【徹底解説】WEB説明会とは|実施方法や注意点、オススメツール

母集団形成

新型コロナウイルスの流行に伴い、会社説明会をWEBで行う企業が出てきています。こうしたオンライン説明会は、ポイントを押さえることで中途採用において有効に活用することができます。本記事では、オンライン説明会の種類や導入時の注意点、おすすめのWEB説明会ツールの紹介をしています。

目次

WEB説明会(オンライン説明会)とは?
WEB説明会の種類
WEB説明会(ライブ配信型、動画配信型)を実施するメリット・デメリット
運営上の注意点やポイント
オススメのWEB会議サービス8選
 インタビューメーカー
 Zoomミーティング(ズームミーティング)
 Whereby(ウェアバイ)
 Youtube live(ユーチューブライブ)
 calling(コーリング)
 Skype(スカイプ)
 コクリポ
 V-CUBEセミナー
WEB説明会に関するよくあるQ&A
まとめ


WEB説明会(オンライン説明会)とは?

WEB説明会(オンライン説明会)とは、インターネット上で行われる会社説明会のことを指します。新型コロナウィルスの流行をきっかけにリモートワーク等のオンライン化が進んだ結果、会社説明会もオンライン化しようという動きが出ています。

遠隔地でも気軽に参加できることから、より多くの候補者と接点を持つことが可能に。企業側の工数削減が出来ることから、導入企業が増えています。

WEB説明会の種類

WEB説明会は「ライブ配信型」と「動画配信型」の2種類に分類することができます。

ライブ配信型

説明会を生放送する方法です。チャット機能を活用すると、視聴者とリアルタイムで話すことが出来るため、双方向のコミュニケーションが可能になります。

動画配信型

事前に収録した動画を配信する方法です。一度収録した動画は繰り返し使えるので、ライブ配信型に比べて手間がかかりません。説明会を何度も開催する場合は便利な方法と言えます。

WEB説明会(ライブ配信型、動画配信型)を実施するメリット・デメリット

企業側も求職者側も手軽に配信・参加できるWEB説明会ですが、ライブ配信型、動画配信型にはそれぞれメリット・デメリットがあります。特徴を確認しておきましょう。

ライブ配信型
  企業側 求職者側
メリット

双方向でコミュニケーションが取れる

疑問解消ができる

デメリット

回線の影響を受けてしまう、オフラインの説明会に比べて求職者のリアルな反応が確認できない

リアルな社風・職場環境が理解し辛い、質問しづらい場合もある

ライブ配信型の最大のメリットはチャット機能を使って双方向のコミュニケーションが取れることです。求職者は疑問を企業に直接問いかけることが出来るため、疑問解消という点の満足感も、オフラインの説明会を行ったときとあまり変わらないでしょう。

しかし、オンラインでの説明会では、オフラインでの説明会に比べて、求職者の反応が分かりにくいというデメリットがあります。求職者にとっても、リアルな社風が分かりづらいことが難点です。ツールに慣れていないために質問しづらいと感じる求職者も少なくないとみられます。

企業側は、アイスブレイクなどで求職者の緊張を和らげつつ、ツールの使用状況確認をするとよいかもしれません。例えば配信の冒頭で「私の声が聞こえている方はチャットで絵文字を送ってください」「みなさんの今日のお昼ご飯はなんでしたか?チャットで答えてください」などと呼びかけると、アイスブレイクとツールの利用状況確認が一度で行えます。

動画配信型
  企業側 求職者側
メリット

言いたい事が事前にまとめられる

使いまわしできるので一度撮影してしまえば工数削減となる

繰り返し閲覧が可能なので、聞き逃しがない

見たい時間帯に見ることができる

デメリット

離脱が起こりやすい

一方通行なので質問が出来ない、企業理解や職場理解がし辛い

動画配信型のメリットは、事前に動画の編集が可能な点です。一度作ってしまえば使いまわしが効くので、オンライン説明会に割く工数を減らすこともできます。求職者にとっても、視聴タイミングを自分の都合に合わせて決められるため、視聴ハードルが低くなります。

一方、ライブ配信型にあった双方向のコミュニケーションは、動画配信型ではできません。そのため、求職者は疑問を抱えたまま選考に進むことになります。また、動画を飛ばして見たり離脱が起きたりと、最初から最後まで集中して視聴してもらいにくいという点も、動画配信型のデメリットになります。

WEB説明会の総合的なメリット・デメリットをおさらいすると…

▼WEB説明会のメリット・デメリットのまとめ
  企業側 求職者側

メリット

  • 採用担当者の工数がかからない
  • お金、時間等のコスト削減となる
  • 忙しい求職者へアプローチができる
  • 母集団形成が容易に行える(求職者が手軽に参加できるため、転職潜在層からの参加も見込める)
  • 移動の手間がないため居住地に限定されず説明会を見ることができる

  • 服装を気遣う必要がない等、気軽に参加しやすい

デメリット

  • 自社について伝えきれない、誤った解釈をされる可能性がある
  • 初回導入時には撮影・録音・編集機材の用意が必要
  • リアルな企業・社風理解が難しい
  • 疑問解消ができない可能性がある

といったことになります。

運営上の注意点やポイント

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ライブ配信型でも動画配信型でも共通しているのは、魅力あるコンテンツ作りを意識するよう心掛けるべき、という点です。WEB説明会は通常の説明会と異なり、途中離脱が容易です。求職者が飽きてしまうと、最後まで視聴してもらえず、選考に進んでもらえない可能性があります。

ライブ配信型の場合は、ネットワーク環境の確認をしっかり行っておく必要があります。事前に回線の速度を確認したり、公開範囲を限定してリハーサル配信を行ったりするなど、万全の体制を整えましょう。

加えて、次の選考への導線を用意しておくことも重要です。通常の説明会では、説明会終了後にアンケートや筆記試験、一次面接など、次の選考へのステップを用意しておくことができますが、WEB説明会では配信時間の都合もあり、それらは難しくなっています。選考を希望する人が次に何をしたらよいのか、周知するようにしましょう。

利用するツールの特性を理解しておくことも忘れてはいけません。WEB説明会を行うことのできるツールは様々ありますが、同じツールでも多くの場合、無料版と有料版で同時視聴人数や連続配信時間に差があります。次の章ではおすすめのWEB会議サービスをご紹介しますので、自社に合ったツール選定一助として活用ください。

オススメのWEB会議サービス8選

インタビューメーカー

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5種類のプランがあり、このうち無料プランは申し込みから30日間の利用ができます。web説明会は、無料プランでは200人、一番上のプレミアムプランでは1000人まで参加できます。質問投稿機能や画面共有機能がついているほか、説明会参加者のリストをCSV形式で一括出力することが出来ます。

Zoomミーティング(ズームミーティング)

3_no35_4無料のプランであっても最大100人まで視聴可能です。主催者はアカウント登録をする必要がありますが、それ以外の利用者は登録の必要がありません。参加者は、送られてきたURLをクリックすることで会議に参加できます。

<メリット>

  • 無料で手軽に始められる

  • 「ホワイトボード機能」を使うと、参加者全員が書き込みを出来るようになる

<デメリット>

  • 無料版では、参加人数がホスト含め3人以上になると、一回あたりの会議時間が40分までに制限される
Whereby(ウェアバイ)

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無料版では4人まで同時接続でき、時間制限もありません。アカウント登録が容易で、URLの共有だけですぐに通話を始められる手軽さが特徴です。会議の主催者だけが登録してURLを発行すれば、それ以外の参加者は登録が不要です。画面共有もできます。これまでは英語版のみの提供でしたが、多言語対応を進め、2020年には日本語版も出来ました。

有料版は「Pro」と「Business」の二種類あります。Proは月額9.99ドル、Businessは月額59.99ドルかかります。無料版では1つのURLしか発行できませんが、Proでは3つ、Businessでは10個以上の発行が可能です。Businessでは最大50人までの同時接続ができます。

<メリット>

  • 参加者がPCで参加する場合は、アプリのインストールが不要のため手軽
  • (スマホではアプリを経由して会議に入ります)

<デメリット>

  • 無料版だと会議のルームが1つしか持てない
Youtube live(ユーチューブライブ)

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グーグルアカウントとユーチューブアカウントがあれば始められるYoutube liveは、配信人数が無制限です。

ただし、利用にはユーチューブアカウントの確認が必須です。アカウントの確認には電話番号が必要になるので、アカウントと紐づけられる電話番号を準備してください。チャンネルでライブ配信するための認証には24時間かかるため、配信日時より前にあらかじめ準備を済ませておく必要があります。また、過去90日間に、著作権侵害などのライブ配信に関する制限を受けていないことが利用条件になっています。

<メリット>

  • 配信人数が無制限
  • 配信後に無期限でアーカイブを残すことが出来る
calling(コーリング)

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月額定額制のcallingは、最大30人までが同時に視聴できます。招待された参加者は、ソフトのインストールなどは必要なく、URLの共有のみで会議への参加ができます。初期費用20万円、1ID月額1500円で、10IDからの契約が可能です。トライアル期間があります。

<メリット>

  • LINE・Facebook Messenger・Skypeと連携が可能
  • 参加者同士のテキストチャットが可能
  • 会議中のメモ機能があり、作成したメモはエクスポートもできる
  • 通話終了後に任意の内容で作成したアンケートの表示が可能

<デメリット>

  • 大人数が参加する説明会の開催には不向き
Skype(スカイプ)

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アカウントを持っている人同士であれば、アカウント名を交換するとすぐにWEB会議を始めることが出来ます。Windows10以降のPCには標準装備されていることもあり、知名度が高いのも特徴です。画面共有もできます。

<メリット>

  • 知名度が高い
  • 最大50人まで同時視聴が可能

<デメリット>

  • アカウント情報の交換をしないと通話が出来ないため、手軽さでは他のツールにやや劣る
コクリポ

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無料のプランでは最大参加可能人数が3人と少ないため、大規模な説明会には不向きです。また、一か月あたりの利用時間も30時間と制限があります。無料プランは、社内のミーティングや、選考が進み、オンライン面接の段階になってきたときの利用が向いています。

大人数を集めて行うオンライン説明会には、月々3万円のビジネスプラン(最大参加可能人数100人)、月々7万円のエンタープライズプラン(最大参加可能人数300人)の利用が妥当でしょう。

V-CUBEセミナー

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スマホでもブラウザで視聴可能なため、参加者の手間が少なく済みます。大阪と東京には配信専用のスタジオがあり、専門の配信スタッフと機材が揃っているのも特徴です。配信ノウハウがなくてもクオリティの高い動画をを撮影することができます。

WEB説明会に関するよくあるQ&A

Q1:WEB説明会を開催する上で気を付けることは?

A1:参加者を飽きさせないような構成、長さにするなど、工夫が必要

WEB説明会は途中離脱が容易に出来てしまいます。視聴者が飽きないよう、最後まで見てもらえるような工夫をすることが必要です。たとえば、現場社員に登場してもらっての生の声を伝えたり、中途採用におけるポイントを解説したりといった内容が考えられます。

Q2:WEB説明会の流れとは?

A2:資料や台本の作成など、事前の準備が肝心

ライブ配信型でも動画配信型でも、事前に、何分間でどのような情報を伝えるのか台本や資料作りをしておく点において、通常の説明会と変わりません。今まで紙で行っていたアンケート配布などをオンライン化する準備も念頭におくと良いでしょう。

Q3:WEB説明会の出欠管理方法は?

A3:事前連絡時に、欠席する場合のフローを伝えておく

WEB説明会を行う場合、事前にメール等で説明会のURLを送っていることがほとんどでしょう。その時点で参加予定者は把握できています。欠席者を把握したい場合は、事前連絡時に「当日欠席される場合はこちらまでご連絡ください」との一文を添え、連絡先や連絡方法を記載しておくと親切です。もしくは選考において説明会参加が必須であることを伝え、説明会参加者だけに選考案内を送るという手段を設けてもよいでしょう。

まとめ

中途採用でもWEB説明会を活用することで、多様な人材に出会うことが出来たり、採用にかかるコストを下げたりすることができます。この記事で紹介したツールや注意点を参考に、自社にとって最適な方法でWEB説明会を開催してみてはいかがでしょうか。

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