リファレンスチェックとは?質問例や注意点、オススメサービス3選

選考辞退

採用において「本当にこの人を採用して良いか?」と悩む採用担当者の方は少なくないと思います。特に、書類や面接という限られた時間・リソースで求職者を最大限理解するのは難易度が高いと言えます。

このコンテンツでは、そんなお悩みを抱える採用担当者の方へ、リファレンスチェックの目的や実施方法、注意点や具体的な質問内容までご紹介します。事前に求職者の情報をしっかりと確認することで採用後のミスマッチを防ぎ、より良い採用活動としていただければ幸いです。

目次

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リファレンスチェックとは?

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「リファレンスチェック」とは、採用の選考過程において、求職者について第三者に問い合わせる事前確認作業を指します。日本では幹部候補の採用において実施されることが多く、前職における勤務状況や実績、人柄といった内容を確認します。

<主な確認方法>
  • 候補者に関する推薦状を書いてもらう
  • 電話等で当時の状況について確認する

「前職調査」と混同しがちですが、前職調査では履歴書や面接内容の整合性を。リファレンスチェックでは、応募者の新たな一面を確認することを目的としており、異なる意味で使われます。

誰に依頼すれば良いか

企業がリファレンスチェックを行う場合、まずは求職者に同意を得る必要があります。その上で、下記の様な推薦者(レフリー)へ依頼すると良いでしょう。

  • ➣現職(又は前職)における直属の上司、評価者
    ➣先輩
    ➣クライアント企業の役職者

半数の求職者がウソをついているというデータ

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(画像引用元:INOUZ Times|「社員アンケート採用面接でウソをついたこと、ありますか?」より)

米マサチューセッツ大学の調査によると、8割の就職活動者がウソをついているというデータが出ています。また、日本の経営者向け情報サイト「INOUZ Times(イノウズタイムズ)」が社員100人に行ったアンケートでも、約半数が採用面接でウソをついているという結果に。

残念ながら、企業側としては就職活動者がウソをついている可能性を考えて、対応すべきだということが言えるでしょう。また当然ながら、企業として「何をOKとして、何をNGとするか」といった明確な採用基準を設定しておくことも重要ですので、事前に行っておきましょう。

リファレンスチェックを実施する目的やメリット

履歴書や職務経歴書を確認することで、求職者の情報は確認できるように思われますが、リファレンスチェックを実施する目的はなんでしょうか?

【1】多角的視点で求職者を判断できる

リファレンスチェックでは、求職者の実際の仕事ぶりや人柄など、選考では知り得ない情報を取得し、第三者からの裏付けを取ることができます。客観的視点も含め、総合的に判断を行うことができるので、公正な判断を下すという意味でも有効だと言えるでしょう。

【2】職歴詐欺を防ぎ、リスク回避ができる

内定通知後に経歴詐称が発覚するケースは決して少なくありません。内定後にリファレンスチェックを実施して多少の虚偽が発覚したとしても、重大な経歴詐称などではない限り内定取り消しはできません。取り消すだけの合理的な理由が必要になることは留意しておきましょう。

リファレンスチェックの実施は、こういった懸念点を払しょくし、リスクある求職者を早期に見極め、第三者から証言を得ることで安心感を持って採用を進めることができます。

【3】ミスマッチを防ぎ、早期退職のリスクを軽減する

リクナビNEXTの 転職理由と退職理由の本音ランキングBest10 によると、退職理由の上位に「上司・経営者の仕事の仕方が気に入らない」「労働環境・人間関係に不満があった」「仕事内容が面白くない」といった内容がランクインしています。一般的によく聞かれる内容であるものの、実際に働いてみないと知り得ない企業との相性とも言えます。

リファレンスチェックでは、こういった求職者の人間関係や価値観などをあらかじめ知ることによって、自社とのマッチ度を測り、入社後のアンマッチや短期間での退職を防ぐことが可能です。

なお、このような採用ミスマッチに悩む企業は少なくありません。「中途採用で即戦力が採用できない4の理由|見分けるポイントや探し方」では、中途採用した人材が周囲に馴染めない、前職のやり方を引きずっている……といった具体的な理由を紹介しています。そのうえで、原因を探る→上司と相談する→ビジョンを共有する……といった即戦力として活躍してもらうための5つのステップについて解説していますので、ご覧ください。

リファレンスチェックの実施方法とは?

リファレンスチェックは大きく分けて、2つの実施方法があります。ここではそれぞれの違いについてご紹介します。

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求職者自らがリファレンス先を提示

大前提、いずれのパターンもまずは求職者からリファレンスチェックの実施許可を得る必要があります。求職者が履歴書等でリファレンス先を自ら提示する場合もあれば、企業側から求職者にリファレンスチェックの許可を得て実施するパターンもあります。

この場合、2名以上のリファレンス実施先を推薦してもらい、企業名、氏名、連絡先などの情報を提出してもらった上で、実施する流れとなります。

採用企業がリファレンス先を探す

こちらもまずは求職者に対してリファレンスチェック実施の許可を得た上で、実施します。但し、こちらの方法では実施先企業に対して求職者から事前説明が入りません。企業によっては「個人情報を勝手に提供できない」という理由で協力してもらえない可能性も考えられます。

【図解】2つの違い
依頼主 実施先の提供 リファレンスチェックの実施者
求職者 求職者 採用企業 or 委託先企業
採用企業 採用企業で探す

これらのリファレンスチェックを行う際には、質問事項や実施後のレポート作成といった手間もかかります。様々な採用活動と併行して行うのが厳しいという場合には、リファレンスチェックを一挙に引き受けてくれる委託先企業もあるので、工数をかけずに実施したい場合は検討されると良いかと思います。

リファレンスチェックを実施する際の注意ポイント

企業が知っておきたい注意ポイント

実施する企業側として注意すべき点は何でしょうか。個人情報保護法などの法律面や●●といった観点で注意すべき点をご紹介いたします。

1)拒否された場合は実施できない

個人情報保護法 第二十三条に「本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」という規定があります。

この観点により、リファレンスチェックの実施を求職者から拒否された場合、実施することはできません。当たり前ですが、調査会社を使って無許可に調べる等も違法ですので注意しましょう。

また、FacebookやTwitterといったSNS経由で候補者の知人にコンタクトし、情報を引き出すといった行為も、同じく個人情報保護法やプライバシーの侵害等に該当する可能性があるので注意しましょう。

2)容易に内定取り消しはできない

内定通知書及び内定承諾書の取り交わしが行われている場合、取り消しは出来ないと考えましょう。内定通知書は民法において、労働契約とみなされます。正当な理由なく解除してしまうと、権利の濫用として無効になる2)としています。

但し、内々定の場合や学生が大学を卒業できなかった……といった正当な理由がある場合、解除することは可能です。

(※2)厚生労働省|「6-1 「解雇」に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性」によると、使用者の解雇権の行使は、それが客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当として是認することができない場合には、権利の濫用として無効になるとしています(解雇権濫用法理)

3)個人情報保護法に抵触する質問に注意する

そもそもリファレンスチェックは求職者の事前承諾を得ることが必須となるため、情報が開示されることについては法律に抵触していません。

但し、下記の様な項目は求職者の不利益になり得る項目のため、質問することはNGとされていますので、覚えておきましょう。

  • 国籍・人種
  • 家族、家庭環境
  • 出身地や居住地
  • 思想、信条、宗教など
  • 病歴など社会的差別の原因となる可能性のあるもの

求職者が知っておきたい注意ポイント

応募先企業から「リファレンスチェックを行いたい」と言われた場合、求職者はどのような点に注意すべきなのでしょうか。ポイントを押さえましょう。

1)信頼できる人に依頼する

当たり前ですが、ともすればリファレンスチェックは採用可否に関わるものです。そのため、企業側から「リファレンス先を提示して欲しい」と依頼を受けた場合は、自分を陥れたり悪い印象を持っていたりしない、信頼できる人へ依頼するようにしましょう。

内定通知書や契約書を取り交わしている場合、内定の取り消しを行うのは民法で禁じられています。しかし、書類の取り交わしを行っていない段階であれば、大いに取り消されるリスクはあると心得ましょう。

2)事前にお礼を伝え、打ち合わせしておく

リファレンス先である推薦者の中には、初めてリファレンスチェックに対応する人もいるでしょう。また、忙しい時間を割いて、あなたの前職での働きぶりや勤怠について回答してくれます。

このような点を考慮し、推薦者へお礼を伝えることはもちろん、事前に軽く打ち合わせも行っておくとよりスムーズです。連絡が来る企業や担当者についての概要や想定質問なども併せて伝えておくと、推薦者の方に失礼がないため良いでしょう。

リファレンスチェックの質問内容

こちらでは具体的な質問項目をご紹介。そもそもの趣旨とも言える「求職者の実態」を知るということから、下記3カテゴリの様な内容を中心に実施すると良いと言われています。

また、質問の進め方としては、初めは当たり障りのない項目から質問し、徐々に切り込んでいくという手法が一般的です。

勤務実績や勤務態度

まずは書類や面接の内容に虚偽がないかを確認します。

  • 在籍期間は●●●●年●●月●●日~●●●●年●●月●●日と伺っていますが、間違いないでしょうか?
  • 役職や担当職務、実績等に相違点はないですか?
  • アピール内容との相違はありませんか?
  • 遅刻や欠席などは多くありませんでしたか?

業務スキル

実際、一緒に働いてみないと分からない部分について確認を行い、採用後のミスマッチを防ぎます。

  • 問題解決力はありますか?
  • 意思決定力の高さはどの程度ですか?
  • 業務の迅速さはどうでしたか?
  • 業務の正確性はどうでしたか?
  • 仕事への責任感はありましたか?

人柄に関する内容

書類や面接からは分からない、求職者の人物像についてより深く理解します。

  • 求職者との関係性を教えて下さい。
  • 長所と短所を教えて下さい。
  • 求職者はどのような人物ですか?
  • 周囲とのコミュニケーションはどうでしたか?(良好・普通・少ない)
  • 仕事を進める上では個人とチームどちらが合っていると思いますか?
  • リーダーシップを発揮していると感じたことはありますか?
  • また一緒に働きたいと思いますか?

リファレンスチェックサービス3選

リファレンスチェックは、非常に手間のかかる作業です。導入を検討する企業の多くは、外部への委託を検討されていることでしょう。ここではそんな企業向けに、リファレンスチェックを行うサービスを3選ご紹介いたします。

MiKiWaMe(ミキワメ)

費用:初期費用0円 2万円/件

運営元:株式会社HRRT

<特徴>

  • 弁護士監修のもとコンプライアンスを遵守し、採用トラブルを未然に防ぐサービス
  • 犯罪歴、トラブル歴など履歴書で分からない内容をフィードバック
  • 初期費用なし、1件2万円でコストを押さえて実施が可能
AHIATO(アシアト)

費用:初期導入費20万円 利用費3万円/人

運営元:エン・ジャパン株式会社

<特徴>

  • 人材大手エン・ジャパンのノウハウを生かしたサービス
  • 候補者1名の登録にかかる時間は5分程度、レポート提出は平均3営業日
  • 必要レポートの他、面接官向けのアドバイスも提供
  • パナソニック等有名企業も導入。サービス開始4カ月で100社突破
backcheck(バックチェック)

費用:要問合せ

運営元:株式会社ROXX

<特徴>

  • 月額料金固定制なので使うほどお得
  • オンライン完結のためレポート取得は平均3営業日
  • 通常レポート+客観的スキル評価により、詳細な評価が可能
  • サイバーエージェント、メルカリなど5,000件以上の大手企業が導入

よくあるQ&A

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中途採用において、採用企業と求職者とのミスマッチを減らすために行われるリファレンスチェック。

書類や面接での虚偽があった場合、採用後に職務とのミスマッチが起こり、早期退職につながる可能性もあります。そんなリスクを減らすためにもぜひ取り入れたいところですが、いざ導入を検討し始めると疑問や不安点も出てくるものですよね。

前段でも触れた通り、求職者に許可を得ずに勝手に実施してしまうと、個人情報保護法(※1)に抵触し違法な対応だと罰せられることもあります。ここでは、そんな注意点を含め、人事担当者から頂いた質問と対応方法についてご紹介します。

(※1)個人情報保護委員会個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律にに依ると、第三者が個人関連情報を取得する際は「第三者が個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。」と規定されています。

【企業側】

Q: そもそもリファレンスチェックは違法ではないの?

A:違法ではありません。個人情報保護法の観点から気になる採用担当者の方も多いようですが、求職者本人から同意を得ていれば、なんの違法性も問題もありませんのでご安心下さい。

Q:リファレンスチェックは何社まで確認を行うのでしょうか?学歴なども取る必要があるのでしょうか?

A:基本的には、直近1社に対して実施する企業がほとんどだと思います。就業中の方であれば現職1社に対して。離職中の方であれば、前職の会社に対して実施します。学歴の確認までを行うケースは稀ですが、必要だと感じる場合は行っても良いでしょう。

Q:リファレンスチェックはどのタイミングで行うべきですか?

A:選考過程~内定までの間に実施されます。いつ実施されるかは企業によって異なりますが、工数もかかることから企業内で採用が決まった内定のタイミングで、最終チェックとして行われるケースが多いと言えます。

Q:リファレンスチェックを拒否された場合はどうすれば良いですか?

A:リファレンスチェックを強制することは出来ないため、下記の様な理由で断られるースも想定されます。どうしても出来ないという求職者も一定数いるという事を認識し、複数回転職している方であれば前職、前々職など過去に働いていた職場に依頼すると良いでしょう。

【リファレンスチェックの拒否パターンと想定理由】
求職者本人に拒否される 職歴詐称
・退職時のトラブル隠し
依頼先(推薦者)から拒否される 求職者に退職して欲しくない
・関係性が悪い
・時間がない
・関わりたくない
依頼先(企業)から拒否される リファレンスチェックを実施して良い事を知らない、
・時間がない
・求職者と同意を得ておらず個人情報流出に加担する事     を恐れている
・退職に不満を感じており心理的に拒否している

Q:「なりすまし」によって偽の情報を取得してしまう可能性はありますか?

A: 昨今、「ソー活」と言われるほど、SNS等を活用した就職活動が当たり前になってきています。ご質問の通り、求職者本人や頼まれた知り合いが推薦者になりすましして回答するというケースもゼロではありません。そのため、推薦者として提示された方の身元確認もしっかりと行う事を忘れてはなりません。

母集団形成9種|ソーシャルリクルーティング等、最新手法の活用法」では、候補者を集める最新手法や母集団形成を成功させる3つの秘訣をご紹介しています。こちらもご参考にどうぞ。

Q: 推薦者に断られてしまったら?

A:推薦者(レフリー)に目星を付けて依頼したところ「忙しいから」と断られるケースも少なくありません。このような事も想定し、事前に何人か推薦者を挙げておくと良いでしょう。一人ダメだったら次へ……という具合で、めげずに依頼しましょう。

どうしても見つからないという場合は、同僚や大学の教授などに依頼する手もあります。

【求職者側】

Q:リファレンスチェックをやりたくない場合、拒否することはできますか?

A:個人情報保護法の観点から、求職者には拒否する権利があります。但し、契約書等の取り交わしを行っていない状況において拒否した場合、「経歴内容に虚偽があるのではないか?」「何か隠したい事があるのではないか……」といった疑念を持たれてしまう可能性も否めません。可能な限り応じるようにしましょう。

リファレンスチェック以外の方法は?

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リファレンスチェックの方法は分かったけれど、やはり実施するには「難易度が高い」という場合は下記の様な方法も検討されると良いでしょう。

カジュアル面談を併用する

リファレンスチェックの実施が困難な場合は、カジュアル面談も一つの手です。
カジュアル面談は選考を目的としていないため、候補者の本音を引き出しやすく、相互理解を深めることができる点が最大のメリットです。

自社についてじっくり理解してもらい、優秀人材の入社意欲を高める目的や内定者フォローといった目的で利用されるなど、幅広いシーンで活用可能です。

但し、面談や面接でも見抜くことが難しいのがストレス耐性です。より正確にストレス耐性を測りたい場合は、「なぜ」ではなく「例えば?」と、具体事例で質問することが有効です。上手に見抜く方法についてはこちらの記事をご参照ください。

関連記事:面談と面接の違い|代表的な実施方法、理由や目的を整理してご紹介

構造化面接やコンピテンシー面接を検討する

応募者の本質を見抜く方法はあります。例えば、Googleが実践する「構造化面接」、行動特性を見極める「コンピテンシー面接」なども有効です。

「構造化面接」は、面接官の主観やスキルによる評価のぶれや、誤った判断を防ぐことに効果を発揮します。その人の行動にフォーカスし、掘り下げて真偽を確かめるため、ウソをついていればすぐ分かるでしょう。求職者を正しく評価することにも役立つため、早期離職や面接のやり方にお悩みの企業であればぜひご検討ください。

関連記事:構造化面接で選考を最適化!進め方や注意点、使える質問テンプレ付き

この構造化面接と似たような手法として、「コンピテンシー面接」があります。こちらは、成果を上げる人材の行動特性を評価基準の一つとして活用し、応募者がその素養を持ち合わせているかどうかを見極める選考方法です。アプローチ方法はそれぞれ異なりますが、客観的かつ事実ベースでの確認が可能ですのでこちらも検討要素の一つとされると良いでしょう。

関連記事:コンピテンシー面接で応募者の本質を見抜く!質問例とポイント2つ

自分以外の人にも面接してもらう

自分一人で決断を下すのは荷が重たいですよね。そんな場合は、同じ会社の、できれば同じ職種の先輩や同僚に協力を仰ぎ、客観的な意見を求めるのも一つの手です。「他の人から見た印象はどうか?」「会社として必要な人材かどうか?」など第三者視点を取り入れることができ、実施しやすいのでオススメです。

身元照会人を聞いておく

実際にリファレンスチェックを実施しない場合でも、身元照会人を聞いておくというのも一つの手です。

この場合、前職の同僚や上司といった求職者の仕事ぶりを知っているという事が前提。もちろん親族は対象外となります。採用担当者としては安心要素となりますが、求職者にとってはリファレンスチェックと同等のプレッシャーとなる点は留意しましょう。

SNSをチェックする

FacebookやTwitterなどのSNSを本名でやっており、全員に公開する設定となっている場合であれば、採用担当者がチェックすることもできます。守秘義務違反や反社会的な発言がないかどうかといった観点でチェックをしましょう。但し、同姓同名という可能性もあるので、あくまで参考程度に止めましょう。

卒業証明書や成績証明書の提出を求める

たとえ中途採用であっても、学歴証明や卒業証明書の提出を求めることは可能です。スムーズに提出してもらえれば、採用担当者の安心材料となります。

採用は人と人との相性もあるため、面接担当者の印象によってジャッジが鈍ることもあります。これを「アンコンシャス・バイアス」と呼びます。第一印象の印象に引きずられてしまう、一部の特徴に引っ張られてしまう……といった悪影響を及ぼすものですので、こちらの記事で確認しておかれると良いでしょう。

まとめ

これまでは外資系企業を中心に実施されてきたリファレンスチェック。採用後のミスマッチを防ぎ、多角的視点で求職者を判断できることから日本企業での導入も少しずつ増えてきています。本人の同意があれば実施できますので、実施におけるリスクや注意点を抑えつつ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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