応募者と連絡途中で返信が途絶える…応募者の気持ちを掴むコミュニケーションの取り方

選考辞退
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選考段階の途中にも関わらず、応募者と連絡が取れなくなってしまう経験をした人事担当者は多いのではないでしょうか。せっかく応募があったのに、フェードアウトしてしまうのは悲しいことです。応募者とのやりとりがなぜ途中で自然消滅してしまうのか、原因を探っていきましょう。

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転職者は同時に多数の企業を比較している

求人サイトや転職エージェントは、求職者に対しては「効率良く選考を進められるように」と、複数社に同時応募することを推奨しています。

そのため、求職者は一度に多数の企業に応募するのが一般的です。なかには、あまり深く検討できていないまま、すすめられるがままに応募していることもあるでしょう。

売り手市場で、企業は求職者から「選ばれる」立場である以上、求職者が自分にとって好条件な企業をみつけるべく比較検討し、選考途中で取捨選択するのはある程度仕方のないことと言えます。

気軽に応募できる仕組みが増加していることも要因のひとつ

昨今は、人材サービスの関連会社がWebを利用したさまざまなサービス・機能が開発し、他社との差別化を図ろうと努力しています。例えば、求職者の応募情報や登録情報から自動的に類似した求人広告を割り出して、簡単に複数社に一括応募できる仕組みも。

求職者が気軽に応募できることは、応募までのハードルを下げたり、間口を広げたりすることにつながります。一方で、応募する手間が簡略化されることで、求職者があまり応募内容を吟味せずに応募してしまい、選考途中で辞退してしまうケースも少なくないでしょう。間口を広げなければ応募は集まりませんが、広げすぎると本気度の低い応募者がくる可能性も高まる……。兼ね合いが難しいところです。

企業側のレスポンスのスピードやコミュニケーションで脱落を防げることも

「ある程度の途中脱落は仕方がない」というのは大前提ですが、もちろん人事担当者ができる努力もあります。応募者の辞退を防ぐ方法を考えていきましょう。

返信・選考のスピード

2_no50_2応募者からの連絡は、できるだけすぐに返信することがポイントです。業務時間内なら、2時間以内に返信すると、応募者のその求人に対する志望度が高まることも。応募者とのつながりを保ち、自社への転職意欲を高く持ち続けてもらうためにも、できるだけ即返信を心がけましょう。

ただし、営業時間外にメールを返信すると、「こんな時間まで働くのが日常茶飯事のブラック企業か?」と思われてしまうので注意が必要です。また、頻繁に連絡をすることも避けましょう。面接までのやりとりを何度も行わないように、あらかじめ面接日の候補を複数挙げてもらったり、面接日当日の持ち物や服装を事前に送ったりすることで、スムーズなコミュニケーションをとることが大切です。

選考から採用までをできるだけスピーディーに行うことも効果があります。大企業で応募者が多いところほど、書類選考に長い時間がかかるケースもあるため、先に選考を進めておくことで、早期の人材確保につながるでしょう。

コミュニケーションの濃さ

応募者とのやりとりは定型文に頼りすぎず、応募へのお礼に加えて、「お会いするのを楽しみにしています」といった応募者に対する期待を含めた内容にしましょう。また、面接日程を決める際、自社が今求めている人材であれば、「本当は〇時までですが、どうしても都合がつかなければご相談ください」など、特別感を持たせるのも一つの手段です。

面接日は応募者からの話を聞くことはもちろん、職務内容や採用後の就業イメージが持ちやすいよう自社の魅力をアピールすることも忘れずに。場合によっては、実際に一緒に働く人の同席のもと行う「カジュアル面談」を取り入れて応募者との接点を増やし、自社への興味を高める働きかけも効果的です。

まとめ

転職者は、複数の企業に同時応募しているため、選考段階で企業を比較し、自社が検討から外されてしまうこともあります。Webで気軽に応募できるぶん、安易に辞退してしまうことも考えられるでしょう。選考スピードを速め、丁寧なコミュニケーションを心がけることで応募者の心を掴むことができます。

なお、慎重にやりとりを重ねたうえで突然返信が途絶えてしまう人に関しては、もう仕方がありません。気持ちを切り替え、「マナーやモラル的にもマッチした人材ではなかったのだ」と割り切ることも重要です。

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