応募者のリファレンスチェックやSNS チェックってすべき?

選考辞退
作成日
更新日

面接をして「この応募者を採用したい」と思ったものの、不安が残ることもあるでしょう。「面接だから、自分の良い面しか見せていないのでは?」「本当に希望する人材なのか」「経歴書の内容は本当?」と確認したくなる人事担当者もいるでしょう。そんなときに気になるのが、リファレンスチェックです。今回はリファレンスチェックの目的や方法について紹介します。

>>「採用要件・採用基準の作り方解説」ダウンロードはこちら

2_no85_1

そもそも、「リファレンスチェック」って何?

リファレンスチェックとは、採用予定者や内定候補者の前職での勤務状況や人物像を関係者に問い合わせることです。履歴書や経歴書の裏付けと考えるとわかりやすいかもしれません。主に外資系企業で行われますが、日本でも管理職などの主要ポジションでの採用の際に行われることがあります。

リファレンスチェックは電話で行われることが多いのですが、書面や直接訪問でチェックを行う場合もあります。タイミングは書類選考~内定段階と企業によってまちまちです。日本では、内定の際に最終確認として行う企業が多い傾向にあります。

リファレンスチェックの際に大切なのは、「誰に問い合わせるか」です。求職者の内情をよく知る人物でなければ、問い合わせをする意味がありません。リファレンスチェック先は、求職者が紹介するケースと、採用側の企業が自分で探すケースがあります。日本では個人情報保護の観点から、リファレンスチェックは求職者本人の同意が必要となります。

ただし、内定後にリファレンスチェックを行って多少の虚偽が発覚しても、重大な経歴詐称などではない限り内定取り消しはできません。取り消すだけの合理的な理由が必要になります。

リファレンスチェックを実施する際に知っておくべきことは?

リファレンスチェックは、中途採用において求職者と採用企業とのミスマッチを減らすために行われます。履歴書や人物に虚偽があると、入社後に企業の期待と求職者の力量が釣り合わず、早期退職に繋がりかねません。苦労して採用した人材を手放さないためにも、リファレンスチェックは有効でしょう。

とはいえ、求職者に無断で問い合わせをしてはいけません。前段でも触れた通り、リファレンスチェックには求職者本人の同意が必要になります。勝手に電話をかけると個人情報保護法に抵触する恐れもあるため、くれぐれも注意しましょう。また、問い合わせ先の企業に守秘義務を理由としてリファレンスチェックを断られるケースもあります。

リファレンスチェック先を求職者本人から紹介してもらう場合、2人以上紹介を頼むケースが多いようです。これは情報の偏りを防ぐためで、複数の人物から話を聞くことで求職者の前職での仕事ぶりを客観視する目的があります。

ですが、いざリファレンスチェックをしようとすると、疑問や不安が生じることも。リファレンスチェックをする際に人事担当者からよく出る疑問の声をまとめました。

Q: 内定取り消しや不採用になった場合、リファレンス先が逆恨みされるなどトラブルに巻き込まれる可能性があるのでは?

A: こういったトラブルを避けるためにも、念のため2人以上のリファレンスチェック先を紹介してもらう必要があります。また、リファレンスチェックが行われても、その結果だけで不採用になったのかどうかは応募者にはわかりません。重大な経歴詐称が発覚した場合は別ですが、その場合は求職者が虚偽を申請していたことになりますので、逆恨みに発展するケースは少ないでしょう。トラブルを避けたい場合は、「リファレンスチェックが理由での不採用ではない」と伝えてもいいでしょう。

Q: リファレンス先と求職者が口裏を合わせていたら?

A: 可能性は皆無とは言えませんが、そのためにもリファレンス先は慎重に選ぶ必要があります。「なぜリファレンスチェックを行うのか」を先方に丁寧に説明して理解と協力を求めましょう。

Q: 自分で頼むのが難しいときは?

A: リファレンスチェックのノウハウがなく、正しい頼み方ができる自信がない場合、リファレンスチェックを行っている調査会社に依頼するのも手です。費用は安いプランで数万円程度。採用コストに余裕があるなら、プロに頼むという選択肢もあります。

Q: リファレンスチェックを行って、自社の印象が悪くならないか

A: 厳しい企業であるという印象を持たれることもあります。リファレンスチェックは日本ではまだ浸透している習慣ではありません。そのため、求職者にとってはハードルを高く感じることもあるようです。

また、前職の退職が円満ではなかったり、まだ退職の意向を伝えたりしていない場合には、リファレンスチェックをためらう傾向にあります。そんなときに別の応募先企業がリファレンスチェック不要だった場合、そちらに行ってしまう可能性もあります。

リファレンスチェック以外の方法は?

「リファレンスチェックの必要性はわかったけれど、やはりハードルが高い」と感じる場合には、リファレンスチェック以外の方法を試してみるのも手です。

自分以外の人にも面接してもらう

面接の回数を増やすなどして、自分以外の人に求職者と面談してもらいましょう。「自分の抱いた印象と合っているか」「会社にとって必要な人材か」を客観視してもらえます。

身元照会人を聞いておく

実際にリファレンスチェックは行わない場合でも、身元照会人を聞いておくこともできます。

身元照会人は親族ではなく元の上司や同僚など、仕事場での働きぶりを知る人物です。身元照会人を聞いておくことで採用担当者は安心ができますが、求職者にとってはリファレンスチェックと同等のプレッシャーを感じるので注意が必要です。

SNSをチェックする

TwitterやFacebookなどのSNSを本名でやっている場合、全体公開されていれば採用担当者がチェックすることもできます。反社会的な言動や守秘義務の違反はないかチェックしましょう。ただし、同姓同名の可能性もあるため、同一人物だという断定は避けたほうがいいでしょう。あくまで参考程度に留めるのがベストです。

卒業証明書や成績証明書の提出を求める

中途採用であっても、学歴の証明のために卒業証明書や成績証明書を求めることはできます。スムーズに提出してもらえれば、採用担当者の安心材料になります。

まとめ

日本では個人情報保護法の観点もあり、リファレンスチェックをする企業はまだ多くありません。しかし、採用の際に不安を覚えたら、求職者を信じるための裏付けが欲しいものですよね。まずはリファレンスチェック以外の方法を試してみましょう。

新規CTA

 


関連記事:思ったより活躍できない…中途採用人材のミスマッチ要因4つ

関連記事:「なんでこんな人を採用したの!?」と言われないための面接方法

関連記事:即戦力…ではなかった“使えない”中途社員どうすればいい?