 人事方針への遵守
  • 損害賠償について

入社承諾書と誓約書を一緒にしている場合もありますが、それぞれ分けて作ることもあります。

労働契約書

労働契約書は、労働契約法に則った契約として以下の合意形成を行う書類です。

  • 労働者が使用者に使用されて労働すること
  • 使用者が労働者に対して賃金を支払うこと

書き方の規定はなく、以下のような項目を入れることが一般的です。

雇用期間 就業場所 仕事内容 休憩時間
退職に関する事項 給与 社会保障  

労働契約書も絶対的なものではありませんが、口頭確認だけではあとになって様々なトラブルを抱える可能性があるため、書面で示しておくとよいでしょう。

返信用封筒

入社承諾書や入社誓約書を郵送で返信してもらう際は、返信用封筒の同封が必要です。

応募者自身に用意をお願いすることも可能ですが、返信用封筒が入っていないことで、不親切な会社と思われたり、求職者からの返信が遅くなったりするといったリスクがあります。

また、返信先の宛先を間違える可能性もありますので、返信用封筒には自社の住所や部署、宛名を書いておくこと、切手を貼っておくことなどを忘れず行っておきましょう。

採用通知書に入れる項目

採用通知書には決まった書式があるわけではないため、企業側が自由に作成することができます。しかし、マナーとして最低限入れておきたい項目がありますので確認しておきましょう。

応募へのお礼と採用内定のお知らせ

求人へ応募してくれたこと、試験等があれば受験のお礼を述べたうえで、採用が決定したことを応募者に端的に伝えましょう。

郵送で書面として送る際は形式的な文面でもよいですが、メールの文面として送る際は事務的で冷たい印象を与えないよう作成するのがポイントです。上から目線にならず、「ぜひ入社してほしい」という思いを伝えましょう。

入社年月日

入社日や出社日を明確にしておきましょう。未定の際は、決定次第追って連絡する旨を記載しておきます。また、内定を辞退する場合には、遅くとも入社日の2週間前までに連絡してもらうよう伝えておくことも大切です。

同封書類の内容と返送期限

同封している書類があれば、どのような書類が同封されているのかを明記しましょう。返送が必要な場合は、返送期限も明記します。

書類が複数ある場合は、記入・捺印して「返送の必要があるもの」と、「入社日に持参してもらうもの」を分かりやすく分類して記載しましょう。記入漏れや返信の遅滞による入社手続きへの支障を回避するためにも、注意されるとよいかと思います。

また、書類や入社に関する問い合わせ先についても明記しておいてあげると、採用予定者の不安や懸念点を拾うことができるのでオススメです。

まとめ

採用通知書は、絶対に送らなければならないといった書類ではありません。企業や雇用形態によっては送らないケースもあります。しかし、応募のお礼とともに「ぜひ一緒に働きたい」という思いを伝えることによって、採用予定者は企業への信頼度を高め、内定辞退を防ぐことにもつながります。

後々のトラブルを回避するためにも、口頭だけでなく書面に残しておくことが双方にとって効果的と言えるでしょう。

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