求人募集に複数の応募があることはうれしいことですが、不採用になった応募者への断り方に悩む人事担当者もいるのではないでしょうか。不採用の応募者が将来顧客になることもありますし、取引先の社員になる可能性もあります。また、採用の断り方によっては、SNSで自社のイメージダウンにつながるような口コミを拡散されてしまうケースも。

そこで今回は、企業側から採用を断る場合の適切な対応や文言を解説していきます。

目次

採用を断るタイミングは？
採用を断る際に気を付けるべき3つのこと・心得
採用を断る方法と例文（テンプレート）
Q＆A
採用を断る際の注意点・リスクマネジメント
まとめ

採用を断るタイミングは？

まず注意したいのは、採用を断るタイミングです。

採用・不採用の知らせが来るまでは、応募者は不安な気持ちで過ごすことになります。また、こちらの選考結果がわかるまでは、他社への転職活動を中断しているかもしれません。そのため、結果の知らせが遅ければ、応募者の不満につながりかねません。あるいは志望度が同程度で、同じタイミングで選考が進んでいる場合は、連絡の早い企業へ気持ちが傾く可能性もあります。

書類選考の段階でも面接をした後でも、1週間以内に知らせるのが適切です。

採用を断る際に気を付けるべき3つのこと・心得

今回不採用となった応募者が、将来自社の顧客となったり取引先の社員となったりする可能性はゼロではありません。採用を断るにしても、自社のイメージ低下につながらないよう、「お客様」「取引先」といった意識で丁寧な対応をすることが大切です。

具体的に気を付けるべき点がいくつかあります。主なものを3つ紹介します。

1．感謝の気持ちを添える

選考結果は簡潔に知らせるのが基本ですが、「今回は不採用です」と結果だけを淡々と伝えるのでは、さすがに冷たい印象になります。応募者は多くの企業から自社を選んで応募してくれたうえに、面接まで進んだ人は貴重な時間とお金を使って自社へ足を運んでくれたのです。

「弊社にご応募いただきありがとうございます」「先日はご多用中ご足労いただきお礼申し上げます」などといった感謝の気持ちを、きちんと添えるようしましょう。

2．「不採用」という表現を使わない

「不採用」という直接的な表現を使われると、応募者はますます落ち込み、自社へのネガティブな感情につながります。

「慎重に検討した結果、採用を見送らせていただきました」「ご希望に添えない結果となりました」など、マイルドな表現を心掛けたいところです。また「誠実なお人柄は十分伝わりましたが」「これまでのご経験は大変魅力的ではございましたが」など、応募者の人柄や経験などは理解した旨をさりげなく添えると、応募者の心象も違ってくるでしょう。

3．原則として不採用の理由は知らせない

応募者に不採用の理由を知らせる義務はありません。また不採用の理由によっては応募者との間でトラブルになってしまう恐れがありますので、あえて知らせる必要もないでしょう。

応募者から理由を聞かれた場合にのみ、「他の応募者との相対評価で選考結果を出させていただいた」「今回はご応募が非常に多く、選考基準もかなり高いものとなった中での相対評価で」「評価基準、採用基準は社外に開示できないので」といった事柄を、丁寧に知らせるといいでしょう。

採用を断る方法と例文（テンプレート）

不採用を知らせる手段としては、メール・電話・郵送が考えられます。それぞれの注意点と例文を紹介します。メールや郵送の例文はテンプレートとしてもご利用いただけます。

メール

最近はメール通知が主流となっています。以下の点に注意しましょう。

受信ボックスで見落とされないようにする

メールのタイトルは「選考結果のご連絡」、送信者には「企業名」を必ず入れ、応募者の受信ボックス内で見落とされてしまうことのないようにしましょう。

パソコンのメールアドレスに送信する

携帯やスマホのメールアドレスは、添付ファイルが受信できないなどのトラブルがあるため、不採用の通知には不向きです。パソコンのメールアドレスであることを確認してから、送信するようにしましょう。

定型文や長文メールは避ける

業務効率化のため、不採用通知のテンプレートを作っている担当者もいるかもしれません。しかし応募者側に立つと、事務的な「定型文」でお断りされるのは不快なものです。逆に長文メールも読み手に負担がかかるため、簡潔明瞭な文章を心掛けましょう。

＜メール＞　例文

他にもさまざまなパターンがあります。例文を掲載したサイトを参考にしてみてもいいでしょう。

電話

電話で選考結果を伝える場合、応募者と直接応対するため、メールや郵送の時よりも気を遣う必要があります。以下の注意点を念頭に置き、失礼のないようにしましょう。

時間帯に気を付ける

応募者に電話をかける時間帯にもマナーは必要です。応募者の就業時間帯を避けるなどの気配りをし、不在時には再び連絡する旨の伝言を残しておきましょう。

文面も残しておく

電話での会話は証拠が残らないため、後から「言った・言わない」の問題が発生しないよう、電話の内容を文面でも残しておきましょう。

＜電話＞　会話例

電話の場合、応募者との会話になります。一方的に用件をまくしたてて切ることがないよう、丁寧な会話を試みましょう。

郵送

郵送で不採用通知を送るのはベーシックな方法ですが、こちらも注意点があります。

写しをとっておく

応募者から「手元に届かない」と連絡があった場合に、すでに発送済みであることを証明するために必ず写しをとっておきましょう。

届いたことが確認できるようにしておく

応募者の手元に確実に届けるために、紛失や誤配のない方法で送付します。対面手渡しの「簡易書留」や、手軽にポスト投函ができ追跡番号で確認可能な「レターパック」など自社にあったサービスを選択しましょう。

＜郵送＞　例文

郵送の場合もメールと同じくシンプルに用件を伝えるようにします。他の文例を参考にしたい場合には、例文サイトを活用しましょう。

Q＆A

採用の断り方についてよくある質問を、Q&A形式でご紹介します。

Q1：提出してもらった書類は返却すべきでしょうか？

A1：応募書類の返却は特に法律で義務付けられてはいません。ただし、個人情報が記載されているため、返却するのが一般的です。返却できない場合はあらかじめ求人広告などで知らせておき、選考後は適切に破棄した旨を伝えるようにしましょう。

Q2：応募者に不採用理由を聞かれた場合は伝えるべきでしょうか？

A2：不採用理由を応募者に伝える必要はありません。ただし、応募者から聞かれた場合は、「貴殿の経験は魅力的でしたが、他の応募者との相対評価で選考結果を出させていただいた」など、“応募者を評価したうえで、他の応募者とのさまざまな角度からの相対評価で苦渋の決断をした”といったことを、誠意を持って伝えるといいでしょう。

Q3:体力のいる仕事で、できれば年齢・性別を限定して募集したいのですが……

A3:年齢・性別を理由に不採用にすることは法律に違反します。ただし、年齢については求人広告にその理由を明記することで、制限をかけることは可能です。また、ご質問のケースでは、「体力を必要とする仕事です」などと記載することで、体力に自信のない人の応募を減らすことは期待できるでしょう。

採用を断る際の注意点・リスクマネジメント

採用時に年齢制限を設けること、性別により採用・不採用を決定することは、それぞれ労働施策総合推進法と男女雇用機会均等法によって禁止されています。さらに求人広告では「未経験者歓迎」としておきながら、未経験であることを理由に不採用にするなど、求人広告に記載していた内容と矛盾する行為はトラブルのもとです。

また、応募者の多い大企業や新卒採用においては、不採用の通知をしない「サイレントお祈り」で済ませるケースが見られます。しかし、採用・不採用がはっきりわからないままでは応募者の転職活動の進行を妨げる可能性があり、ハラスメントととられて企業イメージに悪影響を及ぼす恐れがあります。

以上のように、知らぬ間に法に抵触したり企業のイメージダウンになったりする可能性のある行為は避けなければいけません。企業の悪い噂をSNSに投稿されたり、応募者が顧客や取引先社員となった場合に悪影響を及ぼしたりすることを避けるといった、リスクマネジメントの強化につながります。

このような企業の断り方による悪影響や上手な断り方による企業イメージの向上について、以下の記事で解説しています。ぜひ併せてご参照下さい。

まとめ

慎重に検討した結果不採用となった応募者には、自社を選んでくれたことや会社まで足を運んでくれたことへのお礼などを添えて、1週間以内には通知するのが原則です。今回は縁がなく不採用となったとしても、将来的に顧客になったり取引先の社員になったりするかもしれません。自社のイメージを損わないよう、誠意を持った対応を心掛けましょう。

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