【最新版】中途採用の流れ 徹底解説(採用計画~求人掲載~面接)

母集団形成
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人事の仕事は、賃金や福利厚生をはじめとした労務管理から、評価や配置・研修といった人事管理まで、多岐にわたります。そのなかでも、「採用計画(人員計画)」「採用業務」は、新しく社員を迎え入れるためには不可欠であり、非常に重要な業務です。

この業務は、数ある人事の業務のなかでも、量の多さが突出していることで知られます。「採用人事」と独立した呼称があることからも、人事のなかでも特別な業務であることがうかがえるでしょう。そして、会社の重要な財産である「人」を見極めることが最大の責務であるため、業務の質の高さも求められます。

また、同じ採用といっても、採用から応募まで1年以上もの期間をかけ活動する新卒採用と、必要に応じたタイミングで採用しなければならない中途採用では、スケジュール感も業務の流れも大きく異なります。

量・質ともに突出したレベルを求められるのが採用業務。この記事では、特に「中途採用」にフォーカスして、採用計画から面接までの流れとポイントについて解説します。

目次


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中途採用の現状

採用業務に着手する前に、現在の「採用」を取り巻く環境について正しく理解しておくことが重要です。

過去最高レベルの人材不足

まず着目すべき指標として、有効求人倍率が挙げられます。労働政策研究・研修機構の調査によると、有効求人倍率はリーマンショック後に落ち込むも、2014年から回復。2019年現在まで右肩上がりに上昇を続け、1.6倍を超える水準にまで達しています。なかには人材不足による黒字倒産になる企業まであるほどの、過去に例を見ないほどの人材不足の状況が続いています。

厚生労働省が最新データとして公表している”2020年度3月時点の有効求人倍率”は1.32倍となっており、求人数に対して求職者数が多い買い手市場傾向が見られます。今後も新型コロナ(COVID-19)の影響を受け、この買い手市場が続くとみられます。

優秀人材の取り合いが過熱

次に、完全失業率に着目してみましょう。有効求人倍率は、バブル期である1990年代初頭の水準を超える勢いで上昇しています。

一方で、完全失業率は減少傾向にはあるものの、90年代初頭の水準までは下がりきっていません。これは、転職市場において優秀人材の取り合いが行われ、こうした人材に多くの内定が集まっている、という状況を表しています。ここからも、採用環境の厳しさを読み取ることができます。

ワークライフバランスを重視する傾向に

働くことに対して抱く意識についても、変化が見られます。

内閣府の「就労等による若者の意識」に関する調査結果によると、「仕事よりも家庭・プライベート(私生活)を優先する」と回答した人の割合が、平成23年時点では52.9%に対し、平成30年時点では63.7%と、実に10ポイント以上もアップしています。

また、「働くことに関する不安」要素として挙げられているのは、「十分な収入が得られるか」が最も回答数が多く、2位以降は「老後の年金はどうなるのか」「きちんと仕事ができるか」「仕事と家庭生活の両立はどうか」「勤務先での人間関係はうまくいくか」と続きます。

転職先を検討する際には、残業時間や福利厚生制度、そして人間関係について情報収集する、といった声も多く見られます。仕事内容そのものももちろんですが、こうした要素がより重要な転職決定理由となる傾向が強く、またこうした傾向は特に若者に強いようです。

人事諸施策全体の見直しが必要

このように、有効求人倍率や完全失業率の推移をみると、採用環境は非常に厳しいものであることがわかるでしょう。さらに、ワークライフバランスを重視する傾向が強まるなど、求職者の意識も大きく変化しています。

優秀人材を獲得するためには、採用担当者のみならず、人事部全体が採用環境を理解し、労務管理から人事管理、そして組織づくりに至るまで、見直しに着手する必要があるのです。

参考資料:独立行政法人 労働政策研究・研修機構「完全失業率、有効求人倍率 1948年~2018年 年平均」

参考資料:一般職業紹介状況(令和元年11月分)|厚生労働省
参考資料:平成30年版 子供・若者白書>特集/就労等に関する若者の意識|内閣府

【2021年度版】中途採用に適した時期やトレンド予測

新型コロナ(COVID-19)の影響を受け、世界的な不況が続いています。今後は中途採用市場においてどんな変化があるのでしょうか?データをもとに予測してみましょう。

中途採用に適した時期

通年を通して転職活動を行っている求職者も少なくありませんが、企業にとって中途採用に適した時期はあるのでしょうか?

厚生労働省が公表するデータをもとに、直近4年間の「有効求職者数」の経年変化を追ったグラフを見てみましょう。このグラフによると、過去3年間は例年4月にかけてピークを迎えていますが、2020年度は1月から求職者数が上昇し続けているという結果が出ています。

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一方の「有効求人数」については、3月を境に数値が下がり続けており、明らかに新型コロナ(COVID-19)の影響を受けていることがうかがえます。

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こういった不況下においては、限られた求人を多数の求職者が奪い合うことになるため、募集をかけている企業側は、例年より応募数が多いと感じるでしょう。但し、その質が良いかどうかは別問題で、求職者側も出来るだけ多くの求人へ応募し、内定をつかみ取ろうとするため、期待外れのケースも少なくないようです。

参考記事:有利なのは何月?1~12月まで月別の中途採用トレンドをすべて解説!

今後のトレンド予測

こういった不況下において、企業側はどういった心構えで中途採用に臨めば良いのでしょうか。

まず一つ言えるのは、今後も少子高齢化によって労働力の獲得はますます厳しくなるということです。また、新卒から中途採用市場へ参入する企業が増えることにより、「優秀な即戦力人材を獲得したい」という企業側の意識が広がっていっています。

そのため、今後はこれまで日本では注目されることのなかった「リファラル採用」や「ヘッドハンティング」といった欧米的な採用手法が浸透していくと心得ましょう。

もう1点は、不況下でも採用活動は可能だということです。成長途中の企業は不況時にも積極的に人材獲得を行っていますし、優秀な求職者は動いているため、諦めずに活動し続けることを心得ましょう

採用ニーズと人員計画(採用計画)

続いて、採用ニーズや人員計画についてみていきましょう。採用業務が必要となる理由としては、以下のようなパターンがあります。

そもそも、「人材要件(採用要件)」って何?

人材要件(採用要件)とは、簡単に言うと、採用したい人材の「求める人物像」(ペルソナ)を具体化したものです。例えば、

  • どんなスキルを持っているのか
  • 年齢層
  • これまでの職務経験
  • 仕事に対して大切にしていること(価値観)

などについて定義していきます。

基本的には採用担当者がメインで人材要件を設定しますが、配属先の上司やメンバーの意見も非常に重要です。人材要件は、採用に関わる全てのメンバーが、採用したい人材について認識を合わせるためにも必要不可欠なのです。

どの段階で人材要件を設定する?

人材要件は、採用ニーズが発生したら、最初に着手する必要があります。「どうやって採用するか?」という採用手法に目が向きがちですが、これは、人材要件が固まったあとに考えるべきことです。

人材要件を定義して「どんな人」を採用したいのかを明確にし、設定したペルソナに最適な採用手法は何かを考える、という順番で検討を進めましょう。

人材要件の定義が重要な理由

もし、人材要件を定義しなければどうなるのでしょうか? 「これまで人材要件など作ったこともない」という人もいるでしょうが、人材要件を作らなければ、会社にとって大きな損失を生む可能性があるのです。

人材要件が具体化されていない場合、採用した人材と職場にミスマッチが起こりえます。せっかく採用しても、「こんな会社だとは思っていなかった」「働き方がイメージと違う」と不満に思われる可能性もありますし、配属先の現場からも「求めていた人材とは違う」と言われることもあるでしょう。最悪の場合、早期退職につながることもあり、会社にとっては採用コストが無駄になってしまいます。

したがって、配属先部署(現場)ともしっかりとすり合わせたうえで、人材要件を具体化することが、コストという観点でも必要なのです。

人材要件の具体的な設定方法

では次に、人材要件の設定方法について解説していきます。大きくは3つのステップで構成されています。

ステップ1:自社がどのような会社なのかを明文化する

まずは自分たちの会社が、何を目指しているのか、そしてそれを達成するために、どんな価値観を持ち、どんな働き方を求めているのかを、俯瞰的に整理することが必要です。これがないと、採用したい人材が会社にフィットするのかどうかを判断することができません。

ステップ2:採用ポジションのスキルを整理する

今回採用したいポジションに必要なスキルのみ、ピンポイントでまとめておくことももちろん必要です。しかし、それだけではなく、階層職層(一般~管理職)ランク別に、それぞれのランクで必要とされるスキルを段階的に整理しておくことをお勧めします。

これを準備しておくと、以下2つの利点があります。

  1. 採用ニーズが発生するたびにいちいち人材要件を作る必要がない
  2. 面接を担当する現場担当者に、人事や採用の専門知識がなくても、今回採用したい人材のスキルレベルを判断することができる

ここで言う「スキル」とは、ハード面(定量的に図れるスキル、経験年数や経験業種など)とソフト面(人柄に紐づくような、量では測れないマネジメントスキルやコミュニケーション能力など)の両面を指します。

ステップ3:不採用にする要件を整理する

どんなにスキルがポジションにマッチしていたとしても、社風に合わない人、価値観が合わない人、対人面で問題がある人は避けたいものです。

とはいえまた、人材要件を具体化するあまり、「この要件に完全に合致しなければ不合格」と決めつけすぎてしまうと、採用の幅が狭まってしまう可能性も。非常に厳しい採用環境である今、「『不採用要件には当てはまらない』ので、採用する方向で積極的に検討しよう」という考え方も、求められているのです。

【記入例付】いますぐ上司と目線合わせができる!
採用要件すり合わせシート

 

thankyou_docimage_7採用要件が現場と経営ですり合わない理由は大きくは2つ。現場はビジネススキルを重要視し、経営はヒューマンスキルを重要視するからです。

 

ではどうすれば、要件がすり合うのでしょうか?まずは、経営と現場の両サイドの情報を整理、マスト要件等の定義、市場等のすり合わせの順に展開するとスムーズです。

 

ただし、これらを何も使わずに会議で議論しながら進めることはほぼ不可能です。

 

中途採用サクセスでは、採用コンサルタントが有料研修で提要している内容を、採用担当者が自社で使いやすい形に資料化しました。

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  • 人材スキル要件の要件定義表(コメント記入例付きで分かりやすい)
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【コラム】完璧なロールモデルがいるあまりに採用できない会社の事例

会社にとって重要ポジションにいるAさんは、近く退職を予定。人事担当者は
その後任探しをする必要に迫られました。そして、Aさんのポジションを埋めることを考えるあまり、求める人材要件を作成する際も、Aさんと全く同じ要件を詳細に作り込んでしまったのです。

この人材要件に照らし合わせて採用を進めていくと…
「Bさんには○○のスキルが足らない」
「Cさんは年齢条件が当てはまらない…」
と、なかなかマッチする人材が見つかりません。

結局採用できないまま、Aさんの退職の日を迎えてしまいました。空きポジションのある体制のままでは、もちろん業務がスムーズに進むわけはなく、そのプロジェクトは開店休業状態に。

全く同じ経験・スキルを持ち合わせている人は、存在しません。入社後に身に着けてほしいスキルと、絶対に持ち合わせてほしいスキルを切り分けたうえで、採用に向き合うことが大事だと実感させられる出来事です。

関連記事:手順を間違えている人事も多い? 採用基準を作るなら「自社の情報整理」から始めよう

関連記事:中途採用がうまくいかないのは"採用基準"のせい? 採用基準にブレがないか確認しよう

関連記事:現場が「ほしい人材」と人事の採用が噛み合わない!その理由と対処方法

関連記事:やってしまいがちな”妥協”の採用 中小企業が悪循環にハマるワケ

関連記事:どうして現場の人々は「採れない人材」を欲しがるのか

求人方法の検討

人材要件が固まったら、求人方法について検討します。求人方法にはどんなパターンがあるのかを理解したうえで、求める「ペルソナ」に最適な求人方法は何かを考えましょう。

どんな採用方法がある?

求人方法には、大きく分けて下記3つの方法があります。

①求人広告

募集人数が多く、できるだけ多くの求職者にアピールしたいときにマッチする手法です。リクナビNEXTやマイナビ転職、dodaといった有料求人サイトと、ハローワークをはじめとした無料の手法があります。近年利用企業が増えているIndeedも、無料で掲載できるプランがあります。

②人材紹介

採用したい人材が見つけにくい場合に適した手法です。例えば、以下のような場合にマッチします。

  • ハイスキル人材を採用したい
  • ポジションが限定されているので、大々的に募集したくない
  • 競合相手に事業計画を悟られる可能性があり、秘密裏に採用したい
③推薦(リファラル採用)

信頼できる人からの紹介がほしいときに適した手法です。自社の社員から紹介してもらう「リファラル採用」もこれに該当します。また、企業トップや役員級の場合には、この手法が多く活用されます。

また前述した通り、今後も人材獲得が激戦化することが予測されており、欧米のようなヘッドハンティングといった採用手法も検討視野にされると良いでしょう。詳細については下記記事をご参考になさってください。

参考記事:ヘッドハンティングとは?人材紹介との違いや流れ、厳選10社を紹介

関連記事:中途採用における採用手法の選び方とは?

関連記事:どうすれば中途採用はうまくいくの?求人サイトの種類&上手な選び方

関連記事:欲しい人材に確実に求人情報を届ける方法4選

関連記事:中途採用における若手の採用手法|成功のコツ・注意点、オススメ3社

関連記事:中小企業にオススメの求人サイト6選|選ぶポイントやコスト面を比較

関連記事:ITエンジニア採用に強い3つの転職サイトを徹底比較

関連記事:【リクナビNEXT vs キャリコネ転職 徹底比較】どちらの求人サイトが今回の中途採用に合っている?

関連記事:【徹底比較】人材紹介会社vsキャリコネ転職 丸投げプラン

関連記事:「採用コンサルティング」ってどうなの?メリット&デメリットを知ろう

関連記事:リファラル採用って正直どう?効果と手間と注意点

関連記事:【採用担当者必見】掲載課金型求人サイトで採用がうまくいかない理由

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今回、中途採用サクセスでは、

  • リクナビNEXTやマイナビ転職といった求人媒体
  • リクルートエージェントやパソナ等の人材紹介
  • ビズリーチなどのスカウトサービス
  • Indeedなどの求人検索エンジン

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採用では社員の協力が不可欠

採用活動自体は人事主導で行いますが、人材要件策定の際と同様、職場の上司・メンバーも面接に関わってもらう可能性もあるため、会社全体に協力を仰ぐ必要があります。

また、リファラル採用の場合には、社員が会社の制度や募集職種に関する情報をしっかり理解している必要も。会社の採用サイトを読み込んでもらう、トークスクリプトを準備しておき共有するといった準備をしておきましょう。

採用手法を選択するのはいつ?

人材要件を策定したら、そのペルソナに最適な採用手法を選択しましょう。複数の手法が候補として挙げられた場合には、効果やコスト・リスクなどの観点から比較検討することも必要です。

求人広告・人材紹介を選択した場合には、担当営業やコンサルタントと打ち合わせを行い、募集背景や人材要件、処遇等の条件面の情報を開示し、専門家である彼らから意見を求めるのもいいでしょう。

どの求人サイトが最適なのか判断がつかない場合は、取扱いメディアの多い求人広告代理店の活用も検討しましょう。代理店独自の割引や無料でついてくるオプションを付与するなど、キャンペーンを実施していることもあります。

複数のサービスを利用することで、採用マーケットにも詳しくなる

求人広告を活用する場合、できるだけ多くの営業担当者とコンタクトをとっておきたいもの。自分なりに情報収集して、調べたつもりになったとしても、彼らは採用活動のプロです。最新のメディア情報はもちろん、採用を取り巻く環境を踏まえたうえで、有用なアドバイスをしてくれることでしょう。

業種や業界、ターゲット層についてもそれぞれ得意とするところが異なるケースもありますし、営業担当者との人間的な相性もあります。こうした理由から、広く比較検討することが必要なのです。

営業担当者との交渉において、気を付けたいことは?

多くの営業担当者とコンタクトをとるためには当然、時間と労力を要します。貴重な機会であることをしっかりと認識して、営業担当者からはできるだけ多くの情報を引き出すことを心がけましょう。前項のとおり、専門家の情報は人材要件や条件面を検討するうえでは非常に有用なためです。

また、採用業務は膨大なので、自分たちの業務をできるだけ効率化・最小化してくれるサービス内容かどうかも、重要なポイント。代理店の場合は、スカウトメールの配信代行をサービスの一つにしている場合もあり、交渉によっては大幅に自らの業務を減らすことも可能なのです。

関連記事:準備不足だと「チョロい人事」になっちゃう!? 求人メディアの営業と対等な関係を築く方法


【コラム】「転職イベント」って採用方法としてどうなの?

転職イベントに参加した人事担当者に話を聞くと、顔を曇らせる人が多いものです。
その理由として、下記のようなものが挙げられます。

  • 準備に時間がかかる
  • ブースへの呼び込みや、説明者に必要な人員が人事だけでは不足で、他部署からの応援も必要。呼び込み効果を上げるためにアルバイトを雇う場合も。(コストもアップ)
  • 土日開催が多いので、休日出勤になる
  • 出展企業が多い場合、参加者が11日で全部のブースを回ることは難しい。有名大手企業に集中し、知名度の低い中小企業のブースに立ち寄ってくれる求職者が少ない
  • 1日ブースを出すのに70万円程度の費用が必要。費用対効果が合わない

    転職イベントで効果を上げられるのは、以下のようなケースでしょう。
  • 有名大手企業や、商品やサービスに知名度がある企業
  • 呼び込みなどに人数を割ける、社員が協力的な企業
  • 採用要件のハードルが低く、人気職種での出展

出展費用を鑑みて、採用効果が出る見込みがあるのかしっかり検討することが大切です。可能であれば、参画を検討しているイベントに来場者として参加し、出展企業の傾向や全体的な雰囲気、求職者の行動やブースの装飾などについて、事前に研究するとよいでしょう。

求人手法の承認

求人手法が決まれば、無料の求人手法でない限りは「稟議・決裁」が必要となります。承認をとる際のポイントや具体的な流れを見ていきましょう。

承認をとるときのポイント

採用予算を決裁する責任者(上司や、中小企業の場合は社長・役員)に直接交渉します。決裁者が判断するポイントは以下の通りです。

■決裁者の判断ポイント(例)
金 額

採用にかかる費用(求人広告費用や紹介料)や、採用したいポジションの処遇(人件費)はいくらか?

採用までの期間

選択した採用手法では、採用するまでにどれくらいの期間が必要なのか? 採用できない場合、プロジェクト等に与える影響はどの程度か?

実現可能性

そもそも採用可能なのか?採用したいポジションに照らし合わせ、その採用手法で本当に採用ができるのか、勝ち筋があるのか?

どうやって承認をとる?

これまで、「求人広告を出せば採用できていた」「このメディアに掲載しておけば応募が来ていた」という場合、新しい採用手法を試すことに対して、決裁者が消極的になりがちでしょう。

では、どのように稟議を進めれば効果的なのでしょうか?ここでは、効果的な稟議の進め方について説明します。

■現状を伝える

新しい採用手法を選択したいと考える背景には、現状の課題があるはず。その課題について、具体的なデータ等を用いて決裁者に伝えましょう。主に以下3つの観点で現状について整理することが有用です。

  1. 現状の採用手法における、応募者の量・質に関する問題
  2. 採用環境の変化、求職者の行動変化等、市場の問題
  3. 今回の採用ポジションの難易度の高さ(競合他社の状況や人材の希有性)
■予測される効果を伝える

前述の通り、決裁者は「実現可能性」を気にするもの。そのため、予測される効果をしっかりと試算したうえで、いかに勝算があるかを伝える必要があります。試算する際には、求人広告メディアの営業担当者等から得た情報も有用です。

■収集するべき情報(例)
  • 募集ポジションの平均応募数(実績)
  • 競合他社の平均応募数や採用数(新手法活用による見込み)
  • 過去の応募数から採用に至った採用決定率(実績)

上記の情報に、今回の手法により必要になるコストも加味し、「採用数見込み」と「採用コスト・単価」を伝えましょう。当然ながら、現状の手法によるデータとの比較は必須。併記して伝えると、いかに費用対効果が高く、かつ実現可能性が高いかを伝えられるでしょう。

また、参考情報として、競合他社の情報はぜひとも伝えたいもの。「○○社はこれを使って○人採用成功しました」といった生の声を伝えることは、決裁者が判断するための重要な材料となることでしょう。

■決裁期限を伝える

いつまでも悩まれていては仕方ありません。採用できなかった場合のリスク(プロジェクトの実行時期や事業計画等への影響)も伝えたうえで、「いつまでに決裁してもらわないと間に合わない」ということを、明確に伝えましょう。


【コラム】通る稟議書、通らない稟議書

せっかく時間と労力を使って採用手法を比較検討したのですから、スムーズに稟議を通したいもの。承認してもらうためには、上述のポイントを踏まえた稟議書を起票することが必要です。反対に、どんな稟議書が承認されにくいのでしょうか?

■通りにくい稟議書の特徴

  1. 会社の状況や方針を理解していない
    会社の状況を踏まえた承認基準を理解していますか?
    自分の考えを押し付けていませんか?
  2. 時間に対する意識が甘い
    決裁者のスケジュールを理解して、余裕を持った承認スケジュールを
    組んでいますか?

    契約締結ぎりぎりに稟議書を提出していませんか?
  3. 根回しをしていない
    事前に「こんな求人サイトが使いたい」と相談・コミュニケーションをとっていれば、
    承認されやすいものです。
  4. そもそも「読みにくい」稟議書になっている
    だらだらと長文で書いていると、「何が言いたいのか分からない」と、突き返されるケースも。
上記のようなケースになっていないか、ということに留意して、スムーズに承認される稟議書を作成しましょう。

関連記事:上司を説得できる「適正な採用コスト」の考え方とは?

関連記事:担当者が意識しておきたい中途採用の「コスト」と「無駄」

関連記事:「丸投げプラン」を使うなんて論外?人事が注力すべき仕事とは

求人原稿作成

活用する求人手法が決定したら、続いては求職者にどう訴求していくかを考えていきます。ここでは、求職者の心をひきつける、魅力的な求人票・求人原稿の作成方法について解説します。

そもそも求人票とは?

求人票とは、募集要項や会社概要だけを載せるものではありません。その会社で実際に働いている社員の働き方や、実現できるキャリアプラン等、その会社で働く「魅力」を伝えるためのツールでもあります。

求職者にとって、求人票はその会社の第一印象を決める「入り口」的存在。求人広告サイト(転職サイト)を使う場合も、人材紹介を活用する際にも、求人票は非常に重要なものなのです。言うまでもないことですが、虚偽の情報や、法令違反につながるような情報を決して載せないよう注意が必要です。

求人票はいつ作る?

基本的には、それぞれの求人媒体で既定のフォーマットが準備されています。そのフォーマットにしたがって、求人票の作成に着手しましょう。

場合によっては、求人票の内容について、法令違反がないかを確認する審査が入ることも。そのため、求人広告掲載の1~2営業日前に入稿締め切り日を設けているところがほとんどです。

求人媒体によっては、人事担当者向けに入稿システム・画面が準備されていることもあり、原稿の修正を無制限で行えるサービスがあることも。こうしたサービスの有無については、求人媒体を決定する際の検討要素として加えてもよいでしょう。

求人票はどうやって作る?

どんな求人票が、求職者の目をひきつけるのでしょうか? 具体的な作成にあたって、注意するべきポイントをご紹介します。

■まずは完成イメージを確認する
  • すでに公開されている他社の求人票をもとに、どこに記載した内容が、どのように強調されるのか、どんなレイアウトになるのかを確認しましょう。せっかく魅力的な情報を書いたとしても、それが目に触れにくいところに載るのであれば意味がありません。
■スマートフォンで閲覧されることを念頭におく
  • 最近ではスマホで転職活動をする求職者も多くいます。そのため、求人票もスマホで閲覧されることを前提として、文字数や画像の大きさなどによって読み手にストレスを与えることがないよう、注意しましょう。
■ペルソナが求める情報は何かをイメージする
  • 今回の募集ポジションのペルソナ(ターゲット像)をしっかりとイメージし、何を重視して会社を選び、応募するのかを考えましょう。
  • 例えば、そのペルソナがワークライフバランスを重視する場合、キャリアアップに関する情報ばかりを載せていても、心に響くことはないでしょう。また反対に、高い成長意欲や創造力を求めているのに、仕事内容についてルーチンワークを強調するような表現をしてしまうと、人材要件にマッチした人材が応募する可能性は低くなります。
■制作代行サービスの場合は、要件を明確に伝える
  • 求人広告サイトの場合、求人原稿の代行サービスは多く存在します。
  • その場合も、どんな人材要件なのか、会社についてどんな印象をもってほしいのか、何を強調して伝えたいのか、しっかりと必要要件を整理して営業担当者や原稿制作ディレクターに伝えることが必要です。こうすれば、ペルソナに沿った表現になるように工夫してくれることが期待できます。
  • 具体的にペルソナを設定して求人広告の制作者に伝えておかないと、結局一般的であいまいな表現となってしまい、ターゲットの心に響かない内容になってしまいます。
■職場の写真選びもスマホで映えるように
  • 既存社員の写真は、実際の職場の雰囲気が伝わりやすいため、ぜひとも活用したいもの。
    しかしこの際も、スマートフォンで閲覧されることを念頭に置き、
    1. 集合写真の場合は多くても3名まで
    2. ペルソナに近い人物を中心に据える
    3. モノトーンではなく、できるだけ華やかな色あいの服装で(目を引くため)
  • といったポイントをおさえた写真を準備しましょう。
    モデルの服装は、求職者にとって働くイメージをつかむために重要な要素。服装が自由でカジュアルOKの場合には、そういった服装で撮影に臨んでもらいましょう。

関連記事:応募が来ないのは求人票のせい? "選ばれる"求人票の書き方

関連記事:中途採用で優秀な人材が採れない…中小企業経営者のお悩みの原因は?

関連記事:求職者に会社の良さが伝えられない…よくある中途採用失敗例

求人票も「自社のブランディング」に活かせる

企業のマーケティング活動として、自社の「ブランディング」を推進している会社も多くあることでしょう。しかし、

「ブランディング」=奇をてらったもの、大きな予算が必要なもの

と考えていないでしょうか?

もちろん、そういった手法もあることは事実ですが、実は、「求人票」もブランディングのひとつとして活用できるのです。

前述のとおり、求人票は、会社の第一印象を決める「入り口」的存在。採用ターゲットはもちろんのこと、それ以外の求職者も潜在的な「お客様」としてとらえることもできます。会社の「自己紹介の場」だということを認識したうえで、気を抜くことなく、作成に当たることが大切です。

関連記事:「中途採用の応募が少ない!」は“上手いアピール”ですぐ改善

関連記事:すぐに始められる!「採用ブランディング」

関連記事:「採用コンテンツを充実させて!」と言われたら、採用担当者はどう返す?

スカウト配信

求人手法として多く活用されるのが「スカウト配信」です。ここでは、そのスカウト配信について、有効な活用方法を解説します。

主なスカウト配信サービスは3タイプ

スカウト配信サービスには、大きく3つのタイプがあります。

■求人サービスのオプションサービス
  • まずは、求人サイトなどに求人原稿を載せると同時に、オプションとして提供されるスカウト機能です。その求人サービスの会員情報から、スカウトメールを配信したい属性を特定し、自分たちの求人に応募を促すことを狙いとしたメッセージを送ります。
  • 例)リクナビNEXT、マイナビ転職、dodaなど
■スカウトメール配信を主体とするサービス
  • 転職希望者のデータベースにスカウトメールを送ることを「主サービス」として位置づけているもの。
  • 求人票を確認してから応募するスタイルの求人サイトとは若干異なり、求人票はスカウトメールを受け取った後にどのような募集要項かを確認するためのツールとして位置づけられています。前項の求人サイトのオプションサービスよりも、送れるメッセージの通数が多いことが特徴です。
  • 例)ビズリーチ、キャリトレ、ミイダスなど
■人事が直接メッセージ機能を利用するもの(例:LinkedInやFacebookなど)
  • 前出2項とは異なり、求人サイトやサービスを経ることなく、SNSのメッセージ機能を活用して直接的にコンタクトをとることが特徴です。
  • ただし、あくまでもSNSのため転職意欲があるかどうかを事前に知ることは難しいでしょう。将来的な繋がりを持つため、もしくは知り合いの知り合いを紹介してもらうといった使い方となるでしょう。

スカウトの自動配信サービスや代行サービスも

配信の主体は人事・採用担当者です。しかし、サービスによっては送り方が異なります。

  • スカウト配信条件と、メッセージテンプレートを準備することで、自動配信できるもの
  • 人力で配信代行してくれるもの(求人広告代理店に多い)
  • 採用担当者が一人ひとりのレジュメを見ながら、1通ずつしか送れないもの

自社が活用するサービスがいずれのパターンに該当するのか、特徴をしっかりと把握しておきましょう。

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thankyou_docimage_2中途採用は、募集開始から入社まで最低3ケ月はかかります。社内の稟議をスムーズに実施し、早く採用活動を開始するためにも、各採用サービスについて最新の情報で比較検討整理の提出が必要です。

 

今回、中途採用サクセスでは、

  • リクナビNEXTやマイナビ転職といった求人媒体
  • リクルートエージェントやパソナ等の人材紹介
  • ビズリーチなどのスカウトサービス
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スカウトメールの配信タイミングはまちまち

スカウトメールを送るタイミングも、サービスによって異なります。

■求人サイトのオプションサービスの場合
  • 求人広告が求人サイトに掲載されていないと応募ができません。そのため、スカウトメールを送ることができるのは、求人広告の掲載期間内となります。
■スカウトメール配信を主体とするサービスの場合
  • サービスによって、3ヶ月・半年・1年など、契約期間内で配信可能です。一人あたりの1日のスカウト受信数をコントロールするため、メッセージの配信数の上限が設けられている場合もあります。

いずれにおいても、求職者が開封しやすい時間帯にスカウトメールを送信することをお勧めします。

例えば、通勤時間帯や昼休みなどがよいでしょう。メールの配信時間帯に制限のないサービスの場合はいつでも送ることができますが、休日や深夜に送ってしまうと、「もしかしてブラック企業なのかも……」と不安にさせてしまう可能性もあるため、避けるようにしましょう。

スカウトメールは応募の後押しにも効果あり

冒頭に述べたように、現在は採用難の時代。求人票そのものが求人サイトに多くあふれるため、他社の求人に埋もれて、求職者に見つけてもらえない可能性があります。

また、転職意欲が顕在化していないユーザーの場合、「自分はどのような仕事をやりたいのか?」「自分にニーズはあるのか?」など、自分の希望や市場価値を探っているケースもあります。その場合、「あなたのスキルがこの仕事に求められています!」というメッセージをもらうことで、応募の後押しになることもあるのです。

スカウトメール文面を作成する際のポイント

スカウトメールを作るためには、求人票とスカウトメールのテンプレートの2つを準備することが必要です。テンプレートを作るうえでのポイントは以下の23つです。

■魅力的な件名
  • スカウトメールは、開封されないと何も意味はありません。開封してもらうためには、件名に工夫をこらすことが必要不可欠です。以下の点に注意しましょう。
    1. 注目してもらいたい言葉を先頭に置く
    2. メッセージボックスで件名が全て表示されるようにする
  • なお、件名の文字数については、スマートフォンで閲覧されることを前提として、何文字まで表示されるか営業担当者に確認するようにしましょう。
■できる限り「1to1」を意識して
  • スカウトメールでは、「なぜあなたにスカウトをしているのか」という1to1のメッセージを送ると、非常に効果的でしょう。しかし何百通ものメッセージを送る場合、一人ひとりのレジュメを見てメッセージ内容を変更していくのは現実的ではありません。
  • その場合は、スカウトメールの配信対象とする求職者の検索条件を細かく設定し、その設定の数だけ、タイプ別にメッセージテンプレートを用意することをお勧めします。一般的な表現ではなく、そのタイプにこそ響く表現を活用することで、より応募を促進できるでしょう。

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選考

求人票やスカウトメールが奏功し、応募者が出現したら、いよいよ選考が始まります。

選考方法は4種類

多くの企業が採用する選考方法としては、主に以下の4種類が挙げられます。

■書類選考
  • 履歴書や職務経歴書を用いた選考方法。1次選考として位置づけられることが多いでしょう。求人サイトの場合、応募フォームに入力するWebレジュメや登録済みのプロフィール情報が使われることもあります。
■適性検査
  • 適性検査には、性格検査と能力検査の2種類があります。性格検査は、その人がどんな性質なのか、社風に合うのかを判断するために活用されます。能力検査に関しては、例えばSPIの場合は言語分野と非言語分野に分かれており、業務遂行に必要な基礎能力・知識を持っているかを測ることができます。
  • 新卒採用の場合は、社会人経験のない学生を採用するため判断材料が少なく、基礎学力や性質を見極めるために多くの企業が適性検査を活用しています。
  • しかし中途採用の場合も、適性検査の導入は有効でしょう。入社後のミスマッチを防ぐためにも、求めるスキル・能力を測るためにも、重要なツールとして位置づける企業が増えています。
■面接
  • 実際に応募者と対面して、書類上では判断できないポイントを見極めるために行います。2~3回の面接を行うのが主流でしたが、昨今の採用難により、選考辞退・内定辞退を避けるために、面接回数を極力減らす傾向が強いようです。また、企業によっては、複数回の面接を同日に行うケースも。こうすると、複数の社員の目によって、厳密かつ短期間に選考することが可能となります。
■リファレンスチェック
  • 欧米では一般的な手法で、例えば 
    • 複数名から推薦文の提出を求める
    • 本人の承諾を得たうえで、推薦者に対して応募者の人柄に関する質問書を送る
  • といった選考を行います。
  • 第三者の視点を入れることで、業務遂行能力だけでなく、対人関係等に問題のない人物であるかもチェックできます。日本では長らく、転職は「後ろめたいもの」「秘密裏に行うもの」とされてきたため、あまりリファレンスチェックは行われてきませんでした。
  • しかし、近年では雇用の流動性を良いものとする風潮に変わってきていることもあり、少しずつ導入している企業が増えてきています。しかし、選考のスピード感が落ちるため、導入は慎重に検討しましょう。

【コラム】適性検査について

適性検査は、種類によってばらつきはありますが、一定のコストはかかるもの。「受検してもらっているけれど、活用しきれているのか不安」という採用担当者もいるのではないでしょうか? 費用対効果を高めるために、適性検査のお勧めの活用方法を紹介します。

適性検査は、上述のとおり性格検査と能力検査の大きく2種類に分かれます。また、受験方法も、「現地受検」「テストセンター受検」「WEB受検(オンライン)」の3つに分かれ、費用を比較する必要があることはもちろんのこと、WEB受検の場合は替え玉受検の恐れもあるなど、リスク観点での比較も必要です。

適性検査を使って、何を見極めたいのか、何のために活用するのかをしっかりと整理・検討したうえで、最適な検査と受検方法を見極めましょう。適性検査の活用目的は、大きく分けて以下の3つです。

1.足切り

  • 主に能力検査の結果をもとに、募集ポジションに必要とされる言語・非言語能力のレベルを確認するために活用します。基礎的な学力を確認するには有用ではありますが、この採用難の時代においては、最低限のハードルとしての活用に留めることをお勧めします。

2.面接の補助ツール

  • 性格検査では、その人の「強み」「弱み」を把握できます。性格検査の結果を受けて、気になるポイントを面接で重点的に確認するなど、面接の補助ツールとして活用できるでしょう。例えば「ストレス耐性に弱み」という結果が出た場合、これまで困難な状況においてどのように対処したのか、といった具体的な体験談を引き出すことで、職場で活躍できる人材かを確認できます。

3.入社後の人材活用・タレントマネジメントのツール

  • 選考としてのみならず、既存の社員のデータを分析し、ハイパフォーマーやローパフォーマーの傾向を把握するなど、人材活用のツールとしても活用できます。

上記の3つの活用方法を踏まえたうえで、何に重点を置いて検査を実施したいのか、コストはどれくらいかけられるのかを検討し、最適な適性検査を選択しましょう。

現場の社員が面接官になるケースも多い

基本的に面接は人事・採用担当者がメインとなって行います。

しかし入社後のミスマッチを防ぎ、かつ業務内容に関する詳細な説明も必要となるため、職場の上司やメンバーが同席するケースも多くあります。1~2次面接は採用担当者と現場上司、最終面接は役員・人事部長級、というケースが一般的です。

面接では、書面ではわからないことを会話を通じて確認

1~2次面接では、採用ポジションに必要なスキルや経験を満たしているか、またチームになじむことができるか、という人物面・スキル面の両面の確認を行います。また志向するキャリアプランがポジションと合致しているか、という点も重要な確認ポイントです。

最終面接では、社風・企業の文化にマッチし、価値観を共有できるか、そしてその企業にとって必要な人材となりえるかを、トップの目で判断することになります。

いずれも、書面上だけでは確認することはできません。実際に対面して、会話を重ねることで、その人となりを理解し、ミスマッチを防ぎ、活躍できる人材の確保につなげるのです。

選考は“スピード”が重要

書類選考、適性検査、面接、といったどの選考フェーズにおいても、スピーディに進めることが重要です。採用難の昨今、内定辞退はもとより選考辞退も起こりえます。「ぜひ入社して欲しい」と思った人材には、

  • 現在何社の選考を受けているのか
  • それぞれの企業の選考フェーズはどのあたりか
  • 他社の最終選考はいつ頃で、いつ最終合否の連絡があるのか
  • 他にはどんな業種・職種を志望しているのか

といった事項を確認し、他社の選考スピードを念頭に置いたうえで選考を進めることで、途中離脱を防ぎやすくなるでしょう。

選考案内の出し方&日時のセッティング

基本的には、求人サービスで用意されているメッセージ機能やEメールを利用して、選考の案内を出します。応募者のモチベーションを高め、確実に選考に参加してもらうため、以下のポイントに留意しましょう。

■丁寧に、感謝の気持ちを忘れずに
  • 丁寧な文面を作成することはもちろん大切ですが、「丁寧=堅苦しい」ではありません。応募者が貴重な時間を使ってくれていることをしっかりと意識して、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
■文面は分かりやすく、箇条書きに
  • 選考日時や場所など、伝えたいことは端的に箇条書きで伝えましょう。例えば、返信期日、日時、持ち物、服装、選考場所・地図情報などです。

特に、以下の2点に気を付けましょう。

1.集合時間
待合スペースの有無が案内方法に関わります。待合スペースがない場合、早く来社されても応募者が困るケースもありますので、その旨も忘れないように伝えましょう。

2.服装
カジュアルな服装の職場が多くなっているため、面接の際の服装をスーツと指定するのは、応募者にとって負担に。仕事の前後に面接に行く場合、着替える必要が出てきます。

求職者の心理的なハードルを下げるためにも、スーツの指定は最終選考のみとするなど、これまで当然だと思っていたルールを見直してみましょう。

■ドタキャンを防ぐためのフォローを
  • メッセージの文面に、「会いたいと思っている」「当日を楽しみにしている」「ざっくばらんにお話ししましょう」といった温かみのある言葉を加えることで、応募者が「面接に参加したい」と思われるような工夫をしてみましょう。
  • こういった一言が、当日のドタキャンを防ぐためにも効果的です。前日のリマインドメールも忘れずに。
■面接は月曜日「以外」に
  • 月曜日、特に午前中の面接はドタキャン率が高くなりがち。土日休みの会社の場合、リマインドメールを送るのが金曜日となり、月曜日には忘れられてしまうことも。
  • とはいえ、土日にリマインドメールを送ると、「休日出勤が当たり前の会社」と誤解されてしまいます。できる限り、月曜日以外の曜日に面接をセットしましょう。

面接はどうやって行う?

限られた時間のなかで応募者の本質を見極めるためには、実に多くのことに気を付けなければなりません。固定された手順で面接を行う企業も多いと思いますが、ミスマッチを防ぎ、応募者について深く知るためにも、今一度面接内容を見直してみましょう。

■質問事項を改めて整理
  • 面接前に書類選考内容を再確認し、気になるポイントを洗い出し、質問内容を整理しておきましょう。例えば、学歴・職歴の空白期間、扶養控除の対象、通勤時間、退職理由、転職理由などです。
■圧迫面接はNGと心得る
  • 圧迫面接でストレス耐性を測る、という企業もあることでしょう。しかし、応募者と言えど、潜在的なお客様であり、将来の取引先となる可能性もあります。これを念頭に置いて、丁寧に接しましょう。
■人材要件に合致する人物なのかを確認する
  • 人材要件を具体的に作りこんでおけば、面接ではその要件に合致する人物なのかを見極めることが容易になります。「どんな質問をすればいいのか?」と迷った場合、まずは人材要件の具体性を上げることを意識しましょう。
■過去のエピソードをもとに、適性を判断する
  • 「がんばれるか?」「経験がないようだが、やっていけるか?」といった漠然とした質問をしても、その人の行動特性や思考・適性は判断できません。これまでの業務経験や、特に「苦労したエピソード」を通し、仕事に対する姿勢や、問題を解決する力、コミュニケーション能力などを確認すると良いでしょう。
■注意するべき質問を再確認しておく
  • 面接では差別や偏見、人権侵害、ハラスメントに繋がるような「聞いていけない質問」があります。
    1. 本籍地、住所環境に関すること
    2. 家族状況に関すること
    3. 家族の職業・資産に関すること
    4. 思想・信条に関すること
    5. その他(男女差別、セクハラ等)
  • 質問ではありませんが、「HIV」「B型・C型肝炎」等の情報収集も禁じられているため、既往歴の確認についても注意を払うようにしましょう。
  • また、家庭の状況により働き方に制限がある求職者もいます。家族の状況を根掘り葉掘り聞き、それを採否の基準にすることはしてはいけません。しかし、求職者本人の働き方に関わる部分でしたら確認の必要があります。求職者自らが進んで申告する分には問題ないため、採否に関わらないことを念頭に伝え、話しやすい雰囲気作りを行いながらヒアリングしていきましょう。

せっかく採用しても、入社後活躍しない・むしろ悪影響を及ぼす、という残念なパターンも起こりえます。こうしたケースを防ぐためにも、面接を通してしっかりと人物確認をすること、そしてその面接方法を、面接官全員に共有することが大切です。

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不合格の伝え方

不採用の場合、その伝え方には2パターンあります。

  1. 面接時に「●日以内に連絡がない場合は不採用とする」旨を伝えたうえで、通知しない
  2. 不採用通知を送る

2のパターンの場合、定型のテンプレートを活用しても問題ありませんが、最も気を付けるべきポイントはその通知タイミングです。

基本的に求職者は短期間に選考を進めたいと思っているため、できる限り待機期間を短くするよう配慮したいところ。ただし、即日・翌日に不採用通知を送ってしまうと、応募者に対して不快な印象を残してしまいます。選考3日後くらいを目安に、不採用の通知をするのがベストでしょう。

また、不採用の場合、「なぜ不採用なのか?」を問い合わせてくる応募者も存在します。その場合、「選考基準はお伝えしておりません」と伝えて問題ありませんが、丁寧な応対を心がけましょう。


【コラム】不採用通知はメールのほうがいい?

不採用の通知を電話で行う企業もありますが、電話の場合はトラブルが起こる可能性が高いようです。特に若年の求職者の場合、親が電話応対を行うケースがあります。本人に電話を代わってもらえず、不採用の旨を告げると激昂されたという経験をする人事も存在します。求職者本人に不採用通知を見てもらえる方法としても、エビデンスを残す手法としても、求人サイトのメッセージ機能やEメールにて不採用通知を行うほうがよいでしょう。


内定の伝え方

人材紹介会社(転職エージェント)を介していない場合は、採用担当者から直接内定を伝えることになります。内定を決めた理由や、面接での評価結果、内定者に期待することなどを伝えることで、入社に向けたモチベーションを高められるでしょう。

また内定を出す前に、条件面談(オファー面談)を行い、処遇やポジション、入社時期や勤務地について調整を行うケースも。条件面を「内定通知書(オファーレター)」に記載し、諾否回答の期限を定めて連絡しましょう。

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入社までの準備と当日

ここまでの多くのプロセスを経て、ついに入社してもらえても、職場が迎え入れる準備が万端ではなく、「やることがなくて放置」状態になってしまうと、入社者のモチベーションは一気に下がってしまいます。最悪の場合、1ヶ月以内の超早期退職につながることも。こうした事態を防ぐためにも、以下の通り、最初の準備を万端に整えておきましょう。

  • 入社前までに、PCや席、必要な文房具やメールアドレスなどのアカウント類を準備しておく
  • 入社日以降のスケジュールを組み(研修や業務説明等)、「放置されている」と思われないようにする。「マニュアルを読んでおいて」という指示も避けたほうが無難
  • 受け入れ担当者(メンター)を任命し、相談・質問をしやすい環境をつくっておく
  • 初日は職場でランチ会をするなど、歓迎ムードをつくって新入社員の緊張をほぐす

【コラム】定着率を上げるには?

中途入社者に定着してもらえなければ、採用コストは完全に無駄に。仮に年収600万円の人材が、売上に貢献することなく3年でやめてしまったら、単純に給与だけを計算しても1800万円のロスです。

会社の損失を防ぐために、定着率アップのための施策を考えることも、人事の大切な仕事なのです。では、なぜ定着してくれないのでしょうか?

冒頭にも述べたように、働くことに関する不安要素としてここ数年で増えているのは
「仕事と家庭の両立はどうか」
「勤務先での人間関係はうまくいくか」
というもの。

教育制度や福利厚生制度などの「ハード」面を充実させて求人票にも反映させれば、それにひかれた応募者が増えるでしょう。しかし、人材を定着させるには、「人間関係」という「ソフト」面の充実が必要なのです。

その「ソフト」面の一番のカギを握るのは、育成係であるメンターです。以下のような、嫌われるメンターは社内にいないでしょうか?

<嫌われるメンター>

  • 常に「上から目線」で指示・命令ばかり。褒めることなく叱責・非難ばかり
  • 「見て覚えろ」「とにかくやって」と、教えることなく放置する
  • 長時間労働を最大の美徳とし、質より量を重視する
  • 言うことがコロコロ変わる。間違っても謝らない

「この人と一緒に働きたい」「この職場で成長したい」と思ってもらうには、メンターの意識改革が必要不可欠です。上下関係を押し付けるのではなく、チームの一員として、共に成長していこう、という温かみのある「面倒見」が、定着率向上には求められます。

採用担当者は、採用業務のみに注力するのではなく、メンター教育についても同時に取り組んでいきましょう。

おわりに

採用できて、入社してしまえばあとは配属部署にお任せ、人事の手は離れた、という人もいるでしょう。しかし、人事の仕事は「採用したら終わり」ではありません。

採用した人に、自社でしっかりと活躍してもらうためには、研修等の仕組みで能力開発をする必要があるでしょう。また、職場になじんでもらうためのコミュニケーション施策を講じるのも人事の仕事です。

転職は、大きな決断を伴うもの。その決断に大きく関わって、背中を押し、手を差し伸べたのは人事です。一人の転職者の人生を預かった、という気持ちを強く持ち、その人が会社で活躍し、人生がより充実したものになるよう、人事制度のみならず組織づくりまで含めて取り組んでいきましょう。

また採用で失敗する前に、まずは丸投げできる採用のプロに相談を

 

thankyou_docimage_1求人媒体に出し続け、失敗する企業は今日も後を絶ちません。しかし、それは掲載している企業のせいではありません。採れない理由を媒体の営業は説明してくれたでしょうか。

キャリコネ転職の「採用丸投げプラン」では、

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といった採用作業の丸投げにとどまらず、

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