人事を悩ませる「面接のドタキャン」はどうすれば防げるの?

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理想的な候補者からの応募で面接をセッティング。と思いきや、準備を進めていたにも関わらず、ドタキャンされてしまったという経験がある人事担当者は多いでしょう。ここでは、「面接ドタキャン」が起きてしまう理由と対処法について探ってみたいと思います。

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売り手市場だと特に頻繁に発生する「面接ドタキャン」

転職活動をしているほとんどの求職者は、複数の企業にエントリーしているはず。転職サイトや転職エージェントでも、「数多く応募を」と登録者に促します。売り手市場のため求人も数多くあり、「応募」の重みは薄れ、面接の当日にキャンセルする人もいれば、最悪な場合、すっぽかしてしまう人も……。

「すっぽかし」は論外だとしても、面接のドタキャンで考えられる理由の多くは、以下のようなことでしょう。

  • 改めて検討したところ、仕事内容や企業そのものにマッチしないと考えた
  • ネットなどで会社の良くない評判を見聞きした
  • ほかで内定が決まってしまった
  • 応募先の対応が悪かった
  • 応募先で働く自信がなくなった

対処法として、応募者に対してスピーディかつ丁寧な対応を心掛けること、面接打診の際にフォローの文面を手厚くするなどといったフォローはできるでしょう。しかし、人材の取り合いになっている以上、ある程度は致し方のないことだと考えておく必要があります。

完全にドタキャンをなくすことは難しく、「減らす」ことを目標にしたほうがいいでしょう。

一次面接と二次面接以降ではドタキャンの理由が異なる

ドタキャンを減らそうと考えたとき、まずは一次面接と二次面接以降でのドタキャンの理由の違いを把握しておく必要があります。

一次面接でのドタキャン理由

結局のところ、応募者が「面倒くさくなってしまった」という理由が根底にあります。以下のようなケースが当てはまるようなら、対処を検討しましょう。

■月曜日午前中に面接をセッティングしている

  • 週末を挟んでしまうため、月曜日午前中の面接セッティングは特に「バックレ率」が高い傾向にあります。人事担当者からの事前の確認メールも金曜日になるため、「サザエさん症候群」でやる気が継続しなかったり、忘れてしまったり……といったことも起きがちです。

■オンライン面談を導入していない、または抵抗がある

  • 最終選考以外はオンラインにして、なるべくハードルを下げるのも手です。「Skype(スカイプ)」も便利ではありますが、アカウントを持っていない場合は、それが若干ハードルになることも。「Whereby(ウェアバイ)」など、無料かつURLをクリックするだけで使えるオンライン会議ツールやオンライン面接専用の「HARUTAKA(ハルタカ)」などを利用するのもひとつの手段でしょう。

■応募者にはスーツで来社してもらっている

  • 普段スーツを着ない環境で働いている求職者の場合、持っているスーツは就活時のリクルートスーツのみというパターンも珍しくありません。「新卒でもないのにリクルートスーツで面接に行くのも恥ずかしい」「面接のためにスーツを購入しないといけないのか」と億劫に感じる人がいるのも事実です。また、勤務の前後に面接に行く場合、現在の勤め先に転職活動がバレないよう、コインロッカーに洋服を入れて、トイレで着替えて……などと思った以上に、手間がかかるわけです。「二次面接までは服装は自由」などとすると意外と単純にドタキャン率が下がることがあるかもしれません。

■採否に影響しない適性検査を実施している

  • これまでの採用経緯からして、あまり合否に関係しない「適性検査」なら、廃止を検討してみてもいいでしょう。対策しなければと思うと、急に後ろ向きになることもあります。やるにしても、一次面接通過以降にしたり、内容を性格検査のみに絞ったりするとマンパワーやコストの削減にもつながるはず。また、基本の計算ができるかどうか(分数・パーセンテージの計算など)をチェックするために、短時間で済むオリジナルテストを作成している中小企業もあります。参考にしてみてはいかがでしょうか。

なお、このように対策をして「事前準備」を減らした場合、人材紹介会社(転職エージェント)の担当者などにもしっかり伝えておくことを忘れずに。せっかく応募者の負担軽減策を講じても、共有不足で相手に伝わっていなければ意味がありません。

二次面接以降のドタキャン理由

二次面接以降の場合、結論から言うと一次面接での印象があまりよくない場合に、ドタキャンを引き起こしがち。一次面接で、いかに「求職者に良い印象を残し、心をつかむか」が重要なのです。丁寧なコミュニケーションを心掛け、応募者に対する感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

また、求職者のモチベーションをアップさせるために、来てほしい人材には素直に「来てほしい」というオーラを出すことも必要です。最終面接前に、「社長はこういうことを気にするから対策しておいて」といったアドバイスをするのも手。人事と求職者間で仲間意識を生まれさせることができていれば、内定承諾率も高まるでしょう。

採用手法によって、ドタキャンの発生しやすさに違いがある

先に述べた改善策を講じてもドタキャンがなかなか減らないようならば、採用手法を変えてみてもいいでしょう。

例えば求人サイトは、ユーザーを集め、効率的に採用活動を行うためのプラットフォームです。当然ながら、求職者にとっては、転職活動をスムーズにアシストしてくれるツールということになります。一括応募も楽にできるので、手当たり次第にエントリーをすることも可能でしょう。その後、サイト内の連絡ツール(メール機能など)で比較的簡単に、辞退もできてしまうため、「面接の辞退の仕方」や「マナー」などの記事を掲載しているサイトもあります。求人サイトには仲介者がおらず、企業と求職者が直接やり取りをする構造上、ドタキャンの影響をダイレクトに受けることになるのです。

対して、人材紹介会社やキャリコネ丸投げプランなどの採用サービスを利用した場合どうなるか考えてみましょう。

人材紹介などの採用サービスを利用すると、仲介者という立場からクライアントである求人企業に向けて人材を推薦してくれます。ドタキャンをしてしまうような人材を紹介すれば、今後のビジネスに影響を及ぼすため、信頼できる人材を紹介する傾向にあります。つまり、採用サービス側がある程度選考してふるいにかけてくれた人材に出会える(「0次選考」を実施している)ということになるのです。ドタキャンに参っているなら、仲介者がいるサービスを利用したほうが、人事担当者の負担軽減につながるでしょう。

まとめ

面接のドタキャンが発生すると、スケジュール調整をした人事は大変気まずい思いをしてしまううえ、書類選考や日程調整にかけた手間暇を考えれば、担当者本人のショックも大きいはず。対策方法は、一次面接か二次面接以降かによっても変わってくることを理解しておきましょう。また、求職者に振り回されることやドタキャンに労力を割かれていると感じているなら、求職者を厳選してくれるサービスを利用するのもいいでしょう。

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