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title: スムーズな書類選考のやり方は？人事が陥るパターン、ポイントを整理
description: 面接までいっても、なかなか採用につながらない。その原因は書類選考を「なんとなく済ませてしまう」ことにあるかもしれません。面接で確認すべきポイントを書類選考時にまとめておかないと、効率よく面接ができないものです。応募書類の見ておくべきポイントをお伝えします。
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# スムーズな書類選考のやり方は？人事が陥るパターン、ポイントを整理

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2021年12月24日

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最近は、履歴書や職務経歴書といった応募書類を作成する際に、テンプレートやツールを使うことが当たり前の時代となりました。あらかじめ業界や職種別の例文なども用意されているため、応募者は容易に書類が作れる時代です。

一方、書類選考を最初の関門としてきた人事担当者の方にとっては、「どの応募書類も似通った内容で、どこに注目すれば良いのか分からない」といった課題を抱える方も増えてきています。

今回はそんな書類選考において、応募書類のどこに着目したらよいのか、合否の判断ポイントはどこにあるのかなど、書類選考のやり方についてイチから解説いたします。

## 目次

[**転職活動における書類選考**](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_1)  
**[書類選考を実施する目的とは？](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_2)**  
[【目的1：効率性】面接する候補者を絞るため](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_1)  
[【目的2：事前調整】配属部署の調整を行うため](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_2)  
[**事前にやっておきたい準備とは？**](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_3)  
[**書類選考のフロー/流れ**](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_4)  
[【1】応募書類の依頼・受付](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_3)  
　[【2】記載内容のチェック](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_4)  
[【3】合否判断](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_5)  
[【4】選考結果の通知](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_6)  
[**ここをチェック！書類選考における6つのチェックポイント**](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_5)  
[【1】文書作成スキルやビジネスマナー](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_7)  
[【2】読み手を考慮した体裁か](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_8)  
[【3】自分の言葉で書かれているか](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_9)  
[【4】募集要件となる資格や経験の有無](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_10)  
[【5】転職理由や勤続年数](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_11)  
[【6】やる気や熱意](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h3_12)  
[**まとめ**](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_awn_20191121#h2_6)

| **これでもう苦労しない！ 採用要件のすり合わせ方パーフェクトガイドを手に入れよう** 採用基準が現場と経営ですり合っておらず、面接をセットしても両者から文句だけ言われる採用人事になっていませんか？逃げていく人材紹介会社、無くなっていく採用予算。そんな状況とはもうおさらばしましょう。 今すぐ採用要件を明確にするために、弊社採用コンサルタントが外部研修で提供した約2時間の有料研修の内容を中途採用サクセスの読者にダウンロード資料の形式でご用意いたしました。 - **有料セミナー２時間分が9枚のスライドに凝縮** - **人材要件整理表には記入例付きでわかりやすい！** - **社内のすり合わせで使える実践型テンプレート** 研修を受講しなくても、中途採用サクセスをご覧のみなさまには、期間限定で無料プレゼントしていますので、ぜひご利用下さい。 ※資料公開は予告なく有料化または終了する場合がありますのでご了承ください。 [![資料ダウンロードはこちら](https://hubspot-no-cache-na2-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/5455672/490101b4-f6e6-4f98-860b-be75183bf57e.png)](https://hubspot-cta-redirect-na2-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/5455672/490101b4-f6e6-4f98-860b-be75183bf57e) |
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## 転職活動における書類選考

そもそも書類選考は、その応募者と実際に会う価値があるかどうかを選別するスクリーニングを目的に行われます。新卒においては文章力をチェックする目的で使用されることも少なくありませんが、こと転職市場においては求めるスキルや経験を持っているかどうかをチェックする目的に重点が置かれるケースが多いようです。

近年では、採用手法も多様化し、すでに自社で働いている社員に人材を紹介してもらう[リファラル採用](https://blog.mid-career-recruiting.com/cost-reduction/budgets_csd_20190806?_ga=2.43628645.191721765.1608014413-1865285941.1608014413)やスキルを満たした人材をスカウトする[スカウトサービス](https://blog.mid-career-recruiting.com/candidate-attraction/scout_awn_20200812?_ga=2.43628645.191721765.1608014413-1865285941.1608014413)も流行しています。すでに自社の要件を満たしている人材の場合、どのような観点で書類選考を行うべきか悩む担当者の方も少なくありません。

## 書類選考を実施する目的とは？

![2_no46_1](https://blog.mid-career-recruiting.com/hs-fs/hubfs/%E4%B8%AD%E9%80%94%E6%8E%A1%E7%94%A8%E3%82%B5%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%82%B9/2_no46_1.jpeg?width=1000&name=2_no46_1.jpeg)

エン・ジャパン株式会社が発表した調査結果によると、中途採用を行った265社のうち、書類選考の目的について「全く対象外の応募者を外すため」と答えた企業は41%。「採用できそうな人しか面接しないため、かなり絞り込む」と回答した企業は29％と、書類選考をスクリーニング手段としている企業の多さがうかがえます。

![書類選考の目的](https://blog.mid-career-recruiting.com/hs-fs/hubfs/Success/img/%E6%9B%B8%E9%A1%9E%E9%81%B8%E8%80%83%E3%81%AE%E7%9B%AE%E7%9A%84.jpg?width=1036&name=%E6%9B%B8%E9%A1%9E%E9%81%B8%E8%80%83%E3%81%AE%E7%9B%AE%E7%9A%84.jpg)

（画像引用元：[履歴書対策「採用担当者は応募書類のココを見る」](https://mid-tenshoku.com/resume-taisaku/jinji-chumoku-point/)｜ミドルの転職　エン・ジャパン株式会社）

「そもそも書類選考は行わなければならないのか？」という疑問を持つ方もいらっしゃるかもしれません。こちらについては、自社が求める人材要件によって実施有無は判断して良い、と言えるでしょう。特に、人材確保に対するスピードや母数を重視するのであれば、実施しないという選択もありでしょう。それでは、具体的にどういったケースで書類選考は必要になるのでしょうか。行う目的は、主に以下の2つがあります。

### **【目的1：効率性】面接する候補者を絞るため**

知名度の高い人気企業や人気職種の募集で、大量応募が想定されるような場合、選考効率を高めるために書類選考を実施します。前述した通り、最近はある程度クオリティの高い書類が作れるようになっているため、チェックポイントを決めてスクリーニングをかけることで効率性を担保します。

もちろん、こういった人気ポジションでなくとも、時間・工数を割いて面接を行うわけですから、その工数を割くに値する人材をふるいにかける意味でも、有効な手段と言えます。

### **【目的2：事前調整】配属部署の調整を行うため**

中途採用の場合、1つのポジションに対してピンポイントで応募が来るという特性上、「事前に配属部署を調整する必要ってあるの？」と思う方もいるかもしれません。しかし、実際は募集求人の条件に該当しなくても、ほかの部署で活躍しそうな人材が見つかることもあります。

例えば未経験者を対象とするポジションが存在するような場合、自社への熱意やポテンシャルを知ることで、結果として優秀な人材を獲得する可能性を上げることにもつながります。またエンジニア採用などの場合であれば、配属先を変更して受け入れができる場合も多いため、留意しておくといいでしょう。

## 事前にやっておきたい準備とは？

それでは書類選考を実施するにあたって、具体的にどんな準備を行えば良いのでしょうか？取り組んでおきたいTODOを確認しましょう。

### **人材要件の整理**

そもそも求める人材像が定まっていなければ、何を良として何を悪とするのかという基準を持つことができません。年齢や学歴などから、なんとなく「良さそうな人」を選ぶのではなく、担当業務で必要とされる要件や人柄、志向性など、具体的な人材要件とすり合わせながら、書類選考で確認するポイントを決めておきましょう。

[こちらの記事](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/requirements_csd_20201104?_ga=2.172209763.191721765.1608014413-1865285941.1608014413)では、人材要件の定義方法や運用方法などをより詳しくご紹介しています。自社にふさわしい人材要件をまとめる際の参考になれば幸いです。

### **評価基準の設定**

書類のフォーマットや内容は人によって差があり、単純に並べて比較することが困難です。そのため、膨大な情報に左右されないよう、ある一定の評価基準を定めておく必要があります。また、書類を見る人によって判断が変わらないようにするためにも、共通基準を設定しておくといいでしょう。

例えば、募集ポジションに必要なスキルや経歴については、書類で容易に確認できます。こういった文章作成能力以外の項目において、何を評価し通過とするのかを予め決めておくとスムーズです。また、書類選考では何を確認する、適性テストでは何を確認する、面接では何を確認する……といった具合に、選考フェーズ毎の確認ポイントを整理しておくと役に立ちます。

## 書類選考のフロー/流れ

続いて、書類の受付から選考の通知まで、書類選考の具体的なフローやポイントについて解説いたします。

### **【1】応募書類の依頼・受付**

書類選考の方法は企業によってさまざまですが、一般的には履歴書と職務経歴書を最初に提出してもらいます。Web上フォームで受け付ける、郵送してもらうなど、まずは必要書類の受付方法を決めましょう。

メールで応募書類を受け付ける場合は、個人メールだと見落とし等が発生する可能性があるため、採用専用のメールアドレスを用意することをオススメします。

### **【2】記載内容のチェック**

まずは必要な書類が揃っているかどうかのチェックを行い、内容の確認に入っていきましょう。誤字脱字、文章の体裁はもちろんですが、下記の様なポイントをチェックされると良いでしょう。

- 経歴に不審な点がないか
- 勤続年数はどのくらいか
- 転職・退職理由はきちんと書かれているか
- 保有する資格や免許の内容は業務と関連性があるか
- 自社で活躍してくれそうな具体的な経験があるか
- 本人希望欄の記載内容に問題がないか

### **【3】合否判断**

応募書類の内容と下記の様なポイントを基準に、合否判断を行います。

- 自社が定める基本的な人材要件に合っているか（社内で活躍しているイメージがつくか）
- 次の選考でもっとその人のことを知りたいと思えるか

### **【4】選考結果の通知**

合否の結果については、選考を通過した人にだけ伝える方法と、落ちた人にも連絡する方法の2種類があります。いずれにしても、結果は速やかに伝えましょう。

伝達手段は電話、メール、書面などさまざまですが、企業側、応募者側の負担を考慮し、メールが最も手軽でしょう。

[こちらの記事](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_csd_20200903?_ga=2.210886229.191721765.1608014413-1865285941.1608014413)では、採用通知書の書き方や連絡方法、すぐに使えるテンプレートをご紹介しています。採用通知書の体裁などにお困りの場合には、参考になるでしょう。また、企業にとっても送りにくい不採用通知を送る方法は以下の記事でご紹介しています。自社への心証を悪くしないマナーや好感度を上げる方法もわかりますので、あわせてご一読いただければ幸いです。

| **関連記事：**[不採用通知の書き方・注意点やマナーを解説【テンプレートあり】](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/screening_csd_20201005?_ga=2.195579884.1563685411.1608016043-77214779.1608016043) |
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## **ここをチェック！書類選考における6つのチェックポイント**

![2_no46_2](https://blog.mid-career-recruiting.com/hs-fs/hubfs/%E4%B8%AD%E9%80%94%E6%8E%A1%E7%94%A8%E3%82%B5%E3%82%AF%E3%82%BB%E3%82%B9/2_no46_2.jpeg?width=1000&name=2_no46_2.jpeg)

最後に、書類選考でぜひチェックしておきたいポイントをご紹介いたします。

### **【1】文書作成スキルやビジネスマナーはあるか**

誤字脱字がないか、日本語としておかしくないか、卒業年数や入社年数などは合致しているかなど、まずは社会人として基本的なスキルが備わっているかを判断しましょう。

中途採用だとこちらは当たり前のことに思えますが、ダブルチェックのうえ提出しているかといった観点でみると、自社への応募意欲が高いかどうかが計れます。

### **【2】読み手を考慮した体裁か**

一文がだらだらと長すぎる、読み手に分かりづらい表現があるなど、読みにくい印象を与える文章でないかを確認しましょう。逆に、強調したい内容は太字にしてある、専門用語への補足説明があるといった配慮のある文章は、相手を意識して書いている証拠です。

細かなところですが、こうしたところからも、一歩引いて物事を見ることができる人材かどうかチェックすることができます。

### **【3】自分の言葉で書かれているか**

Web上で探せば、「履歴書や職務経歴書の書き方」やテンプレートなどがたくさん見つけられます。もちろん「見やすい書類」を作成する上でそのような情報を参考にするのは良いことですが、具体的な内容までどこかで見たことがあるような内容になっていないかを確認しましょう。

特に職務経歴書における経歴は、抽象的なものではなく、具体的な情報であるかを見ることが大切です。実際の経験に基づくものなのか、虚偽の記載なのかといった判断材料としましょう。

### **【4】募集要件となる資格や経験の有無**

中途採用において一番重要な項目とも言えますが、入社後すぐに活躍できそうなスキルや資格、経験を持っているかどうか等はもちろん、これまでの経験に一貫性があるかどうかといった点を確認しましょう。

こちらも自社の人材要件に左右されますが、経歴に一貫性がない人は飽きやすい性格で、すぐに辞める傾向があるため注意しましょう。

### **【5】転職理由や勤続年数**

前職はどれぐらいの期間働いたのか、退職理由に妥当性・正当性はあるか？といった点をチェックしましょう**。**その上で、「転職理由についてもっと聞いてみたい」、「自社とのマッチ度を計りたい」というような場合は、面接で確認しましょう。

### **【6】やる気や熱意**

この部分に関しては、文章だけで容易に判断することは難しいため、実際に会ってみてどう感じるかを確認されることをオススメします。

こと書類選考の段階では、応募者の細かな人柄・性格、コミュニケーション能力といった定性的な要素の見極めは難しいと言えます。書いている内容だけで判断が難しい部分は、面接での確認がマストになることも覚えておきましょう。

但し、志望動機や自己PR以外にも、送り状に記載されている内容なども付加的要素として判断基準の一つとされても良いでしょう。

## まとめ

こちらでは、書類選考を行うにあたって準備すべきことや選考時に見るべきポイントについてご紹介しました。応募書類の準備や確認は、双方にとって負荷のかかる工程です。しかし、結果として無駄な時間や工数を省くためにも、実施されると良いでしょう。

また、この記事を参考にしていただき、より精度の高い書類選考を実現する一助となれば幸いです。

| **【記入例付】いますぐ上司と目線合わせができる！ 採用要件すり合わせシート** ![thankyou_docimage_7](https://blog.mid-career-recruiting.com/hs-fs/hubfs/Success/img/thankyou_docimage_7.png?width=300&name=thankyou_docimage_7.png)採用要件が現場と経営ですり合わない理由は大きくは２つ。現場はビジネススキルを重要視し、経営はヒューマンスキルを重要視するからです。 ではどうすれば、要件がすり合うのでしょうか？まずは、経営と現場の両サイドの情報を整理、マスト要件等の定義、市場等のすり合わせの順に展開するとスムーズです。 ただし、これらを何も使わずに会議で議論しながら進めることはほぼ不可能です。 中途採用サクセスでは、採用コンサルタントが有料研修で提要している内容を、採用担当者が自社で使いやすい形に資料化しました。 - **自社の情報洗い出し項目の一覧化** - **人材スキル要件の要件定義表（コメント記入例付きで分かりやすい）** - **Must人材、Want人材、Not人材の判定整理シート** 「今すぐ上司と使える」という使いやすさを目指して資料化致しました。まずは中途採用サクセスをご覧のみなさまには、無料で提供いたしますので、ぜひご利用ください。 ※資料公開は予告なく有料化または終了する場合がありますのでご了承ください。 [![資料ダウンロードはこちら](https://hubspot-no-cache-na2-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/5455672/13e2a842-f358-4b51-b64a-0a7a9cd94e0c.png)](https://hubspot-cta-redirect-na2-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/5455672/13e2a842-f358-4b51-b64a-0a7a9cd94e0c) |
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**関連記事：**[書類選考の評価基準はどう決める？5つのチェックポイントと評価シート](https://blog.mid-career-recruiting.com/candidate-attraction/screening_csd_20200908)

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   [「人材要件の作り方・フレームワークを3STEPで理解！具体例付き」の続きを読む](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/requirements_csd_20201104)
9. #### [保育士不足はなぜ起きる？原因や理由、取るべき対策5つを紹介](https://blog.mid-career-recruiting.com/candidate-attraction/employment-method_csd_20201016)
   
   [「保育士不足はなぜ起きる？原因や理由、取るべき対策5つを紹介」の続きを読む](https://blog.mid-career-recruiting.com/candidate-attraction/employment-method_csd_20201016)
10. #### [【人事必見】電話面談とは？実施目的やポイント、進め方やトーク例](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/employment-method_csd_20201012)
    
    [「【人事必見】電話面談とは？実施目的やポイント、進め方やトーク例」の続きを読む](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention/employment-method_csd_20201012)

#### カテゴリ一覧

[母集団形成](https://blog.mid-career-recruiting.com/candidate-attraction)

中途採用では候補となる人材を集める「母集団形成」が大きな課題になっています。母集団に関する課題には、応募数などが集まらない数の問題、ターゲット人材が集まらない質の問題の２種類があります。採用戦略から面接担当者の教育まで、各社の状況を踏まえて解決のヒントやソリューション情報を紹介します。

[選考辞退](https://blog.mid-career-recruiting.com/rejection-prevention)

中途採用の売り手市場においては、面接辞退・内定辞退は必ず発生します。予防の観点を持つことで、防げる辞退も多くあります。ほしい人材を逃すことがないように、選考辞退を防ぎ採用を成功に導く方法を紹介します。

[コストダウン](https://blog.mid-career-recruiting.com/cost-reduction)

採用コストは求人難の影響で年々上がってきております。市況を踏まえて、適切な採用コストを把握しその範囲で確実に成果をだすことが肝要です。採用もコストがかかりますが、採用できないこともまた機会損失という状況で、いかに効率的に採用を成功させるか、役立つ情報を提供します。

#### 運営サービス一覧

[![転職・就活に役立つ口コミ・評判・年収及び求人情報「キャリコネ」](https://cdn2.hubspot.net/hubfs/5455672/Success/img/brand/brand_careerconnection.png)](https://careerconnection.jp)

[![ワンアップしたい人向けの求人・転職サイト「キャリコネ転職」](https://cdn2.hubspot.net/hubfs/5455672/Success/img/brand/brand_job.careerconnection.png)](https://job.careerconnection.jp)

[![次世代の働き方を発信「キャリコネニュース」](https://cdn2.hubspot.net/hubfs/5455672/Success/img/brand/brand_news.careerconnection.png)](https://news.careerconnection.jp)

[![プロが使う企業研究ノート「Resaco」](https://cdn2.hubspot.net/hubfs/5455672/Success/img/brand/brand_resaco.png)](https://corp-research.jp)

[![DXの最前線とつながる動画プラットフォーム「NEXT DX LEADER」](https://5455672.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/5455672/Success/img/brand/brand_next_dx_leader.png)](https://news.careerconnection.jp/dx?ref=success)

##### [![中途採用サクセス powered by キャリコネ](https://blog.mid-career-recruiting.com/hubfs/Success/img/logo_w.png)](https://blog.mid-career-recruiting.com)

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