構造化面接で選考を最適化!進め方や注意点、使える質問テンプレ付き

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選考フローの中でも面接は人材を見極める重要な場ですが、面接担当者の主観やスキルの影響による優秀人材の取りこぼしについて、気になる人事の方もいらっしゃることでしょう。Googleが採用していることでも話題となった「構造化面接」は、そんな面接担当者による評価のばらつきをなくすことに有効な手法で、日本でも注目を集めています。

この記事では、構造化面接とは何かを確認したうえで、構造化面接のメリット・デメリットや注意点、導入すべき企業とそうではない企業の特徴を解説。さらに、実際の進め方や質問する際のポイントについても解説しますので、導入を検討している企業の方は、ご参考にしてください。

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目次

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構造化面接とは?

構造化面接とは、あらかじめ決めておいた評価基準と質問項目に基づいて手順通りに面接を実施する手法です。臨床心理学の分野で古くから用いられてきた心理査定法が原型となっており、新しい概念ではありません。

応募者全員に一貫して同じ質問を行い、明確な基準にしたがって回答を評価。この方法により、面接担当者の主観による評価のばらつきが出にくく、より公正に応募者を評価することができます。

構造化面接を導入すべき企業とそうではない企業とは?

利点の多い構造化面接ですが、すべての企業に適しているわけではありません。導入すべきではない企業もありますので、まずは、導入すべき企業とそうでない企業それぞれの特徴を押さえておきましょう。

導入すべき企業

構造化面接は、以下のようなニーズや課題を抱えている企業にとっては効果的です。

  • 面接時間が長くなってしまいがち
  • 面接後、面接官の中で評価について意見が割れやすい
  • 採用目標達成のために基準に満たない人材を採用することがある
  • 早期離職者が多い

こうした課題は、多くの場合、一貫した判断基準が定まっていないことや、質問や評価が面接担当者の主観に基づいている場合に生じます。一度に大量の人材を採用しなければならない場合や、人事だけでなく現場の社員や採用代行会社が面接を行う企業では、上記のような課題が生じやすいのではないでしょうか。

構造化面接を取り入れると、誰が面接官をしても定められた評価軸で応募者を評価することになりますので、評価にばらつきが出にくくなります。これにより、選考にかかる時間もコントロールしやすくなるでしょう。また、適切な質問を用意しておくことで、面接の際に企業と応募者のマッチングが図りやすくなるため、早期離職予防への効果も期待できます。

導入すべきではない企業

一方、構造化面接を導入すべきではない(オススメしない)のが、頻繁に事業方針が変わる企業です。

事業方針が変われば、それに応じて人材要件も変化します。そのため、求める人材を見極めるためには、構造化面接で使う質問項目や評価基準も合わせて頻繁に変える必要が出てきます。

結果的に、採用活動にかかる時間的コストが増えてしまう可能性がありますので、このような企業は積極的に構造化面接を導入すべきではないでしょう。

構造化面接を取り入れるメリット、デメリット

構造化面接を導入すべきではない企業があることからもわかるように、この面接手法には多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。

うまく活用できるか検討するためにも、メリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

構造化面接を取り入れるメリット

構造化面接を取り入れると、以下のようなメリットが得られます。

面接にかかる時間を短縮できる

構造化面接では、質問項目や評価指標、ガイドラインなどを事前に作成しますので、面接担当者の準備時間を短縮化することができます。例えばGoogleでは、構造化面接を行うことで、1回の面接につき平均40分の短縮につながったと公表しています。

面接官による評価のばらつきを減らすことができる

決まった質問と評価基準を用いる構造化面接では、誰が面接を担当するかに関わらず評価を平準化することができます。そのため、優秀な人材を逃してしまったり、逆に期待に反した人材を採用してしまったりするリスクを減らすことができます。

構造化面接を行わない場合、面接に慣れている経験豊富な面接担当者とそうでない面接担当者の間で質問内容に差が出やすく、それが評価の公平さをゆがめてしまいがちです。

また、面接の際には、

  • 第一印象を肯定するような情報ばかりを求めてしまう「確証バイアス」
  • 自分と似た傾向を持つ人に好感を持ちやすい「類似性効果」

など、人間が誰しも持っている無意識的なバイアスも影響します。構造化面接を行えば、こうした主観的な要素の影響を抑えることができます。

関連記事アンコンシャス・バイアスとは?実例や及ぼす影響、対策方法を紹介

面接の結果を評点化しやすく、データとして蓄積し分析に活かすことができる 

構造化面接はあらかじめ決められた質問項目を使い、客観的な評価基準に則って評価を行いますので、面接の結果を評点化しやすいと言えます。同じ基準に沿って評点化すれば比較が可能なので、データとして蓄積し、分析に活かすことができます。

このように採用からはじまり、人材育成や組織作りに至るまでのあらゆる人事戦略にデータを活用することを「ピープルアナリティクス」と呼んでおり、GoogleやMicrosoftで広く用いられています。

応募者の満足度が高い

Googleの社内調査結果によると、構造化面接では応募者の満足度も高いことが明らかになっています。不採用になった応募者からのフィードバックのスコアを比較したところ、構造化面接を受けた応募者は、構造化面接を受けなかった応募者よりも満足度が35%も高かったといいます。

このように、構造化面接を導入することによって、採用のブレを減らすだけでなく、一定水準以上の人材の絞り込みや応募者のパフォーマンス予測も実現することができます。

Googleでは採用された人材のパフォーマンスをスコア化し、面接時のスコアと比較した結果、構造化されていない面接より構造化面接のほうが、職務で成果を出せる人材をより的確に見極められていることがわかっています。

参考元:構造化面接を実施する|Google

構造化面接を取り入れるデメリット

一方、構造化面接を取り入れることには次のようなデメリットも存在します。

質問の作成難易度が高い

構造化面接では、募集する職務内容に合わせて質問を作成する必要がありますが、求める能力を見極めるための質問を用意するのは簡単なことではありません。さらに、用意した質問は、実際に使う前にテストして妥当性を確認する必要もあります。

こうした導入の難易度の高さが、構造化面接を取り入れる企業が限られている大きな理由の一つと考えられます。

応募者の新たな側面を見出す、自由な発想を発見するなどが難しい

構造化面接ではあらかじめ用意された質問だけを行いますので、質問への答え以上の情報を得にくいことも大きな欠点です。

このため、良くも悪くも面接の内容が想定内の結果に留まることが多くなり、面接の中で応募者の新たな側面を見出したり、応募者の自由な発想を発見したりといったことは起こりにくくなります。

面接担当者が他の質問をしないよう注意する必要がある

全ての質問があらかじめ用意されているのが構造化面接ですので、面接担当者は他の質問をしてはいけません。

一部の面接担当者が用意されているのと違う質問を行ってしまった場合、評価の公平さが損なわれることにつながりますので、全ての面接担当者に対する一貫した指導と厳格な運用管理が求められます。

質問内容が外部に漏れてしまう可能性がある

面接を受けた応募者たちが、面接での質問内容を外部に漏らしてしまうことも考えられます。そうなると、これから面接を受ける応募者が事前に質問内容を把握し、回答を用意しておくといった対策が可能となってしまいます。

ともすれば、応募者間の公平さが保たれなくなってしまいますので、質問は常に更新し続ける必要があります。

このように、構造化面接を行う場合、質問の作成や更新、面接担当者への指導など、準備段階でかなりの工数をかける必要があります。構造化面接の導入を検討する際は、このようなデメリットを補って余りあるメリットが期待できるのか、細かく考慮するべきでしょう。

構造化面接を導入する際の注意点やポイント

構造化面接を導入することを前向きに検討している場合は、次に挙げる注意点やポイントを押さえておきましょう。

採用目的の変更に応じてアップデートが必要

構造化面接で使う質問や評価基準は、求める人材の要件に応じてあらかじめ設定するものです。したがって、事業方針が変わった場合など、採用戦略や求める人物像に変更があった際には、変更内容に応じてアップデートすることが必要です。

奇問難問はしない

構造化面接で使用される質問は、応募者のパフォーマンスを予見するためのものです。このため、職務に関連する質の高い質問となるよう、吟味して設定することが重要です。

Googleでも、かつては「ボーイング 747 の中にゴルフボールはいくつ収まりますか?」といった難問や、「もしあなたが 5 セント硬貨と同じ大きさに縮んでミキサーに入れられたとしたら、どうやって脱出しますか?」といった奇問を出題していました。

しかし、検証の結果、このような問いかけは応募者の能力やパフォーマンスを測るうえで有効でないという結論に至り、現在は姿を消しています。

総合的なフィードバックを文書にする

面接担当者とは別の評価担当者が応募者たちの回答評価を容易に行えるよう、面接担当者には、応募者それぞれの回答についての総合的なフィードバックを文書にまとめることが求められます。

採点プロセスを標準化する

全ての担当者が統一された見解を持って評価を行えるよう、高評価を与えるべき回答、並みの回答、低評価を与えるべき回答がそれぞれどのようなものかについて、共通の認識を周知し、標準化されたプロセスに沿って採点を行うことが重要です。

トレーニングを実施する

それぞれの面接担当者が自信を持って面接に臨み、評価の一貫性を保つことができるように、面接担当者にはトレーニングの機会を提供し、個々人に合わせた調整を図ることが望まれます。

構造化面接の進め方

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注意点やポイントがわかったところで、構造化面接の具体的な進め方を順番に見ていきましょう。

採用する人材要件を定義する

構造化面接は、まず採用したい人材の要件を定義することから始まります。次のような内容に沿って、自社の求める要件を洗い出すと良いでしょう。

職務遂行に必要な能力

職種によって、求められる能力は様々です。まずは人材募集を行う職種の職務内容を吟味し、どのような人物がその職務で成果を挙げられるかを検討して、要件を固めましょう。

仕事に対する姿勢、進め方

求める人物像を定義するうえでは、能力だけでなく仕事に対する姿勢や仕事の進め方も重要な検討事項です。例えば、多くの企業は、物事を「自分ごと」ととらえて進んで取り組むことのできる、主体性のある人材を求めていると言われます。どのような姿勢で仕事にあたる人物が望ましいか検討し、人材要件に反映しましょう。

社風とのマッチ度

入社後に長く活躍してもらうためには、社風とマッチする人物を選ぶことも大切です。行動力のある人物、協調性の高い人物、といったような性格にかかわる要素について、どのような人物が自社とマッチするかを言語化し、要件に盛り込みましょう。

事例として、Googleでは「あいまいさを許容できる性格、積極的な行動力、協調性」の3つを備えているかを重視していると公表しています。

質問を作成する

人材の要件が定義できたら、その要件に基づいて、面接で使う質問を作成していきます。このとき、「行動面接」と「仮説に基づく面接」の2種類の面接手法に立脚して質問を考えるとよいでしょう。

それぞれを詳しく解説します。

行動面接(STAR面接) 

行動面接では、候補者の過去の行動を掘り下げる質問を行い、候補者の能力やパーソナリティについて見極めます。これまでの行動を知ることで、その背後に隠れている能力や志向性などを測ることができます。

これまでの仕事について効率的に聞き出すには、

  • 背景(Situation)
  • 課題(Task)
  • 行動(Action)
  • 結果(Result)

の4つの切り口から質問を行う「STAR面接」の手法を活用するとよいでしょう。

たとえば、「これまでの仕事でもっとも苦労した経験」を聞きたい場合、当時の状況(Situation)を知るためには、「どんなチーム構成でしたか」、「あなたはどんな役割を負っていましたか」といった質問が考えられます。

そのとき抱えていた課題(Task)を深掘りするには、「どのような目標を掲げていましたか」、「問題が発生したきっかけは何でしたか」などの質問が可能です。

そのうえで、どのような行動(Action)をとったかは、「どのような計画を立てましたか」、「とった行動を順番に教えてください」といった質問で詳しく聞き出すことができるでしょう。

最終的にどのような成果(Result)が出たのかは、「課題はどの程度解決できましたか」、「周囲の反応はどうでしたか」などの質問で掘り下げることができます。

STAR面接は、「コンピテンシー面接」と呼ばれるものとほぼ同義と考えて差し支えありません。コンピテンシーとは、職務で高い業績を出す人に共通して認められる行動特性のことで、コンピテンシー面接は、望ましいコンピテンシーの有無を見極めるために行動や考え方についての質問を行う手法です。

仮説に基づく面接 

仮説に基づく面接では、「もし〜という状況だったら」という仮説に基づいた質問を行い、経験に裏打ちされた応募者の力量を測っていきます。

たとえば、「もしあなたが弊社の事業PR責任者になったとしたら、企業の認知度を上げるためにどのような取り組みをしますか。」といったような仮説の質問を投げかけます。自身の経験をもとに答えてもらうことで、これまでどのような思考プロセスで意思決定をしてきたかを知ることができます。

行動面接においても、仮説に基づく面接においても、「何を評価したいのか」をもとに質問を作成するのがポイントです。

評価基準を決める

質問内容が決まったら、どのような回答をどのように評価するのかを客観的に定める評価基準を作成します。一貫した評価基準を用いることにより、応募者たちの回答を公平に比較し、評価を下すことができます。

例えば、メーカーの営業職の採用面接で、「これまでに顧客との交渉でもっとも苦労した経験」を質問した場合、次のような評価基準が考えられます。

評価項目/判定 悪い 普通 良い 非常に良い
課題把握 課題を適切に把握できず、十分な対応ができなかった。大きな課題の見落としがあった。 主要な課題は把握したが、認識が不十分であった。想定可能な優先度の低い課題の見落としがあった。 主要な課題をすべて適切に把握できた。問題となりうるような課題の見落としはなかった。 細かな課題まで含めて適切に把握できた。見落としがちな副次的課題にも気づくことができた。
計画立案 スケジューリングやリソース配分の計画がなかった。対応が期日に間に合わなかった。 計画は立てたが、一部で行動が伴わなかった。計画が雑で遂行に支障が出た。 現実的な計画を立案し、想定外の事態はあったものの概ね計画どおりに遂行できた。 想定外の事態を見越した計画を立て、柔軟に計画を見直しながら計画を完遂した。
交渉 対立を引き起こし、解決に時間がかかった。関係者の理解を得られず、必要な支援を取り付けられなかった。 細かな点で対立が顕在化したが、時を置かず解決に至った。必要な支援は揃ったが、一部からは理解を得られなかった。 対立が顕在化することなく、円滑に交渉がまとまった。関係者全員から理解を得られ、積極的な支援を受けられた。 円滑に交渉がまとまり、将来の対立の芽を摘み、関係を強化することができた。関係者から理解と支援を得られ、協力体制が強化された。

まずは、どんな能力や姿勢を評価したいのかを軸にして評価項目を設定し、それぞれの項目を4段階か5段階程度で評価する前提で、実例を交えて判断基準を明文化していくといいでしょう。

まとめ

構造化面接は、面接担当者による評価のばらつきを減らすことができる、面接時間が短縮化できる、応募者側の満足度も高い……など、うまく使えば多くの利点のある面接手法です。

一方、適切な質問を用意し更新するために工数がかかり、面接担当者へのトレーニングも求められるといった注意点もあります。そのため、社内の状況によっては別の方法のほうが適している場合もあります。

構造化面接の導入を考えている場合は、この記事で解説した手順を踏まえ、メリットとデメリットを十分把握したうえで、必要に応じて他の方法と織り交ぜることも視野に入れて検討すると良いでしょう。

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