「面接ドタキャン」を防ぐ|フェーズ毎の理由や対策方法、採用手法

選考辞退
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理想的な候補者から応募があり面接をセッティングしたのに、当日になってドタキャンされてしまった……なんて経験がある人事担当者の方は多いのでは?

近年、人口減少や労働者の慢性的な人手不足という状況も手伝い、求職者に対して求人数が多い売り手市場が続いています。転職サイトやエージェントも、「複数企業への応募」を促していることから、転職活動中の求職者のほとんどが複数企業にエントリーをしているという状況です。そのため、「1応募」の重みは薄れ、面接の当日にキャンセルする人もいれば、最悪のケースだとすっぽかしてしまう人もいます。

ここでは、そんな「面接ドタキャン」が起きてしまう理由や対策についてご紹介します。自社にとっての最適な改善策は何か?を考えるきっかけとして頂ければ幸いです。

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目次


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増加傾向と回答。直近1年間の面接辞退率

エン・ジャパンによると、直近1年間に中途採用を行った企業に対して行った調査によると、選考辞退率は86%という結果に。2社に1社が増加傾向にあるという回答もあり、売り手市場の影響が色濃く出ているようです。

2_NO.54_人事を悩ませる「面接のドタキャン」はどうすれば防げるの?_1

参照:辞退の心理 [増補改訂版]|『人事のミカタ』エン・ジャパン株式会社

面接当日、選考中、内定後……面接辞退のタイミングとは

企業によって選考過程や回数はさまざまですが、一般的に応募⇒書類選考⇒面接⇒内定というフローを経る場合が多いと思われます。調査では、選考フローにおいて「面接前日や当日」のドタキャン率が高いという残念な結果も出ていました。

2_NO.54_人事を悩ませる「面接のドタキャン」はどうすれば防げるの?_2

参照:辞退の心理 [増補改訂版]|『人事のミカタ』エン・ジャパン株式会社

「面接ドタキャン」の具体的な理由と背景

では、求職者が「面接のドタキャン」をする理由はどんなものがあるのでしょうか?

エン・ジャパン株式会社が運営する『人事のミカタ』(以下エン・ジャパン)が行った「面接を当日辞退しようと決めた理由」には以下の様なものが挙がりました。

  • 体調が悪かった(予測不能な事態が起きた)
  • 応募先企業の良くない評判を見聞きした
  • 他社で選考が通過した or 内定が出た
  • 改めて検討したところ、仕事内容や企業そのものにマッチしないと考えた
  • メールや電話の対応が悪かった
  • 応募先で働く自信がなくなった
  • 面接に行くのが面倒になった

内容として、対策できる事/できない事はありますが、少なくとも企業側が起因となっているものは対策が可能そうに思えます。

次項では、選考フェーズごとの辞退理由や対策についてご紹介していきます。

参照:面接日の当日に辞退しようと決めた理由は何ですか?|『人事のミカタ』エン・ジャパン株式会社

一次面接と二次面接以降ではドタキャンの理由が異なる

面接のドタキャンを減らそうと対策を練る際、まずは一次面接と二次面接以降でのドタキャン理由の違いを把握しておく必要があります。以下に、具体的な理由と対策をご紹介しますので、ご参考ください。

一次面接でのドタキャン理由

一次面接においては、応募者が「面倒くさくなってしまった」という理由が多い傾向にあります。以下のようなケースが当てはまるようなら、対策を検討しましょう。

月曜日の午前中に面接をセッティングしている

週末を挟んでしまうため、月曜日午前中の面接セッティングは特に「バックレ率」が高い傾向にあります。人事担当者からの事前確認メールも金曜日になるため、「サザエさん症候群」でやる気が継続しなかったり、忘れてしまったり……といったことも起こりやすいようです。

オンライン面談を導入していない、または抵抗がある

最終選考以外はオンラインにして、なるべくハードルを下げるのも一つです。「Skype(スカイプ)」も便利ではありますが、アカウントを持っていない場合は、それが若干ハードルになることも。「Whereby(ウェアバイ)」など、無料かつURLをクリックするだけで使えるオンライン会議ツールやオンライン面接専用の「HARUTAKA(ハルタカ)」などを利用するのもひとつの手段でしょう。

応募者にはスーツで来社してもらっている

普段スーツを着用しない環境で働いている求職者の場合、持っているスーツは就活時のリクルートスーツのみというパターンも。「新卒でもないのに、リクルートスーツで面接に行くのは恥ずかしい」「面接のためにスーツを購入するのは面倒」と億劫に感じる人がいることを理解しておきましょう。

また、求職者が就業中の場合、現在の勤め先に転職活動がバレないよう、コインロッカーに洋服を預けてトイレで着替える……といった負荷をかけていることも。

「二次面接まで服装自由」などとすると、意外と単純にキャンセル率が下がることもあるのでお試しください。

採否に影響しない適性検査を実施している

あまり合否に関係しない「適性検査」を惰性で実施しているのであれば、廃止も検討視野に入れましょう。適性検査に備えなければ……と、求職者が急に後ろ向きになることも多いに考えられるからです。

たとえ実施するにしても、一次面接通過以降にしたり、内容を性格検査のみに絞ったりすると、マンパワーやコスト削減にもつながるのでオススメです。企業によっては、基本的な計算ができるかどうか(分数・パーセンテージの計算など)をチェックするために、短時間のオリジナルテストを作成しているところも。こういった求職者の負荷を減らす取り組みは参考にされると良いでしょう。

なお、このように対策をして「事前準備」を減らした場合、人材紹介会社(転職エージェント)の担当者などにもしっかり伝えておくことを忘れずに。せっかく応募者の負担軽減策を講じても、共有不足で相手に伝わっていなければ意味がありません。

応募先企業の対応が悪かった

中途採用を行う企業に“最低限の心構え”として持っておいていただきたいのが、応募者に対する「スピーディかつ丁寧な対応」です。例えば、求職者からの問い合わせがあったら即座に対応する、面接打診時はフォローの文面を丁寧にする……など、手厚い対応を意識されるとよいでしょう。

二次面接以降のドタキャン理由

二次面接以降の場合、結論から言うと一次面接での印象があまりよくない場合に、ドタキャンを引き起こしがち。一次面接で、いかに「求職者に良い印象を残し、心をつかむか」が重要なのです。丁寧なコミュニケーションを心掛け、応募者に対する感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

また、求職者のモチベーションをアップさせるために、来てほしい人材には素直に「来てほしい」というオーラを出すことも必要です。最終面接前に、「社長はこういうことを気にするから対策しておいて」といったアドバイスをするのも一つです。人事と求職者間で仲間意識を生まれさせることができていれば、内定承諾率も高まるでしょう。

ドタキャンが起こる構造上の問題と自社に合った採用手法の検討の必要性

ご周知の通り、努力で完全にドタキャンをなくすことは難しいため、まずは「減らす」ことを目標にしていただきたいと思います。さまざまな対策を講じてもドタキャンが減らないといった場合は、採用手法を変えるのも一つです。

例えば、多くの企業が利用する求人サイトはユーザーを集め、効率的に採用活動を行うためのプラットフォームです。しかしそれと同時に、求職者の転職活動をスムーズにアシストするツールでもあります。そのため、一括応募によって手当たり次第にエントリーしたり、サイト内の連絡ツール(メール機能など)で辞退することも可能となってしまうのです。

もちろんこういった状況を考え、「面接辞退の仕方」や「マナー」といった記事を掲載し、注意喚起を行っている企業も多くあります。しかし、求人サイトには仲介者がおらず、企業と求職者が直接やり取りをするといった構造上の問題もあり、ドタキャンの影響を企業がダイレクトに受けてしまうのです。

対して、エージェントや採用代行といった人材紹介サービスを利用した場合はどうでしょうか。少なくとも、ドタキャンするような人材を紹介される可能性は軽減すると言えるでしょう。万が一、ドタキャンするような人材を紹介してしまった場合は、今後のビジネスにも影響を及ぼす可能性も出てくるので、企業側としても安心度が高いと言えるでしょう。

また、紹介サービス運営側が「人材要件に合っているかどうか?」「しっかりと選考に進んでくれるかどうか?」といったことまで判断して推薦を行ってくれるので、自動的に0次選考を行っているのと同義なのです。

ドタキャンによる選考フロー再検討、手厚いフォローといった対応策に時間や工数をかけられない……といった企業の場合は、こういった人材紹介サービスや採用代行サービスを検討されるのもオススメです。

まとめ

面接のドタキャンが発生すると、スケジュール調整をした人事は大変気まずい思いをしてしまううえ、書類選考や日程調整にかけた手間暇を考えれば、担当者本人のショックも大きいはず。対策方法は、一次面接か二次面接以降かによっても変わってくることを理解しておきましょう。また、求職者に振り回されることやドタキャンに労力を割かれていると感じているなら、求職者を厳選してくれるサービスを利用するのもいいでしょう。

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