採用KPIの改善は成功への近道|定義・設定・運用方法まとめて解説

母集団形成

新型コロナウイルスの影響もあり、採用市場は不安定な状況です。そんななか、採用活動を行う企業にとって、採用KPIの重要性は高まっています。本記事では、採用KPIとはなにか、採用KPIが必要な理由をはじめ、具体的な設定方法から運用方法、改善のポイントを解説していきます。採用KPIの基礎知識はもちろん、実践的な内容までお伝えするので採用KPIを自社の採用活動に活かしたい方はぜひ参考にしてみてください。

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目次

採用KPIとは?

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戦略的に採用活動を行い成功させるために採用KPIは欠かせません。採用KPIとはなにか、なぜ採用KPIを設定する必要があるのか説明していきましょう。

意味・定義

まず、KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」を意味します。KPIには具体的な数値を設定し、業績目標を達成するために活用します。つまり、採用KPIとは、「採用SNSのフォロワーを〇人以上にする」「採用後1年の定着率を100%にする」というように、目標を達成するための指標を数値化して設定することです。

なぜ採用KPIが必要なのか

採用KPIを設定するのは、目標達成までのプロセスを可視化し目標を実現しやすくするために設定をします。

厚生労働省の「2019年雇用動向調査結果の概況」によると、2019年の入職率は16.7%、離職率は15.6%と高いことから、人材の流動化が起きていることが分かります。

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(出典:厚生労働省「2019年雇用動向調査結果の概況」P7)

このような人材の流動化が起きているときには、入職率・採用力の向上と離職率低下の施策が必要です。そこで重要な役割を果たすのが採用KPIなのです。具体的な指標を設定することで、課題や問題がどこにあるのかを見つけることができ、改善につなげることが可能になります。

採用KPIの設定方法

採用KPIは目標の数値を設定すればいいだけではありません。根拠に基づいた数値を設定するための方法を、3つのステップに分けて説明します。

採用活動のゴール(KGI)を決める

KGIとは、「Key Goal Indicator」の略で「重要目標達成指数」のことです。つまり、「今年の新卒採用で10名採用する」「営業職を3ヶ月以内に3名採用する」「海外営業で〇〇交渉を難なくこなせるスキルがある人を採用する」といった最終目標、採用活動のゴールが採用KGIになります。主に採用人数を設定することが多いですが、人材の質も同時に設定しておくのがおすすめです。特に、即戦力が期待できる経験者を採用したい中途採用の場合には、人材の質の重要度も高まるため、KGIに設定することになるでしょう。採用KPIは採用KGIを達成するための指標なので、まずは最終目標であるKGIを具体的に設定する必要があります。

KGIを元に必要条件を洗い出す

採用KGIに採用人数を設定した場合、その採用目標を達成するために必要な条件を洗い出します。これまでの採用活動の状況を振り返り、そもそも母集団が足りていないのか、面接通過率が低いのかなどを数値化して課題点を見つけます。KGIに人材の質を設定している場合も同様に、採用ステップなどを振り返り必要条件を洗い出します。それらが見つかれば、課題を解消するために、採用SNSをはじめたり、選考フローにカジュアル面談を追加したりするなど必要な施策も見えてくるでしょう。

必要条件を「数字」で設定する

必要条件を洗い出したら数値化する必要があります。例として、母集団を増やすために採用SNSを始めるのだとしたら、「いつまでに何名にフォローされる」。また、「面談を設定して、面接通過率を〇%にする」というように、具体的な数値をKPIに設定しましょう。

採用KPIの運用方法

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採用KPIを設定しても、運用できなければ意味がありません。採用KPIの運用方法やポイントを3つに分けて説明します。

KPIに合わせた環境づくり

採用活動において、重視するものを明確にすることはとても大切です。なぜなら、応募者の質なのか、母集団の数なのか、面接設定率なのかなど、重視するものに合わせた採用活動の環境を整える必要があるからです。もし母集団形成に重点を置く場合には、採用条件の再設定や求人媒体の見直しなど強化すべきポイントが変わります。

職種/役職/状況に応じて見直す

採用KPIは、職種や役職、そのときの状況に応じて見直す必要があります。KPIを設定して、いざスタートしたらうまくいかない……ということもあるでしょう。その際に、ただただ設定したKPIを追うのはKGIの達成にもつながりません。現状を見極めたうえで柔軟に行動を変化させ、必要に応じてKPIを修正することも視野にいれましょう。

短期間のPDCAサイクルを意識

採用KPIは、短期的なPDCAサイクルを意識することで精度を高めることができます。実際にKPIに基づいて採用活動を進めることで、課題や問題の発見につながります。そして、解決するためのアクションを起こすというサイクルを繰り返すことで、精度の高い採用活動を実現できるでしょう。

採用KPIの改善ポイント

採用KPIをよりよくしたい、改善したいという際に役立つポイントを3つに分けて解説します。

実現可能な目標設定

採用KPIは実現可能な数値を設定することが大切です。現実との乖離が大きいと、どうせ無理だろうと採用担当者や現場のモチベーションを下げてしまったり、未達の可能性が高まったりするという心配もあります。そのため、現実可能な目標を設定するというのはとても重要です。

課題に対する対策を明確にする

採用KPIを改善するためには、課題に対して明確な対策をすることがポイントです。応募者の質を高めたい、採用ターゲットに合致する人材の応募率を高めたいという課題に対して、できるだけ多くの採用ターゲットが活用している求人媒体を選定しつつ、採用ターゲットが求めている情報を提供するなどの対策も効果的でしょう。このように、課題に対してどのような対策をとるのか明確にしておくことが大切です。

目標・結果が具体的であること

採用KPIを改善する際には、目標・結果が具体的でなければなりません。例えば、優秀な人材を獲得するという目標の場合には、優秀な人材とはどういうスキルや能力、経験をもつ人なのかを具体的に定義し、項目ごとに数値化する必要があります。また、KGIと関連性の低いKPIを設定してしまうと、達成度合いや対策への効果も抽象的になる恐れがあります。できるだけ、目標・結果は具体的にしましょう。

まとめ

採用活動のゴールは採用KGIと呼ばれ、「営業職を3ヶ月以内に3名採用する」といった最終目標のことを指します。この目標を達成するための具体的な指標が採用KPIです。「採用SNSのフォロワーを100人以上にする」というように、数値化して具体的にするのがポイントです。採用KPIの運用には、数字を把握したりKPIに合わせ環境を整えたりする必要があります。もし日々の採用業務に追われ採用KPI管理にまで手が回らないとお悩みの際には、採用代行会社にオペレーション業務などをアウトソーシングするのも一つの方法でしょう。採用KPIを効率的に運用し、自社の採用活動の成功につなげてください。

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