書類選考の評価基準はどう決める?5つのチェックポイントと評価シート

母集団形成

時間やコストをかけても、採用した人材が思ったように活躍しなかったり、自社に定着しなかったりと、中途採用はとても難しいものです。選考において、求める人材を見極めることが重要となりますが、逆に言えば、本来必要だった人材を落としてしまうことがないよう注意が必要です。

今回は、そんな書類選考の必要性をはじめ、応募書類のどこに着目したらよいのかを含めた評価シートや、チェックポイントなど、書類選考のやり方についてイチから解説いたします。

目次

書類選考とは?新卒と中途採用の違い
書類選考を実施する目的とは?
 【目的1:効率性】面接する候補者を絞るため
 【目的2:事前調整】配属部署の調整を行うため
事前にやっておきたい準備とは?
 人材要件の整理
 評価基準の設定
カスタマイズOK!書類選考の評価シート
ここをチェック!書類選考における6つのチェックポイント
 1)文書作成スキルやビジネスマナー
 2)読み手を考慮した体裁か
 3)自分の言葉で書かれているか
 4)募集要件となる資格や経験の有無
 5)転職理由や勤続年数
自社での運用が難しいと感じたら……
まとめ

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書類選考とは?新卒と中途採用の違い

書類選考の流れ_評価

書類選考の流れややり方は企業によって様々ですが、一般的には履歴書と職務経歴書を提出させ、次の選考ステップへの進退を決める判断軸として利用されています。

新卒採用においては、主に文章力や表現力を確認する目的で用いられますが、中途採用においては、求めるスキルや経験を持っているかどうかの確認に比重が置かれるケースがほとんどだと言えます。

最近は、Web上で簡単に例文やテンプレートを引用し、一定のクオリティで書類作成が可能となったため判定が難しくなっています。そのため、企業独自の適性テスト実施、自社の応募書類や応募フォームの使用、志望動機書やポートフォリオの提出など、企業独自の手法でスクリーニングをかけるケースも増えています。

書類選考を実施する目的とは?

エン・ジャパン株式会社が運営するサイト「ミドルの転職」上で発表された調査結果によると、中途採用を行った265社のうち、書類選考の目的について「全く対象外の応募者を外すため」と答えた企業は41%。「採用できそうな人しか面接しないため、かなり絞り込む」と回答した企業は29%と、書類選考をスクリーニング手段としている企業は多いという結果が出ています。

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(画像引用元:エン・ジャパン株式会社運営|ミドルの転職「採用担当者は応募書類のココを見る」より)

では、具体的にどういったケースで書類選考は必要になるのでしょうか。実施目的は、主に下記の2つがあります。

【目的1:効率性】面接する候補者を絞るため

知名度の高い人気企業や人気職種の募集で、大量応募が想定されるような場合、選考効率を高めるために書類選考を実施します。前述した通り、最近はある程度クオリティの高い書類が作れるようになっているため、チェックポイントを決めてスクリーニングをかけることで効率性を担保します。

もちろんこういった人気ポジションでなくとも、時間・工数を割いて面接を行うわけですから、その工数を割くに値する人材をふるいにかける意味でも、有効な手段と言えます。

【目的2:事前調整】配属部署の調整を行うため

中途採用の場合、1つのポジションに対してピンポイントで応募が来るという特性上、「事前に配属部署を調整する必要ってあるの?」と思われる方もいらっしゃるでしょう。しかし、実際は募集求人の条件に該当しなくても、ほかの部署で活躍しそうな人材が見つかることもあります。

例えば未経験者を対象とするポジションが存在するような場合、自社への熱意やポテンシャルを知ることで、結果として優秀な人材を獲得する可能性を上げることにもつながります。またエンジニア採用などの場合であれば、配属先を変更して受け入れができる場合も多いため、留意しておかれると良いかと思います。

事前にやっておきたい準備とは?

書類選考を実施するにあたって、具体的にどんな準備を行えば良いのでしょうか?取り組んでおきたいTODOを確認しましょう。

人材要件の整理

そもそも求める人材像が定まっていなければ、何を良しとして何を悪いとするのかという基準を持つことができません。年齢や学歴などから、なんとなく「良さそうな人」を選ぶのではなく、担当業務で必要とされる要件や人柄、志向性など、具体的な人材要件とすり合わせながら、書類選考で確認するポイントを決めておきましょう。

例)MUST:営業経験3年以上、WANT:テレマーケティング経験

このような人材要件とペルソナとの違いや、具体的な設定方法や3つのポイントなど、設定が必要な理由を交えて以下の記事で解説していますので、ぜひ併せてご確認ください。

評価基準の設定

書類のフォーマットや内容は人によって差があり、単純に並べて比較することが困難です。膨大な情報に左右されないよう、ある一定の評価基準を定めておく必要があります。また、書類を見る人によって判断が変わらないようにするためにも、共通基準を設定しておくことをオススメします。

例えば、募集ポジションに必要なスキルや経歴については、容易に確認できます。こういった文章作成能力以外の項目において、何を評価≒通過とするのかを予め決めておくとスムーズです。また、書類選考では何を確認する、適性テストでは何を確認する、面接では何を確認する……といった具合に、選考フェーズ毎の確認ポイントを整理しておくと役に立ちます。

カスタマイズOK!書類選考の評価シート

上図は、書類選考を行う際の基本的なチェックシートです。こちらの内容に自社の評価基準をプラスして、汎用的な資料として活用できることがベストです。

新卒・中途採用といった雇用形態に関わらない、一般的な観点での評価シートですのでぜひご活用ください。

ここをチェック!書類選考における5つのチェックポイント

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最後に、書類選考でぜひチェックしておきたいポイントをご紹介いたします。

1)文書作成スキルやビジネスマナー

誤字脱字がないか、日本語としておかしくないか、卒業年数や入社年数などは合致しているかなど、まずは社会人として基本的なスキルが備わっているかを判断しましょう。

中途採用だとこちらは当たり前のことに思えますが、ダブルチェックしての上提出しているかといった観点でみると、自社への応募意欲が高いかどうかもが計れます。

2)読み手を考慮した体裁か

一文がだらだらと長すぎる、読み手に分かりづらい表現があるなど、読みにくい印象を与える文章でないか確認してください。逆に、強調したい内容は太字にしてある、専門用語への補足説明があるといった配慮のある文章は、相手を意識して書いている証拠です。

細かなところですが、こうしたところからも、一歩引いて物事を見ることができる人材かどうかチェックすることができます。

3)自分の言葉で書かれているか

Web上で探せば、「履歴書や職務経歴書の書き方」やテンプレートなどがたくさん見つけられます。もちろん「見やすい書類」を作成する上でそのような情報を参考にするのは良いことですが、具体的な内容までどこかで見たことがあるような内容になっていないかを確認しましょう。

特に職務経歴書における経歴は、抽象的なものではなく、具体的な情報であるかを見ることが大切です。実際の経験に基づくものなのか、虚偽の記載なのかといった判断材料としましょう。

4)募集要件となる資格や経験の有無

中途採用において一番重要な項目とも言えますが、入社後すぐに活躍できそうなスキルや資格、経験を持っているかはもちろん、これまでの経験に一貫性があるかどうかといった点を確認しましょう。

こちらも自社の人材要件に左右されますが、経歴に一貫性がない人は飽きやすい性格で、すぐに辞める傾向があるため注意しましょう。

5)転職理由や勤続年数

前職はどれぐらいの期間働いたのか、退職理由に妥当性・正当性はあるか?といった点をチェックしましょうその上で、「転職理由についてもっと聞いてみたい」、「自社とのマッチ度を計りたい」というような場合は、面接で確認しましょう。

自社での運用が難しいと感じたら……

入社後の人材育成をはじめ、評価制度や報酬制度の構築など人事担当者が行うべき業務は多岐に渡ります。そのため、今回解説した書類選考を実運用化したいのに「そもそも工数が割けない」「自社での運用は難しい」と感じる方もいらっしゃるでしょう。

そんな場合は、最近トレンド化しつつある採用代行アウトソーシング(RPO)を利用するのも一つの手です。採用代行サービスを提供する会社の中には、採用企画から入社後定着までにコミットしてくれるサービスもあります。

今後さらに深刻化が予測される人材難に備え、効率的かつ効果的な採用活動を実施できるかどうかは最重要事項です。自社のリソースだけでなく、採用ノウハウを持ち合わせたプロへの委託も含め、検討視野に入れましょう。

採用アウトソーシング(代行サービス)についてもっと知りたいという方は、以下の記事をご覧ください。中途採用に強みを持つサービスを厳選してご紹介していますので、即ご活用いただけるでしょう。

まとめ

書類選考の際は、ある程度統一された基準をもって評価を行うことがベストです。

この記事では、評価基準づくりのご参考となるよう評価シートやチェックポイントについてご紹介しています。自社における採用基準を照らし合わせながら、ぜひ、汎用的かつ最適な書類選考を行っていただければと思います。

採用要件すり合わせシート

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