書類選考のやり方は?5つの確認ポイントと3つの落とし穴

選考辞退
作成日
更新日

面接を実施する応募者を厳選し、面接時間を効果的に使うために、有効的な書類選考。逆に、判断基準が不明確であると、優秀な人材を切り落としてしまうリスクがあります。また、「どこを見るべきか」ポイントを把握せずに、1人ずつ確認していたら大変な時間がかかってしまいます。そこで、今回は効果的に書類選考を進める方法、見るべきポイント、陥りがちな落とし穴についてご紹介します。

>>「採用要件・採用基準の作り方解説」ダウンロードはこちら

目次


2_no46_1

書類選考の進め方4ステップ。事前準備と面接への活用方法

書類選考を効果的に活用するには、どのような手順に沿って進めていったら良いのでしょうか。書類選考を始める前にすべき準備や、その後の面接への役立て方をご紹介します。

1.求める人材を整理する

そもそも求める人材像が固まっていなければ、どのような点に着眼して書類を見れば良いのか基準を持つことができません。学歴や職歴から、ただ「良さそうな人」を選ぶのではなく、活躍してくれそうな人物像とすり合わせながら書類選考を行うために、自社の求める人材を固めておきましょう。

2.評価基準を決める

書類のフォーマットや内容は人によって差があり、単純に並べて比較することが困難です。膨大な情報に左右されないよう、ある一定の評価基準を定めておく必要があります。また、書類を見る人によって判断が変わらないようにするためにも、共通の基準が役に立ちます。

3.適材部署や面接官を決める

面接に進める応募者を決めたら、書類から読み取れる経歴や思考性によって、活躍できそうな部署を決めましょう。場合によっては本人が希望する部署や職種と違うものが当てはまるかもしれません。直属の上司となりそうな人や、同じ経歴を持って転職してきた社員などを面接官として選んでおけば、面接がより効果的なものとなります。

4.面接で確かめる点を決める

書類からは読み取れなかった点や、さらに深く聞きたい点などをまとめておきましょう。逆に、すでに書類に記入した項目を再度面接で聞かれると応募者のモチベーションも下げてしまうことがあります。重複の確認によって、限られた面接の時間をもったいないものとしてしまわないよう、聞くべきことを整理しましょう。

ここをチェック!学歴・職歴以外の5つの確認ポイント

具体的にどんな点に着眼して書類選考を行ったら良いのでしょうか。学歴や職歴、経験や資格が募集要項に沿っているかという点以外にも、見るべきポイントを解説します。

1.社会人としての基本的なマナーがあるか

当たり前のことですが、誤字脱字がないか、日本語としておかしくない文章であるか、卒業年数や入社年数などは合致しているか、など、社会人としての基本的な作法が伴っているかを判断しましょう。

2.読み手を考慮した体裁であるか

達筆である必要や素晴らしい文章である必要はありませんが、「相手を考慮しているか」という点は、どんな職種においても会社員として働く上では必要なものになるでしょう。

書類においては、例えば、見出しや強調したい部分は太字にする、文体を揃えるなど、読み手の読みやすさを考慮した構成となっているかといった点から、仕事においても創意工夫ができる人なのかといった判断ができます。

3.現職や前職場の環境や風土は近いものか

現在働いている会社やこれまで働いてきた会社がどのような環境や風土を持った会社なのかといった点も留意し、必要であればリサーチしておくとよいでしょう。あまりにも自社と異なる環境であると、入社後に馴染めないといったことがあるためです。気になった場合は、面接でその点を確認するようにしましょう。

4.自分の言葉で書かれているか

ネットで探せば、「履歴書や職務経歴書の書き方」やテンプレートなどがたくさん見つけられます。もちろん「見やすい書類」を作成する上でそのような情報を参考にするのは良いことですが、具体的な内容までどこかで見たことがあるような内容になっていないかを確認しましょう。

特に職務経歴書における経歴は、抽象的なものではなく、具体的な情報であるかによって、実際の経験に基づくものなのかを判断しましょう。

5.求める人物像としてイメージできるか

上記で触れたように、「書類選考を始める前の準備」として定めた「求める人物像」に合致しているかを照らし合わせましょう。必須条件やスキルも大切な判断軸ですが、仕事をする上で大切にしていることなど、思考性も重要な情報です。

スキルや経験は多少足りなくとも入社後に補うことができますが、思考性などはなかなか変えられるものではありません。現在活躍している社員などに照らし合わせ、近しいものかとイメージしてみるもの良いかもしれません。

それだけで足切りして大丈夫?書類選考で陥りがちな3つの判断基準

書類選考をひとつのふるい落とし作業として取り入れる企業もあるでしょう。その際に陥ってしまいがちな罠があります。偏った判断によって優秀な人材を逃さないように気をつけましょう。

1.「情報が多い=経験豊富」と判断してしまう

書類の情報量に関しては、人によってバラ付きがあるでしょう。しかし決して「たくさん書かれている=経験や豊富/意欲がある」わけでも、「余白が多い=経験が浅い/意欲が薄い」わけでもありません。文章量が多いのはただ情報を整理する力がないだけかもしれませんし、逆に経験の浅さをカバーしようとしているのかもしれません。

逆に、情報が少なく見えるのは、読み手のことを考えてあえてシンプルにしていたり、面接で詳しく話そうとしているのかもしれません。単純に「量」だけで判断しないようにしましょう。

2.「字が汚い=仕事ができない」と判断してしまう

確かに、達筆であれば仕事ができそう、字が下手だと仕事ができなそうという印象が残ります。ただし実際、今の業務で自筆を利用したコミュニケーションは少なくなっているでしょう。重要なのは丁寧に書かれたものであるか、思いが込められた文字であるかどうか。あまりにも読みにくいものは、礼儀がないと捉えられますが、字の上手下手だけで判断しないようにしましょう。

3.「転職回数が多い/ブランク期間が長い=すぐ辞めそう」と判断してしまう

転職回数、離職期間に関して、明確な基準を設けている企業も多いでしょう。確かに、転職回数が多かったり離職期間が長かったりすると、「入社してもすぐに辞めてしまうのでは」という懸念があるかもしれません。ただし、それだけですべてを判断してしまうのはもったいないことです。何か納得できるような理由があるかもしれません。特に、他に惹かれる点があるのであれば、面接で詳しく理由を聞くなど、総合的な判断材料のひとつとするようにしましょう。

関連記事:この人って「ジョブホッパー」?転職歴が多い人を人事はどう判断すべき?

まとめ

書類選考の進め方や見るべきポイント、陥りがちな罠についてご紹介しました。応募者の立場になって考えてみると、書類を準備するのはそれなりの時間と労力がかかります。書類から見極められるポイントと書類だけでは判断できない点がありますが、先入観によって判断せず、自社の求める人材に沿った判断基準を大切にしましょう。

新規CTA

 


関連記事:良い人材を逃がさない!"選ばれる"ベンチャー・中小企業になるための面接成功の秘訣とは?

関連記事:ことごとく最終面接NGに…社長OKが出ない原因って何?