【テンプレ付】採用連絡の基本|対応期日や時間、メールと電話の違い

選考辞退
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選考を終えて、いざ採用結果を伝えるタイミングになった際、連絡方法や注意点が気になってしまい、採用連絡が後回しになっているということがあるのではないでしょうか?

この記事では、コピー&ペーストで使える採用・不採用通知のテンプレートを、メールと電話それぞれの場合に分けてご紹介しています。採用通知の際に確実に伝えるべき事柄や気を付けるべきポイントも併せて解説していますので、採用連絡の前にぜひチェックしてみてください。

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目次

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採用連絡の最適とは?

採用活動に対する企業の考え方はさまざまです。最近は採用手法も多様化していることから、一般論のようなものは存在しないとも言えます。

しかし、求職者に対して不快感を与えないようにするという点は、どの企業も意識すべき点です。ここでは、そんな採用活動の中の一つである「採用連絡」における最適について解説します。

採用結果の連絡はいつまでに行う?

一般的にビジネスメールの返信は1~2日以内に送るのが最適だと言われています。一方、採用に関わる連絡は1週間以内が平均的。リクナビNEXTが調査を行ったデータによると、面接の結果連絡は7日以内に行うと回答した企業が56.7%という結果が出ています。

自社で「確保したい」と感じる人材であれば、決議が出たタイミングで送る企業もいますので、優秀人材を他社に取られないよう、早めに動くよう心掛けましょう。なお、お見送りの場合であれば、社内で重々検討した結果であるということをふまえ、1週間程度期間を置いて送るのが最適と考えられているようです。

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引用元:「面接結果の連絡はいつ届く?結果待ちで連絡がこない場合の対処法」より|リクナビNEXT

採用結果の連絡手段は?

採用結果の連絡は、合否によって連絡手段を使い分けるのが一般的です。

電話の場合、その場で次の工程について調整ができ、候補人材にいち早く結果を連絡することができるため、人材確保を急いでいる場合は電話を選ぶべきでしょう。

一方、選考結果が不採用の場合は、人事担当者の対応工数の観点から、メールで対応する企業が多いようです。

採用結果の連絡に適した時間は?

こちらもビジネスマナーに近しいですが、採用結果の連絡は午前中に行われるのが一般的です。但し、中途採用で在職中の場合はその点も考慮して対応すべきです。お昼休みの時間帯や、就業後などを狙って連絡するようにしましょう。

なかなか連絡がつかず、内定辞退に……なんてことにならないよう、事前に候補者へ連絡可能時間帯を確認しておくなどしておくと、スムーズでしょう。

選考結果を連絡する際に伝えるべき情報

メール、電話といった連絡手段を問わず、採用結果を知らせる際には漏らさずに応募者に伝えるべき情報があります。以下にその内容を記載しますので、ご参考になさってください。

<伝えるべき情報>

  • ・応募者の名前
  • ・応募や面接参加に対するお礼
  • ・選考結果
  • ・担当者の連絡先(メール、電話)

最初の挨拶の後には応募や面接参加へのお礼を伝え、最後にも結びの挨拶を入れるのがビジネスマナーです。不明点がある場合に応募者から問い合わせられるよう、担当者の名前と連絡先を入れ忘れないよう注意しましょう。

さらに、採用の場合にはその理由を盛り込んだり、不採用の場合には気遣いの言葉を入れたりできれば、無機質になりがちなメールでも人間味が伝わりやすくなります。こうすることで応募者に与える印象が良くなり、内定辞退を避けることにもつながるでしょう。

採用連絡に使える雛形

まずは、選考結果を連絡する際にすぐに使えるメールのテンプレートと電話のトークスクリプトをご紹介します。テンプレートをまだお持ちでない場合は是非活用してください。

メールでの選考結果通知のテンプレート

まずは、メールで選考結果を通知する場合のテンプレート。最終面接が終わって採用か不採用かを連絡する時の文面です。

合格の場合
件名:選考結果のご連絡(社名) 採用通知

(応募者名フルネーム)様


(社名)の(採用担当者名)と申します。

先日は、当社の面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。


厳選なる審査の結果、是非(応募者名)様のお力添えをいただきたく、(応募者名)様を正社員として採用することが内定いたしましたのでご連絡いたします。

 

まずは、●月●日までに入社の諾否についてご連絡をいただけますでしょうか。

ご不明な点等ございましたら、当社採用担当(採用担当者名)((電話番号))までお問い合わせください。

 

メールでのご連絡となり恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

(以下、担当者署名)

不合格の場合

件名:選考結果のご連絡(社名)

(応募者名フルネーム)様

 

(社名)の(採用担当者名)と申します。

 

先日は、当社の面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

 

社内で慎重に検討いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。

ご希望に沿えず誠に恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりしました応募書類につきましては、こちらで責任を持って処分させていただきます。

 

多数の企業の中から当社に応募いただき、また選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

末筆ではございますが、(応募者名)様の今後益々のご健勝とご活躍を、弊社一同心よりお祈りしております。

(以下、担当者署名)

電話での選考結果通知のトークスクリプト

続いて、電話で選考結果を通知する場合のトークスクリプトをご紹介します。メールの場合と同様、最終面接が終わって採用か不採用かを連絡する時の会話例です。

合格の場合

採用担当:

 

 

応募者:

 

採用担当:

 

応募者:

 

採用担当:

 

 

 

応募者:

 

採用担当者:

 

 

応募者:

 

採用担当者:

 

 

(社名)の(採用担当者名)と申します。

(応募者名)様の携帯電話でよろしいでしょうか。

 

はい。

 

(応募者名)様、ただ今、お時間よろしいでしょうか。

 

はい。

 

ありがとうございます。

先日は、当社の採用面接にお越しくださいましてありがとうございました。

厳選なる審査の結果、(応募者名)様を正社員として採用することになりました。

 

ありがとうございます。

 

つきましては、当社に入社していただけるかどうかを●月●日までにお電話またはメールにて、私までご連絡いただけますでしょうか。

 

承知いたしました。

 

ありがとうございます。入社に際してご不明点などありましたらいつでもお問い合わせください。社員一同、是非(応募者名)様と一緒に働きたいと思っておりますのでどうぞよろしくお願いいたします。

お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

不合格の場合

採用担当:

 

 

応募者:

 

採用担当:

 

応募者:

 

採用担当:

 

 

 

 

 

応募者:

 

採用担当:

(社名)の(採用担当者名)と申します。

(応募者名)様の携帯電話でよろしいでしょうか。

 

はい。

 

(応募者名)様、ただ今、お時間よろしいでしょうか。

 

はい。

 

ありがとうございます。先日は、当社の面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。

慎重に検討いたしましたが、残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待にお応えすることができず、大変申し訳ございません。何卒ご理解いただければ幸いです。

 

承知しました。ご連絡ありがとうございました。

 

この度は当社の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。(応募者名)様の今後の益々のご健勝とご活躍を心からお祈り申し上げております。

お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

不採用の場合は、今後のスケジュールなどについて話し合う必要がありませんので、電話で連絡するケースは多くないでしょう。電話で不採用の連絡を行ってトラブルに発展することもありますので、不採用の場合は、確実に本人に伝えることができて記録にも残るメールでの通知が良さそうです。

特別な理由があって電話で通知する場合、その場で不採用の理由を聞かれる可能性もありますので、どのように答えるのか事前に考えておくのが良いでしょう。

選考結果を連絡する際に意識すべきポイント

採用通知も採用活動の一部ですので、ただ連絡すればいいという感覚でおざなりな対応をしてしまうと、それが応募者に伝わって内定辞退の原因となってしまう可能性もあります。しっかりとした対応ができるように、選考結果の連絡の際に意識すべきポイントを挙げておきます。

電話で通知する場合は時間帯や相手の受電状況に注意する

電話連絡の際は、電話をかける時間に気を付けましょう。

特に転職者採用の場合は、応募者が電話に応答できる時間帯が限られている場合が多いので、面接の時に電話連絡可能な時間帯などを聞いておくのが安心です。

電話をかけたら、名乗った後にまず「ただ今お時間よろしいでしょうか」などと尋ね、そのまま電話を続けて差し支えないかを確認します。応募者の都合が悪い場合には、いつかけ直せばよいかを聞いて速やかに電話を切り、指定の時間にかけ直すようにしましょう。

不採用通知でもきちんと対応する

不採用の場合には連絡をしないという企業もありますが、応募者としてははっきりと結果を知りたいものです。結果が知らされないまま待っている期間の心理的な負担は決して小さなものではありませんし、他の企業での就職活動を進めるうえでも、結果を知らされずに待たされるのは大きなマイナスです。

この記事で紹介したような不採用通知メールのテンプレートを利用すれば、企業にとってもさほど大きな負担にはなりません。不採用の場合でもきちんと通知し、応募へのお礼を丁寧に伝えれば、応募者の心象も良くなるでしょう。

選考結果通知は1週間以内で行う

選考結果は、遅くとも面接日から1週間以内に行うのが基本です。これより遅くなると、応募者は不採用だと判断してしまう可能性があります。そうなると、に採用予定であった人材が連絡を待たずに他社への入社を決めてしまうという事態もありえますので、なるべく早く連絡しましょう。

面接後、すぐに採用を決めた場合なら、その日のうちに連絡しても問題ありません。不採用の場合でも、無為に待たせると応募者の就職活動に影響しますので、決まった段階でできるだけ早く通知することを心がけましょう。

誤字・脱字のダブルチェックをする

メールで選考結果を通知する際は、誤字や脱字がないかを毎回入念に確認するようにしましょう。

特に、テンプレートを利用する場合は、同じ文面を使い回しているうちに一部の文字が消えていたり、一部の情報を書き換え忘れたりする可能性があります。メールに誤字や脱字があると企業への印象が悪くなってしまいかねませんので、メールを書き終えたら最初からもう一度読み返し、内容をダブルチェックしてから送信すると良いでしょう。

まとめ

採用連絡も企業の採用活動の一部であり、欲しい人材を確保する上での決め手ともなりうる大切な業務です。この記事で紹介したテンプレートは流用いただいて問題有りませんので、採用連絡を効率化したい採用担当の皆さんは是非活用してください。

さらに、この記事で紹介した伝達事項やポイントを押さえつつ、企業のカラーを前面に出した人間味が感じられるようなアレンジを加えられれば、企業のイメージアップにも威力を発揮してくれるでしょう。余裕のある方はぜひ試してみてください。

参考元:不採用通知をするときのメール・電話の文例|「Re:Term」株式会社アイデム

 

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