リファレンスチェックとは?違法性なく実施して採用ミスマッチを防ぐ

選考辞退
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採用において「この人で本当に良いか?」と悩む採用担当者の方は少なくないと思います。特に、書類や面接という限られたリソースの中で求職者を最大限理解するのは難易度が高いと言えます。

このコンテンツでは、そんなお悩みを抱えている採用担当者の方へ、リファレンスチェックの目的や実施方法、注意点や具体的な質問内容までご紹介しています。事前に求職者の情報をしっかりと確認することで採用後のミスマッチを防ぎ、より良い採用活動としていただければ幸いです。

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目次

   リファレンスチェック以外の方法は?

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「リファレンスチェック」とは?

「リファレンスチェック」とは、中途採用の選考過程において、求職者について第三者に問い合わせる事前確認作業。簡単に言うと、以前働いていた職場の上司や同僚に推薦状をもらうシステムのことを言います。

日本では幹部候補の採用において実施されることが多く、前職における勤務状況や実績、人柄といった内容を確認します。「前職調査」と混同されがちですが、前職調査では履歴書や面接内容の整合性を。リファレンスチェックでは、応募者の新たな一面を確認することを目的としています。

ただし、内定後にリファレンスチェックを行って多少の虚偽が発覚しても、重大な経歴詐称などではない限り内定取り消しはできません。取り消すだけの合理的な理由が必要になります。

リファレンスチェックを実施する目的とは?

多角的視点で求職者を判断できる

短時間の面接や書類だけで、求職者を判断するのは容易ではありません。事実、応募書類や面接は自己PRに重点が置かれるため、求職者の主観的要素が強いとも言えます。

リファレンスチェックでは、実際の仕事ぶりや人柄といった選考では知り得ない情報を取得し、さらに第三者からの裏付けを取ることができます。そしてその事によって客観的視点も含めて総合的に判断を行うことができるので、公正な判断を下すという意味でも有効と言えます。

職歴詐欺を防ぎ、リスク回避ができる

内定通知後に経歴詐称が発覚するケースは決して少なくありません。詐称を理由に内定取り消しを行うことができない場合もあるので、企業側は注意したいところです。リファレンスチェックの実施によってリスクある求職者を早期に見極め、第三者から証言を得ることで安心感を持って採用を進めることができます。

参考URL: 3分でわかる最新人事コラム|MS Agent


ミスマッチを防ぎ、早期退職のリスクを軽減する

リクナビNEXTの 転職理由と退職理由の本音ランキングBest10 によると、退職理由の上位に「上司・経営者の仕事の仕方が気に入らない」「労働環境・人間関係に不満があった」「仕事内容が面白くない」といった内容がランクインしています。一般的によく聞かれる内容であるものの、実際に働いてみないと分からない企業との相性とも言えます。

こういった内容についても、リファレンスチェックで自社とのマッチ度を測り、入社後のアンマッチや短期間での退職を防ぐことが可能です。

参考URL: 転職理由と退職理由の本音ランキングBest10|リクナビNEXT

リファレンスチェックの実施方法とは?

リファレンスチェックは大きく分けて、2つの実施方法があります。ここではそれぞれの違いについてご紹介します。

1) 求職者自らがリファレンス先を提示

大前提、いずれのパターンもまずは求職者からリファレンスチェック実施許可を得る必要があります。求職者が履歴書等でリファレンス先を自ら提示する場合もあれば、企業側から求職者にリファレンスチェックの許可を得て実施するパターンもあります。

この場合、2名以上のリファレンス実施先を推薦してもらい、企業名、氏名、連絡先などの情報を提出してもらった上で、実施する流れとなります。

2) 採用企業がリファレンス先を探す

こちらもまずは求職者に対してリファレンスチェック実施の許可を得た上で、実施します。但し、こちらの方法では実施先企業に対して求職者から事前説明が入りません。実施先の企業によっては「個人情報を勝手に提供できない」という理由で協力してもらえない可能性も考えられます。

  • 【図解】2つの違い
  • 依頼主 実施先の提供 リファレンスチェックの実施者
    求職者 求職者 採用企業 or 委託先企業
    採用企業 採用企業で探す

これらのリファレンスチェックを行う際には、質問事項や実施後のレポート作成といった手間もかかります。様々な採用活動と併行して行うのが厳しいという場合には、リファレンスチェックを一挙に引き受けてくれる委託先企業もあるので、工数をかけずに実施したい場合は検討されると良いかと思います。

リファレンスチェックでよくある質問・注意点

中途採用において、採用企業と求職者とのミスマッチを減らすために行われるリファレンスチェック。

書類や面接での虚偽があった場合、採用後に職務とのミスマッチが起こり、早期退職につながる可能性もあります。そんなリスクを減らすためにもぜひ取り入れたいところですが、いざ導入を検討し始めると疑問や不安点も出てくるもの。

前段でも触れた通り、求職者に許可を得ずに勝手に実施してしまうと、個人情報保護法に抵触し違法な対応だと罰せられることもあります。ここでは、そんな注意点を含め、人事担当者から頂いた質問や対応方法についてご紹介します。

Q: そもそもリファレンスチェックは違法ではないの?

A: 違法ではありません。個人情報保護法の観点から気になる採用担当者の方も多いようですが、求職者本人から同意を得ていれば、なんの違法性も問題もありませんのでご安心下さい。

Q: リファレンスチェックは何社まで確認を行うのでしょうか?学歴なども取る必要があるのでしょうか?

A: 基本的には、直近1社に対して実施する企業がほとんどだと思います。就業中の方であれば現職1社に対して。離職中の方であれば、前職の会社に対して実施します。学歴の確認までを行うケースは稀ですが、必要だと感じる場合は行っても良いでしょう。

Q: リファレンスチェックを拒否された場合はどうすれば良いですか?

A: リファレンスチェックを強制することは出来ないため、下記の様な理由で断られるースも想定されます。どうしても出来ないという求職者も一定数いるという事を認識し、複数回転職している方であれば前職、前々職など過去に働いていた職場に依頼すると良いでしょう。

【リファレンスチェックの拒否パターンと想定理由】
  • 求職者本人に拒否される:職歴詐称、退職時のトラブル隠し
  • 依頼先(推薦者)から拒否される:求職者に退職して欲しくない、関係性が悪い、時間がない、関わりたくない
  • 依頼先(企業)から拒否される:リファレンスチェックを実施して良い事を知らない、時間がない、求職者と同意を得ておらず個人情報流出に加担する事を恐れている、退職に不満を感じており心理的に拒否している

Q: 「なりすまし」によって偽の情報を取得してしまう可能性はありますか?

A: 昨今、「ソー活」と言われるほど、SNS等を活用した就職活動が当たり前になってきています。ご質問の通り、求職者本人や頼まれた知り合いが推薦者になりすましして回答するというケースもゼロではありません。そのため、推薦者として提示された方の身元確認もしっかりと行う事を忘れてはなりません。

リファレンスチェックの質問内容

こちらでは具体的な質問項目をご紹介。そもそもの趣旨とも言える「求職者の実態」を知るということから、下記3カテゴリの様な内容を中心に実施すると良いと言われています。

また、質問の進め方としては、初めは当たり障りのない項目から質問し、徐々に切り込んでいくという手法が一般的です。

勤務実績や勤務態度

まずは書類や面接の内容に虚偽がないかを確認します。

  • 在籍期間は●●●●年●●月●●日~●●●●年●●月●●日と伺っていますが、間違いないでしょうか?
  • 役職や担当職務、実績等に相違点はないですか?
  • アピール内容との相違はありませんか?
  • 遅刻や欠席などは多くありませんでしたか?

業務スキル

実際、一緒に働いてみないと分からない部分について確認を行い、採用後のミスマッチを防ぎます。

  • 問題解決力はありますか?
  • 意思決定力の高さはどの程度ですか?
  • 業務の迅速さはどうでしたか?
  • 業務の正確性はどうでしたか?
  • 仕事への責任感はありましたか?

人柄に関する内容

書類や面接からは分からない、求職者の人物像についてより深く理解します。

  • 求職者との関係性を教えて下さい。
  • 長所と短所を教えて下さい。
  • 求職者はどのような人物ですか?
  • 周囲とのコミュニケーションはどうでしたか?(良好・普通・少ない)
  • 仕事を進める上では個人とチームどちらが合っていると思いますか?
  • リーダーシップを発揮していると感じたことはありますか?
  • また一緒に働きたいと思いますか?

こんな内容は注意!NG質問

そもそもリファレンスチェックは求職者の事前承諾を得ることが必須となるため、情報が開示されることについては法律に抵触していません。

但し、下記の様な項目は求職者の不利益になり得る項目のため、質問することはNGとされています。

  • 国籍・人種
  • 家族、家庭環境
  • 出身地や居住地
  • 思想、信条、宗教など
  • 病歴など社会的差別の原因となる可能性のあるもの

参考URL: 正しく活用してミスマッチを防ぐ“リファレンスチェック”とは|HeaR株式会社

 

リファレンスチェック以外の方法は?

リファレンスチェックの方法は分かったけれど、やはり実施するには「難易度が高い」という場合は下記の様な方法も検討されると良いでしょう。

自分以外の人にも面接してもらう

自分一人で決断を下すのは荷が重たいですよね。そんな場合は、同じ会社の、できれば同じ職種の先輩や同僚に協力を仰ぎ、客観的な意見を求めるのも一つの手です。「他の人から見た印象はどうか?」「会社として必要な人材かどうか?」など第三者視点を取り入れることができ、実施しやすいのでオススメです。

身元照会人を聞いておく

実際にリファレンスチェックを実施しない場合でも、身元照会人を聞いておくというのも一つの手です。

前職の同僚や上司といった求職者の仕事ぶりを知っているという事が前提。もちろん親族は対象外となります。採用担当者としては安心要素となりますが、求職者にとってはリファレンスチェックと同等のプレッシャーとなる点は留意しなければなりません。

SNSをチェックする

FacebookやTwitterなどのSNSを本名でやっており、全員に公開する設定となっている場合であれば、採用担当者がチェックすることもできます。守秘義務違反や反社会的な発言がないかどうかといった観点でチェックをしましょう。但し、同姓同名という可能性もあるので、あくまで参考程度に止めましょう。

卒業証明書や成績証明書の提出を求める

たとえ中途採用であっても、学歴証明や卒業証明書の提出を求めることは可能です。スムーズに提出してもらえれば、採用担当者の安心材料となります。

まとめ

これまでは外資系企業を中心に実施されてきたリファレンスチェック。採用後のミスマッチを防ぎ、多角的視点で求職者を判断できることから日本企業での導入も少しずつ増えてきています。本人の同意があれば実施できますので、実施におけるリスクや注意点を抑えつつ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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