採用連絡の基本|即使えるメール・電話のテンプレート、3つのポイント

選考辞退

選考を終えて、いざ採用結果を伝えるタイミングになった際、連絡方法や注意点が気になってしまい、採用連絡が後回しになっているということがあるのではないでしょうか?

この記事では、コピー&ペーストで使える採用・不採用通知のテンプレートを、メールと電話それぞれの場合に分けてご紹介しています。採用通知の際に確実に伝えるべき事柄や気を付けるべきポイントも併せて解説していますので、採用連絡の前にぜひチェックしてみてください。

目次

採用連絡時に伝えるべき情報とポイント
 メールの場合
 電話の場合
採用連絡に使えるテンプレート
 メールによる採用通知テンプレート
 電話による採用連絡トークスクリプト
採用通知で気をつけるべき3つのポイント
 電話で通知する場合は時間帯や相手の受電状況に注意する
 選考結果通知は1週間以内で行う
 誤字・脱字のダブルチェックをする
採用連絡の最適とは?
 採用結果の連絡はいつまでに行う?
 採用結果の連絡手段は?
 採用結果の連絡に適した時間は?
まとめ

採用連絡時に伝えるべき情報とポイント

採用結果を連絡する際には、漏らさず応募者へ伝えるべき情報があります。パターンごとに項目とポイントを押さえましょう。

メールの場合

<メールで採用連絡する際に伝えるべき情報>

  • 応募者の氏名
  • 企業名
  • 応募や面接に対するお礼
  • 選考結果
  • 対応依頼内容(書類送付など)
  • 担当者の連絡先(部署名、Eメールアドレス&電話番号)

「あなたを採用します」という企業の真摯な姿勢や応募者への礼儀という観点で、連絡時は応募者の氏名を入れましょう。可能ならば採用理由も添えると、無機質なメールでもこちらの気持ちが伝わりやすく、内定辞退を防ぐための一手となり得るでしょう。

また、不明点がある場合に応募者が連絡できるよう、担当者の名前や連絡先も漏れなく記載するようにしましょう。

電話の場合

<電話で採用連絡する際に伝えるべき情報>

  • 話すことができる状況かどうかの確認
  • 応募者の氏名
  • 企業名
  • 応募や面接に対するお礼
  • 選考結果
  • 今後の流れ(書類提出依頼など)
  • 担当者の部署・名前

電話の場合、まずは相手が落ち着いて話せる状況かどうかを確認します。電話番号だけでは誰からの着信か分からない可能性が高いため、特に社名ははっきり聞こえるように意識すると良いでしょう。

書類提出などを含めた今後の流れについては、相手がメモを取らなければならないといった手間がかかるため「詳細は別途メールでお送りしますので、ご確認下さい」と促すのが親切です。

また、不明点等があった際に気軽に問い合わせができるよう、「何かご不明な点がございましたら、●●部の担当●●までご連絡ください」と最後にあらためて連絡先を伝えておきましょう。

採用連絡に使えるテンプレート

続いて、すぐに使えるメールのテンプレートと電話のトークスクリプトをご紹介します。テンプレートをまだお持ちでない場合はぜひご活用ください。

メールによる採用通知テンプレート

メールで採用通知を行う場合は、提出書類についても併せて記載しましょう。

件名:選考結果のご連絡(社名) 採用通知

(応募者氏名)様

(社名)の(採用担当者名)と申します。

先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただきまして誠にありがとうございました。    

厳選なる審査の結果、(応募者名)様を正社員として採用することが内定いたしましたので
ご連絡申し上げます。

つきましては、下記2点を本日付けで発送いたしましたので、
内容のご確認及び必要事項のご記入・ご捺印のうえ、
下記住所へご返送くださりますようお願い申し上げます。

<同封書類>
・労働条件通知書 1通
・採用内定承諾書 1通

<提出書類>
・採用内定承諾書 1通

【提出期限】
20●●年●●月●●日(●) 消印有効

ご不明な点等ございましたら、当社採用担当(採用担当者名)までお問い合わせください。
メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(以下、担当者署名)

電話による採用連絡トークスクリプト

続いては、電話で採用通知する場合のトークスクリプトをご紹介します。

採用担当:


応募者:

採用担当:


応募者:

採用担当:







応募者:

採用担当:


応募者:

採用担当:



(社名)の(採用担当者名)と申します。
(応募者名)様の携帯電話でよろしいでしょうか。

はい、そうです。

(応募者名)様、ただ今、お時間よろしいでしょうか。
※あるいは、いまお話ししても大丈夫でしょうか?等

はい、大丈夫です。

ありがとうございます。
先日は、当社の採用面接にお越しいただきありがとうございました。厳選なる審査の結果(応募者名)様を正社員としてお迎えしたく、ご連絡いたしました。
※ここで簡単に応募者の評価ポイントを伝えても好印象です。
例)(応募者名)様の●●のスキルをぜひ当社で活かして頂きたく、厳選なる審査の結果、(応募者名)様を正社員としてお迎えしたいと考えております。

ありがとうございます。

つきましては、本日付けで書類を発送させていただきましたので、
内容をご確認のうえ、
●月●日までにご返送をお願いできますでしょうか。

承知いたしました。

ありがとうございます。入社やその他ご不明点などありましたら、いつでもお問い合わせください。社員一同、(応募者名)様と一緒に働くことを楽しみにしておりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

また、採用連絡と同時に発生するのが不採用通知です。

「応募してくれたことに対する感謝を伝える」こと以外に気を付けなければならないポイントや、メール、電話、郵送による不採用通知のテンプレートは以下の記事でご紹介しています。併せて、ご参考になさってください。

関連記事:応募者へ不採用を伝える際の適切な断り方【文面・口頭のテンプレ付】

採用通知で気をつけるべき3つのポイント

採用通知も採用活動の一部です。「ただ連絡すれば良い」という感覚でおざなりな対応をしてしまうと、それが応募者に伝わって内定辞退の原因となってしまう可能性も。しっかりとした対応ができるよう、選考結果の連絡の際に意識すべきポイントを確認しておきましょう。

【1】電話で通知する場合は時間帯や相手の受電状況に注意する

電話連絡の際は、電話をかける時間に気を付けましょう。

特に転職者採用の場合は、応募者が電話に応答できる時間帯が限られている場合が多いため、面接の時に電話連絡可能な時間帯を聞いておくと安心です。対応可能時間が聞けていないという場合は、お昼休み時間の12:00~13:30か就業後の17:00以降を狙うと良いでしょう。

電話をかけたら、名乗った後にまず「ただ今お時間よろしいでしょうか」と聞き、そのまま電話を続けて差し支えないかを確認します。応募者の都合が悪い場合は、いつかけ直せば良いか聞き、速やかに電話を切って指定の日時にかけ直すようにしましょう。

【2】選考結果通知は1週間以内で行う

選考結果は、遅くとも面接日から1週間以内に行うのが基本です。これより遅くなると、応募者は不採用だと判断してしまう可能性があります。採用予定だった人材が連絡を待ちきれずに他社への入社を決めてしまう、という事態もあり得ますので、なるべく早く連絡しましょう。

面接後、すぐに採用を決めた場合であれば、その日のうちに連絡しても問題ありません。不採用の場合でも、無為に待たせると応募者の就職活動に影響しますので、決まった段階でできるだけ早く通知することを心がけましょう。

【3】誤字・脱字のダブルチェックをする

当たり前のことですが、メール配信前に誤字・脱字がないか入念に確認するようにしましょう。

特に、テンプレートを利用する場合は、同じ文面を使い回しているうちに一部の文字が消えていたり、一部の情報を書き換え忘れたりする可能性も。情報漏洩のリスクや企業としての体制を問われる事にも繋がりかねませんので、ダブルチェックを徹底するようにしましょう。

採用連絡の最適とは?

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採用活動に対する企業の考え方はさまざまです。最近は採用手法も多様化していることから、一般論のようなものは存在しないとも言えます。

しかし、求職者に対して不快感を与えないようにするという点は、どの企業も意識すべき点です。ここでは、そんな採用活動の中の一つである「採用連絡」における最適について解説します。

採用結果の連絡はいつまでに行う?

一般的にビジネスメールの返信は1~2日以内に送るのが最適だと言われています。一方、採用に関わる連絡は1週間以内が平均的。リクナビNEXTが調査を行ったデータによると、面接の結果連絡は7日以内に行うと回答した企業が56.7%という結果が出ています。

自社で「確保したい」と感じる人材であれば、決議が出たタイミングで送る企業もいますので、優秀人材を他社に取られないよう、早めに動くよう心掛けましょう。なお、お見送りの場合であれば、社内で重々検討した結果であるということをふまえ、1週間程度期間を置いて送るのが最適と考えられているようです。

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(リクナビNEXT「面接結果の連絡はいつ届く?結果待ちで連絡がこない場合の対処法」より)

採用結果の連絡手段は?

採用結果の連絡は、合否によって連絡手段を使い分けるのが一般的です。

電話の場合、その場で次の工程について調整が可能であり、候補人材にいち早く結果を連絡することができるため、人材確保を急いでいる場合は電話を選ぶべきと言えるでしょう。一方、選考結果が不採用の場合は、人事担当者の対応工数の観点から、メールで対応する企業が多い状況です。

採用結果の連絡に適した時間は?

こちらもビジネスマナーに近しいですが、採用結果の連絡は午前中に行われるのが一般的です。但し、中途採用で在職中の場合はその点も考慮して対応すべきです。お昼休みの時間帯や、就業後などを狙って連絡するようにしましょう。

なかなか連絡がつかず、内定辞退に……なんてことにならないよう、事前に候補者へ連絡可能時間帯を確認しておくなどしておくと、スムーズでしょう。

まとめ

採用連絡も企業の採用活動の一部であり、欲しい人材を確保する上での決め手ともなり得る大切な業務です。本記事でご紹介したテンプレートを活用し、煩雑になりがちな採用業務を少しでも効率化していただけたら幸いです。

また、記事内でご紹介した伝達事項やポイントを押さえつつ、企業カラーを前面に出した人間味が感じられるようなアレンジを加えれば、企業のイメージアップにも。余裕のある方はぜひお試しください。

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<目次>
1.採用メール
 応募受付完了&書類送付依頼
 書類選考結果(不合格)
 書類選考結果(合格)&面接日程調整
 面接日程確定
 面接結果(不合格)
 最終面接案内
 
内定(採用)通知書
2.郵送
 封筒の書き方
 書類(履歴書、職務経歴書)返却時の挨拶状
 採用通知書
3.電話
 面接日時の決定
 内定通知
4.事前チェックリスト(メール、郵送、電話)


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