母集団形成
人材紹介会社が優先的に人材を推薦したくなるような「注力会社」になるために、企業側の積極的な働き方も重要です。本記事では、まず最低限押さえたい5つのポイント、紹介されたら実施すべき4つのアクションに絞って解説いたします。
目次
人材紹介を増やすための5つのポイント
1.欲しい人材像を具体的に考える
2.欲しい人材像を言語化・資料化する
3.求人票を具体的に記載する
4.人材紹介会社との面談を設定する
5.面接案内メッセージに自社の情報を織り込む
人材紹介されたら実施すべき4つのアクション
具体的なNG理由を共有する
面接時にも改めて自社の魅力をアピールする
面接結果をしっかりフィードバックする
定期的にミーティングを設定する
それでも紹介数が増えなかったら…
まとめ
人材紹介を増やすための5つのポイント
人材紹介会社（エージェント）は、求人企業と求職者双方の希望条件をヒアリングし、企業と求職者とをマッチングする役割を担っています。大手から中小までさまざまな規模の会社が存在しており、各企業はそれぞれ母集団を抱えています。
そんな人材紹介会社から「期待通りの紹介が得られない」と悩む人事担当者も少なくありません。
まずは、押さえるべき5つのポイントについて解説いたします。
1.欲しい人材像を具体的に考える
経営層をはじめ、現場や採用担当者と十分に擦り合わせを行い、「欲しい人材像」を明確化しておくことは採用において非常に重要です。
性別、年齢、経歴といった基本項目をはじめ、志向性や人柄といった項目に至るまで、可能な限り具体的に考えましょう。なかなか思い浮かいようであれば、自社で活躍する人材を参考にするとイメージしやすいでしょう。
以下の記事では、担当業務の内容を言語化する、求める条件を洗い出すといったように、具体的な人材要件の立て方を3ステップでご紹介しています。新規営業を例に実際に作成例を掲載していますので、自社で人材要件を作成する際のご参考になさってみてください。
2.欲しい人材像を言語化・資料化する
人材紹介会社内では企業（クライアント）担当と求職者（ユーザー）担当に分業化されていることも多いため、口頭で伝えただけでは求職者担当にうまく情報が共有されない可能性があります。
欲しい人材像について社内で言語化しておくことはもちろん、いつでも共有できるように資料として取りまとめておきましょう。社内における共通資料（認識）として利用できるので便利です。
3.求人票を具体的に記載する
キーワードが少なく、不明点の多い求人票は提案されずに埋没してしまう懸念もあります。できるだけ具体的に記載することを心掛けましょう。
なお、ここで注意したいのが「人材会社に渡す情報をどう考えるか」です。
一般的に「自社のマイナス要素は伝えないほうが良い」と考える人が多いと言えますが、自社でマイナス要素だと思っていることも、求職者の志向や適性によっては強みとなり得る可能性も。
例えば、人事担当者が自社のことを「地元の小さな企業」だと認識していても「転勤したくない、地元に根差した生活をしたい」と考える求職者にとっては魅力的に映る場合もあります。人材紹介会社に現状を率直に伝え、ターゲット人材やPR方法の検討に役立てましょう。
具体的な求人票の書き方や魅力アップのコツについては、以下の記事で詳しく解説しています。「△いまいちな例」と「〇良い例」といった具体例も交えながらご紹介していますので、自社でも取り組みやすいでしょう。
4.人材紹介会社との面談を設定する
やはり面と向かって話したほうが本気度は伝わりやすいもの。事前に準備した資料をもとに、欲しい人材像について説明し、採用に対する熱意を伝えましょう。求職者担当にも同席をお願いできれば、双方の理解がより深まります。
5.面接案内メッセージに自社の情報を織り込む
人材紹介会社から求職者宛に送信される予定の面接案内メッセージを事前に共有してもらい、可能ならそこに自社ならではのメッセージを加筆させてもらいましょう。定型文を見慣れた求職者の興味を引くことができるかもしれませんし、少しでも魅力を伝えるチャンスは多いほうがいいものです。
人材紹介されたら実施すべき4つのアクション
ここでは、実際に人材紹介を受けた際に取るべきアクションについて解説します。ポイントを押さえつつ、PDCAサイクルをまわして効率的な採用に繋げましょう。
具体的なNG理由を共有する
ある程度間口を広げ、より多くの人材を紹介してもらうことも大切です。しかし、明らかにミスマッチな人材については、書類選考の段階でNGを出しましょう。また、採用可否と合わせて、求職者の悪い点等についても具体的NG理由とともにしっかりフィードバックすることが大切です。
特に求める人材要件がない場合は差し置いて、最初から企業側が求める100点人材を紹介するのは至難の業です。NG理由が具体的であればあるほど、次回へ活かすことができるようになるため、できるだけ詳細かつ明確に理由を伝えましょう。
面接時にも改めて自社の魅力をアピールする
面接は、求職者に対して直接企業PRができる貴重な場です。求職者が未来の顧客になり得る可能性も想定し、自社の魅力を知ってもらうよう最大限努めましょう。特に、優秀人材は、かけもちで数社受けている場合も多いので、事前に面接担当者などとも相談し、紹介された貴重な人材の心を掴みましょう。
面接結果をしっかりフィードバックする
書類選考同様、面接結果についても人材紹介会社にしっかりとフィードバックしましょう。電話報告だけで済ませた場合、求職者担当まで情報が伝わらず、次の人材紹介に繋がらない可能性もあります。面接後に面接結果・合否の理由等を表にまとめておくと、社内でも情報共有しやすく有用でしょう。
定期的にミーティングを設定する
何人か人材を紹介してもらった後、「やっぱりこういう人材のほうが良い」、「もう少しハードルを下げたい」といった人材要件の変更や要望が出てくることは一般的です。一方、人材紹介会社側からも、「もう少しこうした方が応募が集まる」や「こういう人材のほうが紹介しやすい」といったアドバイスがある場合も。その時々に応じた最適な方法を選択するためにも、定期的な話し合いが重要です。
このように、一度依頼した後もPDCAサイクルを上手にまわし、人材紹介会社と密に連絡を取り合うことが目標達成への近道といえるでしょう。
それでも紹介数が増えなかったら…
上記のアクションを取り入れても、まだ人材紹介会社からの紹介数が増えない場合は一体どのような手を打てばよいのでしょうか？
話し合い・擦り合わせの過程で、そもそも人材紹介会社が自社の欲しい人材を集めるのに向いていないのかも……と気づくこともあります。その場合は、人材紹介会社の向き不向きを考慮し、別の会社にも話を聞いてみましょう。
当然ながら人材紹介はビジネスなので「お金にならない仕事」には注力してもらいづらいものです。こういった場合は、思い切って紹介手数料の率を上げるという選択肢もあります。
しかし採用コストをいくらかけても採用できないケースもあります。そのような場合は、中小企業に強みを持つ採用代行サービスに頼るというのも一つの手です。例えば、「キャリコネ転職」の丸投げプランでは、通常の求人掲載に加えて、ヘッドハンティングや求職者サポートもサービス内に含んでいます。ニーズに合わせて検討してみましょう。
まとめ
人材紹介会社からの紹介者数を増やすための具体的アクションについて、ご紹介しました。依頼して「放置」ではなく、熱意を持って企業側も働きかけ続けることが大切です。まずは自社の魅力を人材紹介会社に知ってもらい、その後の採用に繋げていきましょう。もし、現在利用している人材紹介会社が「合わない」と感じたら、他の会社も検討してみましょう。
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